بودجه بندی در حسابداری یک فرآیند مهم است که به مدیران و صاحبان کسب و کار کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی مالی را بهبود بخشند. در این مقاله به بررسی بودجه بندی و انواع آن، اهیمت و نحوه استفاده از فلوچارت برای تسهیل فرآیند بودجه بندی می‌پردازیم.
بودجه بندی حسابداری چیست؟
بودجه بندی برای بهبود برنامه‌ریزی مالی در یک بازه زمانی مشخص که معمولا شش ماه الی یکسال است، استفاده می‌شود. به کمک حسابداری بودجه‌ای و با استفاده از نرم‌افزاری‌های حسابداری می‌توانیم مراحل بودجه بندی را همانند: گزارش‌های فصلی، پیش‌بینی درآمدها و هزینه‌ها را دقیق‌تر و با سرعت بیشتری انجام دهیم.
در ادامه قرار است به تغییراتی که طی سالیانی دراز بر بودجه بندی اعمال شده است، ضعف‌ها و نقاط قوت آن و همچنین اهمیت فلوچارت در بودجه بندی بپردازید؛ پس با ما همراه باشید.
انواع بودجه بندی در حسابداری
از نظر تکنیک تهیه و تنظیم بودجه برحسب هدف‌ها و انتظاراتی که در طی دوران سپری شده است، سیر تحول گوناگونی در بودجه بندی به وجود آمده است. از روش‌های دستی و سنتی به روش‌های پیشرفته و با کامپیوتر رسیده‌ایم.
در دهه ۵۰ بود که شرکتها اولین بودجه بندی خود را با روش های ساده و دستی انجام می‌دادند. الان و بعد از گذشت حدود ۵۳ سال روش‌های متداول‌تری برای بودجه بندی استفاده می‌شود که در ادامه به آن می‌پردازیم.
برای مطالعه بیشتر مباحث حسابداری میتوانید مقاله روکش سند حسابداری چیست را بخوانید.
بودجه سنتی
بودجه‌ای است که معمولا در ابتدای سال مالی تهیه می‌شود. در این روش براساس فصول و مواد هزینه مشخص شده، بودجه تخصیص داده می‌شود.
هر بودجه بندی برای برنامه و هدفی خاص انجام می‌شود؛ اما در این روش مشخص نیست که دادن این بودجه چه هدفی در سیستم دارد و برای اجرای کدام برنامه‌ها و فعالیت‌ها قرار است هزینه شود. به همین دلیل میزان اثربخشی بودجه مشخص شده معلوم نیست و امکان بررسی تناسب بودجه هم وجود ندارد.
بودجه ریزی افزایشی
در این روش با شیوه تغییرات جزئی در بودجه مشخص شده همراه است. به صورتی که برای بودجه بندی سال جدید، تصمیم‌هایی که سال قبل در زمینه مورد نظرگرفته شده، لحاظ کرده و با توجه به تغییرات جدید مانند: تورم و تعدیل قیمت کالاها بودجه را تنظیم می‌کنند.
در روش ذکرشده برای اجتناب از مشکلات ناشی از کار عظیم و پردردسر بودجه نویسی سالانه، ابداع شده است. برای مطالعه مفصل این روش میتوانید به کتاب بودجه ریزی دولتی در ایران تالیف علیرضا فرزیب مراجعه نمائید.
بودجه ریزی برنامه‌ای
بودجه ریزی برنامه‌ای، فرآیندی است که با استفاده از اطلاعات موجود، تجربیات گذشته، هزینه‌ها و منابع مورد نیاز پیش‌بینی شده و براساس شرایط سال جاری بودجه افرایش و یا کاهش داده می‌شود.
این روش عمدتا توسط ادارات و سازمان‌های دولتی انجام می‌گردد. در روش فوق، به کنترل و تنظیمات در حین اجرا نیاز دارد تا با تغییرات و شرایط در طول سال، سازمان یا شرکت مربوطه دچار ناهماهنگی و مشکل نشود.
بیشتر بخوانید: تصمیم گیری مالی چیست + اهمیت آن در حسابداری شرکت
بودجه ریزی برمبنای صفر
بودجه ریزی برمبنای صفر یک روش برنامه ریزی مالی است که تمام فعالیت‌ها برمبنای صفر مورد بررسی قرار می‌گیرد. یعنی بودجه دوره یا سال جدید هیچگونه ربطی به سال یا دوره قبل خود نخواهد داشت و تمامی ارزیابی‌ها برای بودجه بندی از صفر آغاز خواهد شد.
