همه شرکت‌های موفق روی هزینه‌هایشان نظارت دارند و سرمایه‌گذاری‌های هنگفتی برای پیگیری آنها می‌کنند. اما یکی از هزینه‌هایی که در هر شرکتی وجود دارد و به خاطر خرد بودنش، خیلی شناخته‌شده نیست، تنخواه است.
اگر نمی‌دانید تنخواه چیست، جای نگرانی نیست! ما در ادامه این مقاله هر چیزی که لازم است در مورد تنخواه بدانید را خواهیم گفت و شما را با انواع آن آشنا خواهیم کرد.
تنخواه چیست؟
تنخواه مقدار وجه نقد مختصری است که یک شرکت در اختیار فرد مسئول قرار می دهد تا اقلامی که هزینه آن به قدری ناچیز است که کشیدن چک برایش منطقی نیست را خریداری کند. برای آگاهی از مسئول تنخواه مقاله را مطالعه کنید.
معمولا از آن برای بازپرداخت هزینه خریدهای نسبتا کم‌هزینه مثل کیک تولد برای یک کارمند یا پذیرایی صبحانه برای جلسه صبحگاهی کارکنان، استفاده می‌شود.
درباره آگاهی از نحوه پذیرایی در جلسات مقاله پذیرایی جلسه های اداری را مطالعه کنید.
مقدار تنخواه یک شرکت به اندازه و ماهیت تجارت بستگی دارد. ممکن است یک کسب و کار کوچک فقط به ۵۰۰ هزار تومان نیاز داشته باشد، اما یک شرکت بیشتر از ۵ میلیون تومان باشد.
چند نمونه از معاملاتی که برایشان از تنخواه استفاده می‌شود، عبارتند از:
- لوازم اداری کوچک مثل خودکار، منگنه و…
- پرداخت هزینه ناهار برای گروهی از کارمندان
- بازپرداخت هزینه‌های کوچک مربوط به کار
- قهوه یا تنقلات
- گل، کارت تولد یا سایر هدایای کوچک
- کرایه تاکسی یا ماشین
وظایف مسئولی هم که برای نظارت بر صندوق تنخواه منصوب می‌شود، شامل نگهداری از صندوق، اجرای قوانین و مقررات مربوط به تنخواه، درخواست تامین مجدد و توزیع وجوه است.
مقررات و اصول استفاده از تنخواه
وجود صندوق تنخواه می‌تواند برخی از موانع برای تامین هزینه‌ها را از میان بردارد و نیاز به گرفتن مجوز از مدیران رده بالا را برطرف کند. با این حال، در دسترس بودن این منبع مالی به این معنا نیست که برای هر هدفی می‌توان به آن دسترسی پیدا کرد.
بسیاری از شرکت‌ها از مقررات سختگیرانه برای مدیریت این صندوق استفاده می‌کنند. اغلب، تعداد کمی از افراد مجاز به تایید پرداخت‌ها هستند و فقط می‌توانند این کار را برای هزینه‌های مربوط به فعالیت‌های ضروری و قانونی شرکت انجام دهند.
ممکن است یک تنخواه‌دار جهت صدور چک برای تامین مالی صندوق‌ها و ثبت واریز و برداشت تنخواه مناسب تعیین شود. تنخواه‌دار موظف به توزیع وجه نقد و جمع‌آوری رسید برای کلیه خریدها یا استفاده از وجوه است. با کاهش کل مقدار تنخواه، دریافت‌ها باید افزایش یابد و به کل مبلغ برداشت‌شده اضافه شود.
حضور یک تنخواه‌دار باعث می‌شود تا وجوه این صندوق در جای امنی نگه داشته شوند و تضمین شود که فقط افراد مجاز به آن دسترسی دارند.
درباره تنخواه دار کیست و تنخواه گردانی چیست؟ بیشتر بدانید.
چگونه می‌توان حساب تنخواه را کنترل کرد؟
بعد از گرفتن پاسخ سوال “تنخواه چیست”، باید این را هم بدانید که کنترل این صندوق هم قواعد خاص خودش را دارد. هر بار که به صندوق تنخواه دست می‌زنید یعنی پول از آن را بیرون می‌آورید، یک برگه سند یا کوپن باید پر شود که به عنوان رسید عمل می‌کند.
در این رسید میزان برداشت، تاریخ، هدف و سایر جزئیات ثبت می‌شود. معمولا این برگه‌ها به صورت الکترونیکی هستند که در یک صفحه اکسل ثبت یا وارد دفتر کل دیجیتال می‌شوند. البته می‌توان برگه‌های کاغذ، همراه با رسیدهای خرید یا پرداخت‌ها را هم بایگانی کرد.
