معمولا به خاطر تعریفی که از تنخواه در ذهنمان داریم، اینطور تصور می‌شود که یک تنخواه‌دار وظیفه و مسئولیت خاصی ندارد.
اما برای تعریف تنخواه‌دار، می‌توانیم این شخص را به یک کتابدار تشبیه کنیم. همانطور که یک کتابدار موجودی کتاب‌ها را در داخل و خارج از سیستم چک می‌کند، کارت‌های کتابخانه را اسکن می‌کند و همه کتاب‌ها را در قفسه درستشان قرار می‌دهد، از جمله وظایف تنخواه‌دار هم کارهای این چنینی منتهی در مورد هزینه‌های خرد شرکت است.
وظایف تنخواه دار آن است که فاکتور و رسید خرید‌هایی که توسط کارکنان انجام شده است را دریافت و در ازای آن مبلغی به آنها پرداخت می‌کند.
مسئولیت‌های این سمت شغلی در مبحث حسابداری بسیار زیاد است که در ادامه به صورت کامل ذکر خواهیم کرد.
اما قبل از اینکه به وظایف تنخواه‌دار بپردازیم، بهتر است به تعریف دقیق‌تر این مسئول در رشته حسابداری بپردازیم.
درباره آشنایی با نرم افزار تنخواه گردان به صفحه اصلی مراجعه کنید.
تنخواه‌دار کیست؟
تنخواه‌دار (Petty Cash Custodian) مسئول و دارنده کلید صندوق یا اطلاعات حساب بانکی تنخواه است که کارهایی از قبیل پرداخت تنخواه بابت هزینه‌های خرد، ثبت سوابق و مدیریت روزانه پول‌هایی با مبلغ کم را بر عهده دارد.
در صورت تمایل به آگاهی بیشتر درباره تنخواه ما به صورت کامل در مقاله تنخواه دار کیست و تنخواه گردانی چیست؟ در مورد آن صحبت کردیم.
این شغل بیشتر مناسب افرادی است که مسئولیت‌های دیگری هم دارند و یا به دنبال ارتقاء مهارت هستند.
یک فرد برای این که بتواند وظایف تنخواه‌داری را به خوبی انجام بدهد، باید مهارت‌های سخت و نرم مورد نیاز برای محاسبات ریاضی، تصمیم‌گیری، سازماندهی و برقراری ارتباط با دیگران را داشته باشد. تنخواه‌دار با تیم مالی همکاری می‌کند.
چطور یک تنخواه‌دار را انتخاب کنیم؟
هنگام انتخاب یک تنخواه‌دار، هر شرکتی اولویت‌های خاص خودش را دارد، اما اکثر تنخواه‌داران ویژگی‌های مشترک زیر را دارند:
- حفظ امنیتصندوق یا حساب مربوط به هزینه‌ها
- احترام به آئین‌نامه و اصول تنخواه و اجرایآنها
- داشتن استمرار در ثبت سوابق
هر کسی که برای این نقش انتخاب می‌شود، باید به خوبی در این زمینه آموزش دیده باشد. از طرفی می‌بایست رابطه خوبی با تیم مالی داشته باشد.
وظایف تنخواه‌دار شامل چه چیزهایی است؟
شاید نتوان از تنخواه‌داری به عنوان شغلی تمام وقت یاد کرد ولی وظایف و مسئولیت‌های این حرفه را نباید دست کم گرفت. این شغل نیاز به کسی دارد که دقیق و منظم باشد و به جزئیات دقت کند.
در این بخش به ذکر برخی از وظایف یک تنخواه‌دار می‌پردازیم.
1-تامین اعتبار برای صندوق تنخواه
تنخواه‌دار باید مقدار مشخصی از پول را از حسابداری دریافت کند و در حسابی خاص تحت نام صندوق تنخواه‌گردانی نگهداری کند.
علت این اتفاق این است که وجوه تنخواه‌گردانی باید بر اساس حساب و کتاب و برای رفع مایحتاج شرکت مصرف شود.
به همین دلیل است که شخصی ناظر بر این صندوق خواهد بود که حسابرسی مخارج این صندوق را چک کند. در واقع تنخواه‌دار قرار است علاوه بر حفاظت از وجوه صندوق وجوه مصرفی را نیز انجام دهد.
شما می توانید مقاله کارت تنخواه | کاربرد و ویژگی های تنخواه کارت را برای آگاهی بیشتر مطالعه کنید.
2- رعایت اصول تنخواه‌گردانی
هر تنخواه‌گردانی متناسب با نیازهای هر شرکت، متفاوت است اما به طور کلی، جزئیات مربوط به چگونگی صرف پول، انواع خرید و حداکثر مبلغ در طول یک معامله را نشان می‌دهد.
وظیفه تنخواه‌دار اینست که نه تنها از این اصول پیروی کند، بلکه اطمینان حاصل کند که تمامی کارکنان هم از دستورالعمل‌های موجود پیروی کنند.
3- پر کردن سند خرج یا هزینه
هنگامی که یک کارمند درخواست تنخواه می‌کند، اول باید دلیل خرج کردن آن مشخص و در سند خرج درج شود. علت هم اینست که اطمینان حاصل شود پول برای هزینه‌های غیرضروری و شخصی مصرف نمی‌شود.
بررسی این مسئله مخصوصا برای وقتی که قرار است تنخواه‌دار به حسابرس جواب پس بدهد، امری ضروری است.
بنابراین به عنوان بخشی از وظایف تنخواه‌دار، یک کارمند باید کوپن یا اسناد مخصوص تنخواه را پر کند تا مستندات لازم برای حسابرسی موجود باشد.