در اصل هرگونه برنامه همانند: هزینه‌ها و درآمدها از صفر محاسبه می‌شوند. اهمیت روش بودجه ریزی بر مبنای صفر در این است که، با ارزیابی دقیق تمامی فعالیت‌ها می‌توان هزینه‌های اضافی را کاهش داد. به صورتی که برای هر ریالی که مصرف می‌شود باید توجیه منطقی وجود داشته باشد.
بودجه ریزی برمبنای فعالیت
در روش بودجه ریزی برمبنای صفر تمامی فعالیت‌ها به صورت جداگانه بررسی شده و بودجه‌ای متناسب با آن تخصیص می‌یابد. این روش برگرفته از ایده‌ای است که می‌گوید: هزینه‌ها بیشتر به دلیل پیچیدگی و تعداد فعالیت‌ها افزایش می‌یابد.
در این خصوص ابتدا تمامی اهداف و برنامه‌ها مشخص می‌شود و هزینه لازم برای انجام هرگونه فعالیت برآورد و پیش‌بینی شده، سپس در بودجه بندی سال جدید قرار می‌گیرد.
بودجه ریزی عملیاتی
بودجه ریزی عملیاتی اغلب شامل دو نوع بودجه است که یکی ثابت و دیگری متغییر است. از بودجه ثابت برای پیش‌بینی‌ها و فرضیات ثابتی از عوامل مختلف همانند: حجم فروش، هزینه‌های ثابت، قیمت‌ها و سایرعوامل استفاده می‌شود.
بودجه متغییر برخلاف بودجه ثابت، براساس شرایط و فعالیت‌های سال جاری تعیین می‌شود. یعنی این بودجه قابل تغییر و تطبیق با تغییرات درعواملی همانند تغییر قیمت‌ها، است.
تا اینجا دیدیم که با گذشت زمان در بودجه بندی حسابداری تحولاتی به وجود آمده است. بسته به نیاز شرکتها، هرکدام از این روش‌ها قابل استفاده است ولی اصول و ضوابطی برای بودجه بندی باید رعایت شود. این اصول در تمام روش‌های فوق صدق می‌کند.
اصول و ضوابط در بودجه بندی
- واقع‌گرایی: بودجه باید براساس پیش‌بینی واقعی و قابل اعتماد تهیه شود و بدان معنا است که اطلاعات باید درست باشند.
- یکپارچکی: بودجه باید یکپارچه و هماهنگ با استراتژی و اهداف کلی باشد.
- انعطاف‌پذیری: بودجه می‌بایست انعطاف پذیری لازم را داشته باشد تا در صورت تغییرات محیطی و شرایطی به سرعت خود را هماهنگ با تصمیمات جدید کند.
- شفافیت: بودجه باید برای اعضای سازمان و شرکتها قابل فهم و شفاف باشد.
- کنترل و نظارت: برنامه‌های کنترلی و نظارت باید انجام شود تا عملکرد‌های مالی براساس بودجه ارزیابی شود.
همانطور که مشاهده کردیم در بودجه بندی حسابداری یکسری قواعد باید لحاظ شود و دلیل اجرایی این اصول به اهمیت نقش بودجه بندی در شرکتها یا سازمان‌ها است. چرا که ابزاری بسیار قدرتمند برای این ارکان‌‌ها به حساب می‌آيد.
اهمیت بودجه‌بندی درحسابداری
بودجه بندی درحسابداری نقش کلیدی در سازمان‌ها و شرکتها دارد. اگر قرار است شرکت و یا سازمانی از کورس رقابت در بازار کار جا‌نماند باید اهمیت ویژه‌ای برای بودجه بندی قائل شود.
چرا که بودجه بندی در حسابداری است که بقای شرکتها و دوام سازمان را رقم می‌سازد. بودجه‌ای که در اختیار شرکت و سازمان است محدود است و باید دانست این منبع محدود برای چه هدفی و برای کدام فعالیت قرار است بکار رود. در ادامه بیشتر با اهمیت این ابزار مهم آشنا خواهیم شد.
- برنامه‌ریزی مالی: با استفاده از برنامه‌ریزی مالی در بودجه بندی، شرکتها و سازمان‌ها می‌توانند برای هر فعالیتی برنامه ریزی کرده و طرح مشخصی را برای استفاده از منابع مالی که در اختیار دارند، لحاظ کنند.
- کنترل‌مالی: بودجه بندی نقش مهمی در کنترل مالی دارد. با بررسی و مقایسه بین عملکرد واقعی نسبت به اختصاص دادن بودجه مورد نظر می‌توان نقاط ضعف را شناخته و اقدامات اصلاحی لازم برای بهبود عملکرد مالی را انجام داد.
- انتخاب و تخصیص منابع: با استفاده از بودجه بندی، می‌توان تصمیم‌گیری بهتری درباره تخصیص منابع مالی براساس اولویت‌ها و اهداف استراتژیک انجام داد.
