صندوق در حسابداری به طور کلی به معنی تمام پولی است که به صورت نقدی برای انجام فعالی‌های دریافت و پرداخت روزانه در هر شرکت استفاده می‌شود. یکی از چالش‌هایی که حسابداران و مدیران یک شرکت را تهدید می‌کند، ثبت معاملات این صندوق‌ها و مدیریت آن است.
البته نباید از اهمیت این عامل در پرداخت مالیات و رقم آن چشم‌پوشی کرد. در این مقاله قرار است با هم به کاربرد حساب صندوق بپردازیم و ببینیم چه نکاتی را باید در مورد آن بدانیم. بنابراین با ما همراه شوید.
حساب صندوق در کدام شرکت‌ها به کار می‌آید؟
همانطور که گفتیم حساب صندوق همان پولی است که در طول روز دریافت یا پرداخت می‌شود. مثلا اگر شما چکی را از مشتری دریافت کنید می‌تواند در این صندوق محاسبه شود؛ به شرط آن که به محض ارائه آن به بانک، وجه نقد مورد انتظار شما تسویه گردد.
طبیعتا بیشترین کسب وکارهایی که با این صندوق سر و کار دارند، فروشگاه‌هایی هستند که قرار است به مشتریان کالا عرضه کنند. مثال بارز این فروشگاه‌ها، هایپر مارکت‌ها یا فروشگاه‌های زنجیره‌ای هستند.
نکته‌ای که باید به آن توجه کنید این است که وجه نقد در گردش این حساب به منزله بدهی به شرکت محاسبه می‌شود. یعنی اگر پولی به این صندوق واریز شود در صورت مالی بدهی ثبت شده و اگر پولی از آن کسر شود، بستانکاری در صورت مالی و گزارشات ثبت خواهد شد. به همین دلیل است که مانده حساب این صندوق در گزارشات مالی همیشه 0 یا نهایتا بدهکار خواهد بود.
بیشتر بخوانید: چرخه حسابداری | آموزش طراحی فلوچارت حسابداری
همانطور که دیدید وجوه نقد شرکت در این صندوق‌ها ثبت می‌شود. با توجه به نوع نقدینگی و ماهیت کاربرد آن به 3 دسته کلی تقسیم می‌شود.
1.صندوق فعال:
صندوق فعال صندوقی است که عملیات‌های روزانه و مالی شرکت به آن وابسته است. به طور مثال اگر در طول روز پولی دریافت شود به این حساب واریز می‌شود و اگر پرداختی صورت گیرد، از این صندوق انجام می‌شود.
با توجه به ویژگی و شرایط شرکت، ممکن است یه شرکت چند صندوق فعال داشته باشد. برای مدیریت بهتر این صندوق‌ها پیشنهاد می‌شود از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنید تا در آن واحد به تمام صندوق‌ها نظارت داشته باشید و تصمیم‌گیری بهتری را داشته باشید.
2.صندوق ریالی:
صندوق ریالی به ط.ر معمول برای نگهداری وجوه نقد در شرکت استفاده می‌شود. این صندوق برای شرکت‌های تولیدی که نیاز به خرید روزانه مواد اولیه دارند کاربرد زیادی دارد. در ایام دور این صندوق به صورت فیزیکی در محل شرکت وجود داشت و وجوه نقد در آن نگهداری می‌شود. امروزه این مسئله با کمک حساب بانکی جداگانه و نرم افزارهای حسابداری مدیریت می‌شود.
3.صندوق ارزی:
صندوق ارزی با صندوق ریالی تفاوت خاصی ندارد فقط نوع وجوه نقد آن ارزی است. مثلا اگر در صندوق ریالی حدود 1.000.000.000 ریال وجه نقد داشته باشید میتوانید در صندوق ارزی این دارایی نقد را به صورت 17.588$ یادداشت کنید.(ارزش گذاری تقریبی است.) کاربرد اصلی صندوق ارزی در معاملات خارجی است و در شرکت‌هایی که شرکای خارجی دارند بیشتر رواج دارد.
البته این روزها برخی شرکت‌ها با توه به نرخ تورم موجود در ایران سعی می‌کنند دارایی خود را به صورت ارزی نگهداری کنند تا ارزش پول خود را حفظ کنند ولی این کار به هیچ وجه توصیه نمی‌شود.
همانطور که دیدیم هر صندوق کاربرد خاصی دارد و برای برخی از شرکت‌ها کاربرد دارند. با این وجود اساس ثبت و نگهداری آن‌ها یکی است و تفاوت خاصی با هم ندارد.