این کوپن جزئیاتی مثل مقدار خرید، هدف، اینکه چه کسی آن را دریافت و چه کسی آن را تایید و پرداخت کرده است را نشان می‌دهد. هنگامی که این سندها توسط تنخواه‌دار پر می‌شوند، در دفترچه حساب تنخواه قرار می‌گیرند.
4- گرفتن اعتبار مورد نیاز
اگر صندوق یا حساب، مقدار پول مورد نیازی که کارکنان درخواست کرده‌اند را نداشته باشد، تنخواه‌دار باید بودجه این هزینه را تامین کند.
او با دادن درخواست و ارائه مستندات به حسابداری و طی شدن مراحل اداری می‌توان این بودجه را دریافت کند.
5- گرفتن مستندات و فاکتورهای لازم
یک تنخواه‌دار باید فاکتور هزینه‌ای که کارکنان از محل تنخواه کرده‌اند را از آنها بگیرد. چنین اسنادی برای ارائه به واحد مالی لازم هستند.
6- وارد کردن مقدار تنخواه پرداخت‌شده در دفتر کل
دفتر تنخواه اساسا منبع قابل اعتمادی برای تیم مالی در مورد هزینه‌های انجام‌شده است. در واقع حسابدار و تنخواه‌دار از طریق این دفتر با هم حساب و کتاب می‌کنند! درباره تصمیم گیری مالی چیست هم بخوانید.
بنابراین این که سوابق هزینه‌ها به درستی وارد شود، جز وظایف تنخواه‌دار است. یک تنخواه‌دار باید پس از خرید، رسیدها را به کوپن‌های تنخواه مرتبط، الصاق کند.
این رسیدها قطعات مهم هستند زیرا برای اظهارنامه مالیاتی شرکت به کار می‌آیند.
7- ارائه گزارشات لازم به واحد مالی
تنخواه‌دار موظف است تمامی مبالغی که به عنوان تنخواه در اختیار کارکنان قرار گرفته است را به همراه رسید و سند هزینه، هر هفته به واحد مالی و حسابداری گزارش بدهد.
8- واریز وجوه باقیمانده به حساب شرکت در پایان سال مالی
پس از محاسبه کلیه هزینه‌های انجام‌شده که شامل هزینه‌های خرد و جاری شرکت و هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده اما لازم شرکت می‌باشد، تنخواه‌دار موظف است به بخش مالی گزارش بدهد.
او باید در انتهای سال مالی، مبلغی باقیمانده‌ای که در صندوق تنخواه باقی مانده است را به بخش مالی شرکت تحویل دهد.
9- نگهداری از صندوق تنخواه
شاید معنا و مفهوم صندوق داری مثل قبل نباشد ولی هنوز هم کارهای انتقال وجه، نگهداری و پرداخت‌های مربوط به این صندوق از طریق تنخواه‌دار انجام می‌شود.
در واقع مسئولیت تمام اتفاقاتی که در خصوص این حساب رخ می‌دهد با تنخواه‌دار است.
10- پیگیری برای تامین یا تکمیل تنخواه
یک تنخواه‌دار باید با توجه به هزینه‌های معمول، از بخش مالی درخواست تنخواه کند. اگر صندوق خالی است باید با ارائه درخواست کتبی به امور مالی، آن را پر کند.
یا اگر صندوق کمی پول دارد و از درخواست قبلی مدت زیادی است که گذشته و کارکنان با مشکل بودجه مواجه شده‌اند، این مسئله را با مسئول حسابداری در میان بگذارد.
با این تفاسیر، اگر یک شرکت تصمیم بگیرد که مثلا 5 میلیون تومان پول به تنخواه‌دار بدهد تا نگهدارد، مسئولیت‌های این فرد به شرح زیر است:
- نگهداری از این ۵ میلیون تومان در حساب یا صندوق
- پرداخت مقداری از این پول به کارکنان بابت هزینه‌هایی که از طرف شرکت بر آنها تحمیل شده است.
- درخواست رسید و فاکتور از کارکنان برای هزینه‌های انجام‌شده
- نگهداری سوابق تمام پرداخت‌های انجام‌شده و مبالغ دریافتی
- چک کردن دفتر کل تنخواه و متعادل نگه داشتن بودجه تنخواه. در واقع جز وظایف تنخواه‌دار است تا در صورت کمبود بودجه، جای آن را با پول جدید پر کند.
جمع‌بندی
همانطور که دیدید مسئولیت‌های زیادی وجود دارد که با یک تنخواه‌دار در یک شرکت باید انجام بدهد. در این مقاله هدف ما این بود تا شما را با وظایف تنخواه‌دار در یک شرکت آشنا کنیم تا اگر خواستید وارد این عرصه شوید، بدانید چه انتظاراتی از شما می‌رود.
برخی از سوالات متداول
آیا می‌توان تنخواه‌دار را تغییر داد؟
بله. رئیس امور مالی با نوشتن نامه‌ای دستور تغییر تنخواه‌دار را صادر می‌کند. نامه باید حاوی نام تنخواه‌دار فعلی و نام فرد جدید، شماره، نمونه امضا و شماره تلفن فرد قبلی و جدید باشد.
چند تنخواه‌دار را می‌توان برای یک صندوق منصوب کرد؟
می‌توان چندین تنخواه‌دار را مسئول صندوق تنخواه کرد که این افراد معمولا توسط مدیر مالی یا مدیر عامل مشخص می‌شوند.