بیشتر بدانید: تنخواه گردانی رایگان در اکسل
پس از یک بازه زمانی مشخص (معمولا یک ماه یا هفته)، زمان تطبیق یا تراز حساب صندوق تنخواه فرا می‌رسد. ابتدا مبلغ فعلی صندوق را یادداشت کنید. سپس، این مقدار را از موجودی اولیه کم کنید.
این مقدار، مبلغ کل برداشت‌شده از حساب در آن بازه زمانی است. در مرحله بعد، مجموع مبلغ تمام برگه‌ها را جمع‌آوری کنید. این رقم باید برابر مبلغ موجودی اولیه باشد.
اگر حساب مطابقت ندارند، باید علت را بررسی کنید. معمولا یا خطای ریاضی به وجود آمده یا رسیدی گم‌شده است. تراز کردن حساب تنخواه معمولا زمانی اتفاق می‌افتد که صندوق باید دوباره پر شود.
تنخواه‌دار همه برگه‌ها یا کوپن‌ها را به صندوقدار یا حسابدار شرکت می‌دهد. رسیدهای تنخواه به عنوان اعتبار، وارد حساب تنخواه در بخش بدهی دفتر کل شرکت می‌شود.
هنگامی که صندوق تنخواه با برداشت چک صادرشده توسط شرکت پر می‌شود، مبلغ به عنوان بدهکار در حساب تنخواه ثبت می‌شود.
مراحل تنخواه‌گردانی
چهار مرحله وجود دارد که معمولا برای تنخواه‌گردانی انجام می‌شود:
تامین نقدینگی برای صندوق تنخواه
پول از حساب بانکی شرکت برداشت و به تنخواه‌دار تحویل داده می‌شود. در دفتر کل حسابداری، یک بدهکاری تحت عنوان تنخواه ثبت می‌شود.
پرداخت وجوه تنخواه و ثبت آنها
مبالغی که از صندوق تنخواه برداشته و به افراد داده می‌شود، در دفتر کل ثبت نخواهد شد، بلکه در پایان دوره یا زمان پر شدن صندوق در دفتر ثبت خواهند شد.
شارژ مجدد تنخواه
وقتی موجودی صندوق تنخواه به اتمام می‌رسد، باید دوباره پر شود. هزینه‌هایی که شده با هم جمع و از مقدار اولیه صندوق کسر و مبلغ باقیمانده به مدیر ابلاغ می‌شود. سپس از آن، صندوق با برداشت پول از بانک، مجددا پر می‌شود.
افزایش نقدینگی صندوق
اگر میزان تراکنش‌هایی که با استفاده از تنخواه پرداخت می‌شوند افزایش یابد، مقدار بودجه تخصیص داده‌شده به صندوق تنخواه باید افزایش یابد. شما میتوانید برای آگاهی بیشتر درباره چگونگی پرداخت تنخواه توسط کارت، مقاله کارت تنخواه | کاربرد و ویژگی های تنخواه کارت را بخوانید.
مزایا و معایب تنخواه
وجود یک صندوق تنخواه مزایای زیادی برای یک شرکت دارد. در بسیاری از موارد، سریع‌ترین، ساده‌ترین و آسان‌ترین راه برای پرداخت هزینه‌هاست. برای پوشش مخارج پیش‌بینی نشده کوچک مثل هزینه پیک برای تحویل پیتزا به جلسه ناهار، یا کرایه تاکسی به خانه برای کارمندانی که تا دیروقت کار می‌کنند، گزینه خوبی است.
این امکان از زمان انتظار برای اینکه فرد دیگری از جیبش برای هزینه‌های مربوط به کار بپردازد یا مجوزی گرفته شود، می‌کاهد. از تنخواه می‌توان برای هزینه‌های همیشگی اما پیش پا افتاده مثل شیر برای یخچال دفتر، تمبر، یا لوازم تمیز کردن، استفاده کرد. با اینکه این کار نباید به یک عادت تبدیل شود اما می‌توان از تنخواه برای پس دادن یا خرد کردن پول مشتریان استفاده کرد.
از جمله معایب انواع تنخواه هم این است که راحت در دسترس هستند و همین مسئله می‌تواند مشکل‌ساز شود. تامین پول برای صندوق تنخواه سخت و گاهی ردیابی آن غیرممکن است.
