حساب‌های مختلفی در شرکت‌ها است که هر کدام در شرایط خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. بخشی از حساب‌ها برای خرج‌های خیلی ریز هستند اما خرج‌های ریزی که تعداد آنها بالا است.
به خاطر همین یک نفر باید مسئول مدیریت این هزینه‌ها باشد تا بتواند به خوبی کنترل حساب را در دست بگیرد و اسناد و مدارک مربوطه را آماده کند تا کسری به بار نیاید که به آن حساب تنخواه گفته می‌شود.
در انتهای مقاله متوجه خواهید شد که ماهیت حساب تنخواه دقیقاً چیست و به چه کسی تنخواه‌دار گفته می‌شود. در نهایت درمی‌یابید که وجود این حساب‌ها برای یک شرکت چقدر لازم و ضروری است.
حساب تنخواه چیست؟
شاید شما اصطلاح حساب تنخواه یا تنخواه گردان حسابداری را شنیده باشید. در انگلیسی به این حساب‌ها Imprest Funds گفته می‌شود. حساب تنخواه به مقداری پول گفته می‌شود که شما برای انجام کارهای روزمره و پرداخت مجموعه‌ای از هزینه‌های جزئی در شرکت‌ها و موسسات آن را در کارتی مجزا نگهداری می‌کنید تا در روز مبادا استفاده کنید.
در واقع آن را به یکی از اعضای پرسنل شرکت تحویل می‌دهند. فردی که به عنوان مامور خرید شرکت شناخته می‌شود و وظیفه دارد تمامی مدارکی که مبنی بر پرداختی‌ها است را به صورت فاکتور قبض یا رسید در بیاورد و آنها را نزد خودش نگه دارد. ( درباره تنخواه دار بیشتر بدانید. )
حتی اگر مبلغ پرداخت شده یا همان مخارج خیلی کم باشد، باز هم فرد موردنظر باید تمامی مدارک ریز هزینه‌ها را پیش خودش نگه دارد و بعد از اینکه هر دوره مالی به پایان رسید و این هزینه‌های جزئی تعدادشان افزایش پیدا کرد؛ همه هزینه‌ها را با یکدیگر جمع کند تا مبلغ نهایی مشخص شود.
در واقع همه هزینه‌هایی که از حساب تنخواه برداشت می‌شود، باید سند واضح و رسمی داشته باشد. بعد از اینکه تمامی هزینه‌ها جمع زده شد، آن را به بخش حسابداری تحویل می‌دهند. اسناد آن هم ثبت زمان شده و پرداخت نهایی انجام می‌گردد.
ماهیت حساب تنخواه گردان
حال باید دید که ماهیت حساب تنخواه گردان چیست. یعنی اگر این حساب را در شرکت داشته باشید، چه اهدافی برایش وجود دارد. ماهیت و اهداف این حساب شامل موارد زیر است:
پرداخت آسان و سریع‌تر هزینه‌ها
اگر حساب تنخواه گردان داشته باشید؛ خیلی راحت‌تر و سریع‌تر می‌توانید هزینه‌ها را پرداخت کنید. هزینه‌هایی که مربوط به یک شرکت یا مجموعه است، با دقت و سرعت بالاتر پرداخت خواهد شد. در بعضی از شرایط برای هزینه‌های مهم و ضروری که به امکانات بانکی دسترسی ندارید، می‌توانید به سراغ حساب تنخواه بروید.
کاهش عملیات حسابداری
چه چیز بهتر از اینکه تا جای ممکن عملیات حسابداری را در محیط کار کمتر کنید. حساب تنخواه این مورد را برای شما رقم می‌زند. در حقیقت با این حساب‌ها می‌توانید حجم عملیات حسابداری داخل یک مجموعه را به حد زیادی کاهش دهید. همین باعث می‌شود که سرعت عمل هم افزایش پیدا کند و پیچیدگی کار کمتر شود.
مدیریت وجود نقد در مجموعه
وقتی که تنخواه داشته باشید، می‌توانید مبلغ مشخصی را کنترل و مدیریت کنید که برای هزینه‌های جزئی در نظر گرفته شده است. در حقیقت شما با مدیریت آنها می‌توانید خیلی راحت‌تر وضعیت مالی و نقدینگی شرکت را در دست بگیرید و بدانید که دقیقاً چقدر موجودی دارید و می‌خواهید با آن چه کار کنید.
بیشتر بخوانید: تنخواه چیست؟ آشنایی با انواع تنخواه
تنخواه دار کیست؟
حال که با حساب تنخواه آشنا شدید، باید بدانید که تنخواه دار دقیقاً به چه کسی گفته می‌شود. به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه‌گردانی را بر عهده دارد؛ تنخواه دار می‌گویند.