- ارزیابی عملکرد: با استفاده از بودجه بندی می‌توان متوجه شد فعالیت یا فعالیت‌هایی که برای آن بودجه‌ای در نظرگرفته شده، انتظارات را برآورده کرده است. در این صورت موفقیت و عدم موفقیت فعالیت برای بهبود مورد بررسی قرار می‌گیرد.
«بودجه بندی در حسابداری کمک می‌کند تا بتوان با اثبات تخصیص منابع‌مالی، به طرح‌ها و فعالیت‌های مختلف، ریسک مالی را کاهش داده و به بهبود عملکرد خود را دست پیدا کرد.»
همانطور که دیدیم داده‌های بودجه بندی گسترده و گاها دارای نقاطی است که احتمالا از قلم می‌افتند. به همین خاطر ابزاری به نام فلوچارت ایجاد شد که داده‌های حسابداری و بودجه بندی را به صورت شماتیک تصویر کند.
بودن ابزاری مانند فلوچارت کمک زیادی به تمامی سازمان‌ها برای مدیریت کارهای خود می‌کند. چرا که مراحل کار را به شکل راحت‌تر و آسان نشان می‌دهد و فعالیت‌ها بیشتر به سمت هدفمند شدن سوق پیدا کرده است.
برای آگاهی کامل از فلوچارت حسابداری میتوانید مقاله چرخه حسابداری | آموزش طراحی فلوچارت حسابداری را مطالعه کنید.
فلوچارت در حسابداری و کاربرد آن
فلوچارت یک نمودار است که با استفاده از سمبل‌ها و خطوط متصل به یکدیگر، جریان فرآیندهای مختلف نشان می‌دهد. این نمودار‌ها به صورت گرافیکی برای نمایش گام‌ها، تصمیم‌ها و اتصالات میان مراحل مختلف فرآیند استفاده می‌شود.
به این صورت که برنامه‌هایی که قرار است انجام گیرد فرآیند آن به صورت مرحله به مرحله در فلوچارت نشان داده شده و همانند نقشه راه، مسیر رسیدن به هدف را آسان تر می‌کند.
برخی از کاربردهای اصلی فلوچارت عبارت اند از:
- شناسایی و توصیف فرآیند: فلوچارت‌ها به حسابداران کمک می‌کنند جریان کارها را به صورت مرحله به مرحله شناسایی و توصیف کنند. این امر به بهبود قابلیت فهم و مدیریت فرآیند‌ها را فراهم می‌کند.
- شناسایی کنترل‌ها و تصمیم‌ها: فلوچارت‌ها می‌توانند کنترل‌ها و تصمیم‌های مهم در مراحل حسابداری را مشخص کنند. با استفاده از سمبل‌های مشخص می‌توان تصمیم‌گیری بر اساس شرایط خاص، تایید و رد کردن اسناد و تعیین مسیر‌های مختلف را درحسابداری نشان داد.
- تجزیه و تحلیل: با استفاده از فلوچارت‌ها حسابداران می‌توانند فرآیندهای حسابداری را تجزیه و تحلیل کنند. این ابزارها کمک می‌کند تا مشکلات، نقاط ضعف و مسیر‌های بهینه سازی در حسابداری شناسایی شود.
- آموزش‌ها: فلوچارت‌ها به عنوان یک ابزار‌های آموزشی مفید در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. و می‌توان به صورت گرافیکی، مراحل حسابداری را به کارکنان و دیگر افراد آموزش داد.
طبیعتا قرار نیست یک فلوچارت واحد تمام نیاز یک مجموعه را برآورده سازد. به همین دلیل فلوچارت‌های مختلفی شکل گرفتند که بتوانند نیازهای مختلف شرکت را پوشش دهند.
نگاهی بهتر به فرآیند
بودجه بندی حسابداری و فلوچارت حسابداری به عنوان ابزار‌هایی که بازتاب و دیداری به عملکرد مالی سازمان می‌بخشند، مورد توجه قرارگرفته‌اند. بودجه بندی حسابداری در قالب اعداد و ارقام استراتژیک سازمان را به واقعیت تبدیل می‌کند و امکان پیش‌بینی دقیق‌تر درباره نتایج مالی فراهم می‌سازد.
همچنین، فلوچارت حسابداری با نماد‌ها و ساختارگرافیکی خود، فرآیندهای مالی را به صورت بصری و قابل فهمی نشان می‌دهد و ارتباطات بین اجزای مختلف را شفاف می‌سازد. بودجه بندی و فلوچارت حسابداری همچون دو راهنمای قدرتمند است که و فعالیت ها را بهبود داده و اهداف را به محقق شدن نزدیک می‌کنند.
