همه شرکت‌های موفق روی هزینه‌هایشان نظارت دارند و سرمایه‌گذاری‌های هنگفتی برای پیگیری آنها می‌کنند. اما یکی از هزینه‌هایی که در هر شرکتی وجود دارد و به خاطر خرد بودنش، خیلی شناخته‌شده نیست، تنخواه است.
اگر نمی‌دانید تنخواه چیست، جای نگرانی نیست! ما در ادامه این مقاله هر چیزی که لازم است در مورد تنخواه بدانید را خواهیم گفت و شما را با انواع آن آشنا خواهیم کرد.
تنخواه چیست؟
تنخواه مقدار وجه نقد مختصری است که یک شرکت در اختیار فرد مسئول قرار می دهد تا اقلامی که هزینه آن به قدری ناچیز است که کشیدن چک برایش منطقی نیست را خریداری کند. برای آگاهی از مسئول تنخواه مقاله را مطالعه کنید.
معمولا از آن برای بازپرداخت هزینه خریدهای نسبتا کم‌هزینه مثل کیک تولد برای یک کارمند یا پذیرایی صبحانه برای جلسه صبحگاهی کارکنان، استفاده می‌شود.
درباره آگاهی از نحوه پذیرایی در جلسات مقاله پذیرایی جلسه های اداری را مطالعه کنید.
مقدار تنخواه یک شرکت به اندازه و ماهیت تجارت بستگی دارد. ممکن است یک کسب و کار کوچک فقط به ۵۰۰ هزار تومان نیاز داشته باشد، اما یک شرکت بیشتر از ۵ میلیون تومان باشد.
چند نمونه از معاملاتی که برایشان از تنخواه استفاده می‌شود، عبارتند از:
- لوازم اداری کوچک مثل خودکار، منگنه و…
- پرداخت هزینه ناهار برای گروهی از کارمندان
- بازپرداخت هزینه‌های کوچک مربوط به کار
- قهوه یا تنقلات
- گل، کارت تولد یا سایر هدایای کوچک
- کرایه تاکسی یا ماشین
وظایف مسئولی هم که برای نظارت بر صندوق تنخواه منصوب می‌شود، شامل نگهداری از صندوق، اجرای قوانین و مقررات مربوط به تنخواه، درخواست تامین مجدد و توزیع وجوه است.
مقررات و اصول استفاده از تنخواه
وجود صندوق تنخواه می‌تواند برخی از موانع برای تامین هزینه‌ها را از میان بردارد و نیاز به گرفتن مجوز از مدیران رده بالا را برطرف کند. با این حال، در دسترس بودن این منبع مالی به این معنا نیست که برای هر هدفی می‌توان به آن دسترسی پیدا کرد.
بسیاری از شرکت‌ها از مقررات سختگیرانه برای مدیریت این صندوق استفاده می‌کنند. اغلب، تعداد کمی از افراد مجاز به تایید پرداخت‌ها هستند و فقط می‌توانند این کار را برای هزینه‌های مربوط به فعالیت‌های ضروری و قانونی شرکت انجام دهند.
ممکن است یک مسئول مشخص برای صدور چک جهت تأمین مالی صندوق‌ها و ثبت واریز و برداشت‌ها تعیین شود. این فرد موظف است وجه نقد را توزیع کرده و رسید کلیه خریدها یا استفاده‌های انجام‌شده را جمع‌آوری کند. با کاهش موجودی، دریافت رسیدها باید افزایش یابد و مجموع آن به کل برداشت‌ها افزوده شود.
حضور چنین فردی باعث می‌شود تا وجوه نقدی صندوق‌ها در محلی امن نگهداری شده و اطمینان حاصل شود که تنها افراد مجاز به آن دسترسی دارند.
درباره تنخواه دار کیست و تنخواه گردانی چیست؟ بیشتر بدانید.
چگونه می‌توان حساب تنخواه را کنترل کرد؟
بعد از گرفتن پاسخ سوال “تنخواه چیست”، باید این را هم بدانید که کنترل این صندوق هم قواعد خاص خودش را دارد. هر بار که به صندوق تنخواه دست می‌زنید یعنی پول از آن را بیرون می‌آورید، یک برگه سند یا کوپن باید پر شود که به عنوان رسید عمل می‌کند.
در این رسید میزان برداشت، تاریخ، هدف و سایر جزئیات ثبت می‌شود. معمولا این برگه‌ها به صورت الکترونیکی هستند که در یک صفحه اکسل ثبت یا وارد دفتر کل دیجیتال می‌شوند. البته می‌توان برگه‌های کاغذ، همراه با رسیدهای خرید یا پرداخت‌ها را هم بایگانی کرد.