در واقع این فرد در موسسات و شرکت‌ها وظیفه پرداخت هزینه‌های روزانه را دارد. شغل او بسیار حساس و مهم است. کسی که این مسئولیت را بر عهده می‌گیرد، باید به اندازه کافی درست کار و قابل اعتماد باشد و هیئت مدیره شرکت هم او را تایید کرده باشد. در واقع تنخواه دار باید به سیاست‌های سازمان احاطه داشته باشد.
وظایف فرد تنخواه‌دار چیست؟
فردی که حساب تنخواه را در دست می‌گیرد، یک سری وظایف مشخص دارد که در این قسمت با آنها آشنا خواهید شد:
- تنخواه‌دار باید خریدها و هزینه‌های مربوطه را خودش انجام دهد.
- باید برای پرداخت‌هایی که انجام می‌دهد، فاکتور و اسناد جمع آوری کند و یک خلاصه‌ای از آنها را به شرکت تحویل دهد.
- فردی که حساب تنخواه دارد، نباید از جیب خودش هزینه‌ای پرداخت کند اما باید برای همه مبالغی که می‌پردازد، سند و مدرک داشته باشد.
- همچنین باید از سمت مافوق اعتبار کافی را دریافت کرده باشد و به طور دقیق مشخص کند که چه خدمات و کالاهایی را خریداری کرده است.
- قبل از اینکه هزینه‌ها را برای امور خاصی صرف کند، حتماً باید از مافوق خود دستور گرفته باشد. باید گواهی انجام کار و رسید تحویل کالا را ارائه دهد.
- باید اسناد مالی را به واحدهای حسابداری و مالی تحویل دهد تا آنها بررسی‌های لازم را اعمال کنند.
بیشتر بدانید: مهم ترین وظایف تنخواه دار چیست ؟
تفاوت تنخواه گردان با صندوق
تنخواه گردان در واقع ماهیتی شبیه به صندوق دارد اما تفاوت‌هایی هم بین آنها وجود دارد. مثلاً پرداخت‌هایی که از طریق صندوق انجام می‌شود، به صورت روزانه ثبت می‌گردد اما در تنخواه گردان شرایط اینگونه نیست.
زمانی که شما حساب تنخواه دارید، پرداخت‌هایی که از طریق آن انجام می‌دهید، فقط زمان واریز هزینه‌ها ثبت می‌شود. تفاوت دیگری که بین این دو مورد وجود دارد، این است که هزینه‌ها را برای انجام یک سری فعالیت‌های مشخص پرداخت می‌کنند که سقف یا محدودیت خاصی هم ندارد.
بیشتر بخوانید: حساب صندوق در حسابداری چه کاربردی دارد؟
نحوه پرداخت تنخواه به تنخواه‌دار
دو روش وجود دارد که پرداخت تنخواه به تنخواه‌دار انجام می‌شود. در روش اول واریز از طریق امور مالی شرکت انجام می‌شود. یعنی مبلغ مشخص شده توسط امور مالی شرکت به حساب بانکی افتتاح شده توسط تنخواه دار واریز می‌گردد.
در روش دوم شرایط متفاوت است. یک چک مبتنی بر مبلغ مورد نیاز را صادر می‌کنند. سپس امور مالی مبلغ آن را در وجه شخص مورد نظر به فرد مسئول حساب تنخواه تحویل می‌دهند. سپس رسیدی را دریافت می‌کنند که نشان دهد هزینه‌ها به طور تمام و کمال پرداخت شده است.
جمع‌بندی
بدون شک هر شرکتی به یک حساب تنخواه نیاز دارد یعنی منبع مالی که تنخواه‌گردان می‌تواند از آن استفاده کند و هزینه‌های ریز و جزئی شرکت را انجام دهد؛ هزینه‌هایی که بعد از مدتی با هم جمع می‌شوند و اسناد و فاکتورهای آن ارائه می‌گردد.
اگر این حساب وجود نداشته باشد، ما مجبوریم برای هر هزینه کوچکی به سراغ عملیات حسابداری خیلی پیچیده برویم یا اینکه آمار و ارقام موجود در حساب شرکت را دربیاوریم.
همین باعث می‌شود که دقت کار کاهش پیدا کند. به خاطر همین است که هر شرکتی به حساب تنخواه نیاز دارد که در این مقاله راجع به ماهیت و اهداف آن اطلاعات کافی را در اختیارتان گذاشتیم.
برخی از سوالات متداول
در این بخش در مورد سوالات رایج در مورد حساب تنخواه پاسخ داده شده است.
آیا در صندوق محدودیت خاصی برای پرداخت هزینه‌ها وجود دارد؟
قطعاً بله. منبع مالی صندوق معمولاً محدود است اما برای حساب تنخواه چنین شرایطی وجود ندارد و سقف یا محدودیت خاصی برای آن در نظر نمی‌گیرند.
مهمترین مزیت داشتنِ این نوع حساب چیست؟
مهمترین مزیتی که در مورد آن وجود دارد، این است که سرعت عملیات پرداختی را تا حد زیادی بالا می‌برد.