بیشتر بدانید: روکش سند حسابداری چیست + نمونه و کاربرد آن
ثبت و نگهداری صندوق در حسابداری
کاربرد اصلی صندوق ثبت معاملات روزانه و کنترل جریان نقدینگی در شرکت‌ها است. دو راه برای مدیریت این صندوق‌ها وجود دارد:
- استفاده از نرم افزارهای حسابداری
- استفاده از روش سنتی و ثبت در دفتر روزانه
طبیعتا روشی که دقت بالاتر و خطای کمتری دارد رواج بیشتری در شرکت‌ها دارد. با تمام این تفاسیر همانطور که اشاره کردیم ماهیت این صندوق بدهکار است. بیایید با ذکر یک مثال این مبحث را با هم بررسی کنیم و مفهوم بدهکاری صندوق را متوجه شویم.
ذکر مثال برای درک بهتر
فرض کنید در شرکت X محموله‌ای از کالای تولیدی به ارزش 1.000.000.000 تومان به مشتری فروخته شده است. او یک چک به تاریخ روز تحویل مامور فروش داده است و چک امروز به حساب نشسته است. به این ترتیب نحوه ثبت این تراکنش مالی به صورت زیر خواهد بود:
| شرح | بدهکار(تومان) | بستانکار(تومان) |
| صندوق | 1.000.000.000 | ————- |
| اسناد دریافتنی تجارتی | ————– | 1.000.000.000 |
حال اگر قرار باشد برای خرید چند کالای جزئی مثل برخی مواد اولیه مبلغ 20.000.000 تومان پرداخت شود این تراکنش به صروت زیر ثبت خواهد شد:
| شرح | بدهکار(تومان) | بستانکار(تومان) |
| صندوق | ———— | 20.000.000 |
| هزینه‌های جاری | 20.000.000 | ————– |
همانطور که مشاهده کردید بستانکاری صندوق به معنی کاهش دارایی‌های نقد شرکت و بدهکاری آن به معنی افزایش این دارایی‌ها است. سوالی که در این بین با مطرح کردن این مثال مطرح می‌شود این است که با وجود این صندوق چه نیازی به حساب تنخواه در شرکت است؟
فرق تنخواه گردانی با حساب صندوق
این دو حساب برای پرداخت‌های روزمره شرکت کاربرد دارند. به همین دلیل ممکن است در برخورد اول هر دو حساب مشابه به نظر برسند؛ ولی اینطور نیست. مثلا در پرداخت‌هایی که از صندوق انجام می‌شود نیازی نیست تایید مدیر عامل وجود داشته باشد ولی حساب تنخواه‌گردان بر اساس آیین نامه شرکت ممکن است نیاز به تایید مدیریت داشته باشد.
شما میتوانید برای آگاهی بیشتر با مسائل تنخواه گردانی مقاله با انواع تنخواه گردان بیشتر آشنا شوید را بخوانید یا با شماره تماس ۰۲۱۶۲۹۹۵۵۵۵ در ارتباط باشیدو
تفاوت دیگر در سقف موجودی این حساب ها است. صندوق معمولا سقف خاصی در موجودی ندارد ولی حساب تنخواه با توجه به نیاز و آیین نامه شرکت سقفی را دارد که نمی‌توان بیشتر از آن به موجودی تنخواه اضافه کرد. به همین ترتیب ممکن است موجودی حساب تنخواه در برهه‌ای از زمان 0 شود که در این صورت مجددا این حساب شارژ می‌شود؛ ولی در حساب صندوق امکان شارژ مجدد صندوق وجود ندارد.
تفاوت دیگری که بین این دو صندوق وجود دارد در نحوه حسابداری و ثبت معاملات آن‌ها است. معاملات مربوط به صندوق معمولا به صورت روزانه است ولی حسابداری حساب تنخواه حین نیاز به پرداخت انجام می‌شود. از طرفی حساب تنخواه در شرکت‌ها معمولا به واسطه مامور خرید شرکت مدیریت می‌شود ولی صندوق چنین محدودیتی ندارد.
بنابراین تفاوت‌هایی هرچند جزئی در این صندوق‌ها وجود دارد.
تصمیم‌گیری بهتر به واسطه مدیریت بهتر صندوق
همانطور که تا اینجا بررسی کردیم، وجوه نقد روزانه و تراکنش‌های مالی در صندوق ثبت و مدیریت می‌شود. فرض کنید شرکتی به واسطه حجم بالای تراکنش و خطوط تولید بالای خود مجبور به داشتن 5 صندوق مجزا باشد.
طبیعتا مدیریت این صندوق‌ها توسط یک نفر امکان پذیر نیست. به همین خاطر نرم افزارهای حسابداری به وجود آمدند تا در لحظه تراکنش‌های مالیرا ثبت کرده و گزارش جامعی از آن‌ها به مدیریت ارائه کنند. این جامع بودن در تصمیم‌گیری‌های مدیر نقش به سزایی دارد و می‌تواند آینده شرکت را متحول سازد.