بیشتر بدانید: تنخواه گردانی رایگان در اکسل
پس از گذشت مدت‌زمانی مشخص، معمولاً یک هفته یا یک ماه، زمان بررسی و تراز صندوق فرا می‌رسد. ابتدا موجودی فعلی را ثبت کرده و آن را از مبلغ اولیه کسر کنید.
عدد به‌دست‌آمده نشان می‌دهد چه مقدار وجه طی این دوره هزینه شده است. در ادامه، باید مجموع مبالغ درج‌شده در رسیدها یا برگه‌های هزینه را محاسبه نمایید. این رقم باید با مبلغ اولیه برابر باشد.
اگر بین این دو عدد اختلافی وجود داشت، باید علت آن بررسی شود؛ معمولاً یا خطای محاسبه رخ داده یا یکی از برگه‌ها مفقود شده است. این کار معمولاً هنگام نیاز به شارژ مجدد انجام می‌گیرد.
مسئول صندوق، تمامی اسناد مربوط به هزینه‌ها را به بخش مالی تحویل می‌دهد تا ثبت شوند. این برگه‌ها به‌عنوان مدارک معتبر در حساب‌های مربوط درج می‌شوند.
زمانی که موجودی صندوق با صدور چک جدید تکمیل می‌شود، وجه دریافتی در بخش بدهکار حساب صندوق ثبت خواهد شد.
مراحل مدیریت صندوق هزینه‌های جاری (تنخواه‌گردانی)
برای مدیریت صحیح این صندوق، معمولاً چهار مرحله اصلی طی می‌شود:
تأمین نقدینگی
در آغاز، مبلغی از حساب شرکت برداشت شده و در اختیار مسئول مربوط قرار می‌گیرد. این مبلغ به‌عنوان بدهکار در دفاتر حسابداری ثبت می‌شود.
پرداخت مبالغ و ثبت هزینه‌ها
وجوه پرداخت‌شده طی دوره، به صورت جداگانه در دفتر کل ثبت نمی‌شوند. ثبت نهایی معمولاً در پایان دوره یا هنگام تسویه انجام می‌گیرد.
بررسی هزینه‌ها و محاسبه مانده
پس از پایان بازه زمانی یا کاهش موجودی، رسیدها جمع‌آوری شده و هزینه‌ها از مبلغ اولیه کسر می‌شود. مانده حساب بررسی شده و گزارشی به مدیر ارائه می‌شود.
شارژ مجدد صندوق
در صورت تأیید هزینه‌ها، وجهی معادل هزینه‌های انجام‌شده مجدداً از بانک برداشت و به صندوق تزریق می‌شود تا آماده استفاده در دوره بعد باشد.
افزایش نقدینگی صندوق
اگر میزان پرداخت‌هایی که از طریق صندوق انجام می‌شود افزایش یابد، لازم است بودجه اختصاص‌یافته به آن نیز متناسب با این تغییر بیشتر شود. برای آشنایی بیشتر با نحوه پرداخت این هزینه‌ها به وسیله کارت، میتوانید مقاله‌ای با عنوان «کارت تنخواه | کاربرد و ویژگی‌های تنخواه‌کارت» را مطالعه کنید.
مزایا و معایب تنخواه
وجود صندوق هزینه‌های جاری مزایای فراوانی برای یک شرکت دارد. در بسیاری از مواقع، سریع‌ترین و ساده‌ترین روش برای پرداخت مخارج فوری به شمار می‌رود. برای نمونه، در شرایطی مانند پرداخت هزینه پیک جهت ارسال غذا به جلسه ناهار یا کرایه تاکسی برای کارمندی که تا دیروقت مانده است، استفاده از این صندوق راه‌گشاست.
این روش، نیاز به پرداخت شخصی کارکنان یا طی کردن مراحل اداری طولانی برای گرفتن مجوز هزینه را کاهش می‌دهد. همچنین، برای مخارج کوچک و همیشگی مانند خرید شیر برای یخچال دفتر، تهیه تمبر یا لوازم نظافت کاربرد دارد. هرچند نباید استفاده از این روش به امری عادی برای همه نیازها تبدیل شود، اما در مواردی مانند خرد کردن پول یا بازگرداندن مبلغ اضافه به مشتری نیز می‌تواند مفید باشد.
در عین حال، استفاده آسان و در دسترس بودن این وجوه ممکن است مشکلاتی ایجاد کند. تأمین دوباره منابع مالی برای صندوق آسان نیست و گاهی ردیابی نحوه مصرف وجه با دشواری همراه است.