ناپدید شدن صورتحساب‌ها هم از جمله مشکلاتی است که حتی اگر سیستم دقیقی از رسیدها یا کوپن‌ها داشته باشید، به وفور اتفاق می‌افتد. از طرفی برای نگهداری از صندوق تنخواه، نگهداری سوابق و تطبیق منظم آنها هم باید فردی به عنوان مسئول انتخاب شود.
همچنین شما برای آگاهی از ویژگی های نرم افزار تنخواه گردان و ثبت سفارش آن میتوانید اینجا را کلیک کنید.
پس به طور خلاصه مزایا و معایب تنخواه به این صورت است:
مزایا
- دسترسی فوری بدون نیاز به برنامه‌ریزی یا مجوز قبلی
- برای پرداخت هزینه‌های اضطراری یا نیازهای پیش‌بینی نشده خوب است.
معایب
- ردیابی تنخواه سخت است و احتمال کلاهبرداری، سرقت و سوء استفاده را در پی دارد.
- نیاز به نظارت و ثبت سوابق به صورت دستی دارد.
- برخی آن را منسوخ‌شده یا قدیمی می‌دانند.
انواع تنخواه
تنخواه در حسابداری انواع مختلفی دارد که به منظورهای مختلفی در نظر گرفته می‌شوند:
تنخواه عمومی
این نوع تنخواه مقدار مشخصی از پول است که برای هزینه‌های کوچک و متفرقه کنار گذاشته می‌شود. معمولا هم برای مواردی مثل لوازم اداری، هزینه پست و بازپرداخت‌های جزئی کارمندان به کار می‌آید.
تنخواه ثابت
این تنخواه یکی دیگر از انواع تنخواه و مبلغ ثابتی از پول است که به صورت دوره‌ای و مرتب شارژ می‌شود. یک نمونه رایج آن، مقدار ثابتی از پول است که برای بازپرداخت هزینه‌های مربوط به سفر کاری به کارمندان، کنار گذاشته می‌شود.
تنخواه اضطراری
این نوع تنخواه برای موارد اضطراری کنار گذاشته می‌شود. معمولا هم برای پوشش هزینه‌های فوری مثل شکستگی پنجره یا خراب شدن پرینتر که به طور غیرمنتظره ایجاد می‌شوند، استفاده می‌شود.
تنخواه اختیاری
تنخواه اختیاری، مقداری پولی است که به تشخیص مدیر یا سرپرست برای استفاده در دسترس قرار می‌گیرد. این نوع تنخواه معمولا برای پاداش دادن به کارمندان یا خرید اقلام کوچکی که برای آنها بودجه در نظر گرفته نشده است، استفاده می‌شود.
جمع‌بندی
در جواب اینکه تنخواه چیست، فهمیدیم که تنخواه مقدار کمی پول نقد است که در داخل یک شرکت برای پرداخت هزینه‌ها و مایحتاج جزئی نگهداری می‌شود و معمولا بیش از چند میلیون تومان نیست.
با اینکه استفاده از انواع تنخواه آسان است و گاهی دسترسی به آنها ساده به نظر می‌رسد اما گاهی در معرض سوء استفاده قرار می‌گیرند. اما به هر حال تنخواه لازمه هر شرکتی هستند و گزینه‌های جایگزین زیادی مثل کارت‌های الکترونیکی دارند که امن‌تر هستند.
سوالات متداول
در این بخش به بخشی از سوالات رایجی که در مورد تنخواه پرسیده می‌شود، پاسخ خواهیم داد.
مقدار مجازی که می‌توان در صندوق تنخواه گذاشت، چقدر است؟
مقدار مجاز تنخواه بسته به سیاست‌های داخلی شرکت متفاوت است. به طور کلی، شرکت‌ها بسته به اندازه و تعداد تراکنش‌ها، مبلغی بین 1.5 تا 5 میلیون تومان را تعیین می‌کنند.
دفتر ورودی تنخواه چیست؟
دفتر ورودی تنخواه یک دفتر در حسابداری است که برای ثبت زمان تامین، تکمیل یا استفاده از صندوق، از آن استفاده می‌شود. هنگامی که تنخواه در ابتدا ایجاد می‌شود، یک ورودی برای افزایش حساب در بخش بدهکار ثبت می‌شود.
چه کسی مسئول صندوق تنخواه است؟
معمولا یکی از کارکنان شرکت مسئولیت این صندوق را بر عهده می‌گیرد. البته بهتر است این فرد، بی‌طرف و همینطور مسئولیت‌پذیر باشد.