یکی از چالش‌های رایج، گم شدن برگه‌های هزینه است؛ حتی اگر سیستم منظمی برای ثبت رسیدها داشته باشید، چنین مواردی غیرقابل اجتناب‌اند. به همین دلیل، انتخاب فردی مسئول برای نگهداری، ثبت و تطبیق منظم صندوق تنخواه اهمیت زیادی دارد.
همچنین شما برای آگاهی از ویژگی های نرم افزار تنخواه گردان و ثبت سفارش آن میتوانید اینجا را کلیک کنید.
پس به طور خلاصه مزایا و معایب تنخواه به این صورت است:
مزایا
- دسترسی فوری بدون نیاز به برنامه‌ریزی یا مجوز قبلی
- برای پرداخت هزینه‌های اضطراری یا نیازهای پیش‌بینی نشده خوب است.
معایب
- ردیابی تنخواه سخت است و احتمال کلاهبرداری، سرقت و سوء استفاده را در پی دارد.
- نیاز به نظارت و ثبت سوابق به صورت دستی دارد.
- برخی آن را منسوخ‌شده یا قدیمی می‌دانند.
انواع تنخواه
در حسابداری، صندوق‌های کوچک متعددی برای تأمین هزینه‌های روزمره و پیش‌بینی‌نشده وجود دارند که هر کدام کاربرد خاص خود را دارند:
صندوق عمومی
مقداری وجه نقد برای پرداخت هزینه‌های جزئی و متفرقه کنار گذاشته می‌شود. این مبالغ معمولاً صرف لوازم اداری، هزینه پست یا بازپرداخت‌های کوچک به کارکنان می‌شود.
مورد ثابت
نوعی از تنخواه است که به‌طور منظم و با مبلغ مشخص شارژ می‌شود. مثلاً برای پرداخت هزینه‌های سفرهای کاری کارمندان، ماهیانه مبلغ ثابتی اختصاص داده می‌شود.
صندوق اضطراری
برای مقابله با هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده مانند شکستگی تجهیزات یا خرابی ناگهانی دستگاه‌ها، وجهی به‌صورت ذخیره نگهداری می‌شود.
مورد اختیاری
این نوع از تنخواه با صلاحدید مدیر یا سرپرست استفاده می‌شود و معمولاً برای تشویق کارمندان یا خرید اقلام کوچک خارج از بودجه مشخص به کار می‌رود.
جمع‌بندی
در پاسخ به این سؤال که «تنخواه چیست»، می‌توان گفت مقدار مشخصی وجه نقد است که در شرکت‌ها برای پرداخت هزینه‌های کوچک و روزمره نگهداری می‌شود؛ معمولاً هم رقم آن چند میلیون تومان بیشتر نیست.
اگرچه کار با این صندوق‌ها آسان به نظر می‌رسد و دسترسی به آن راحت است، اما گاهی احتمال سوء‌استفاده وجود دارد. با این حال، وجود چنین سازوکاری در هر شرکت ضروری است. البته روش‌های جدیدتری مانند کارت‌های الکترونیکی نیز وجود دارند که از نظر امنیت، قابل اطمینان‌تر هستند.
اگر علاقه دارید با این مفهوم و نحوه مدیریت آن بیشتر آشنا شوید و همه چیز را به‌صورت ساده و کاربردی یاد بگیرید، پیشنهاد می‌کنیم این ویدیو را از دست ندهید. در آن، همه نکات به شکلی روشن و قابل‌فهم ارائه شده تا در زمان کوتاه، بیشترین بهره را ببرید.
مشاهده ویدئو توضیح جامع درباره تنخواه گردانی
سوالات متداول
حداکثر مبلغی که می‌توان در این صندوق قرار داد چقدر است؟
این رقم بسته به سیاست‌های مالی هر شرکت متفاوت است. معمولاً شرکت‌ها با توجه به حجم فعالیت و تعداد پرداخت‌های روزمره، مبلغی بین ۱.۵ تا ۵ میلیون تومان در نظر می‌گیرند.
دفتر ورودی چیست و چه کاربردی دارد؟
دفتر ورودی، یکی از دفاتر حسابداری است که برای ثبت زمان تأمین وجه، شارژ مجدد یا برداشت‌ها به کار می‌رود. هنگام ایجاد اولیه، مبلغ واریزشده در سمت بدهکار ثبت می‌شود.
چه کسی مسئول نگهداری از این صندوق است؟
در بیشتر موارد، یکی از کارکنان شرکت به عنوان مسئول انتخاب می‌شود. بهتر است فردی بی‌طرف، دقیق و قابل اعتماد این وظیفه را بر عهده بگیرد.
