با اینکه تنخواه‌گردانی، باعث می‌شود کارکنان مجبور نشوند از جیب خود هزینه‌های مربوط به شرکت را پرداخت کنند، اما معمولا این هزینه‌ها جایی ثبت نمی‌شوند زیرا خرج‌های جزئی هستند.
همچنین، گاهی اوقات ردیابی آنها دشوار هم هست زیرا معمولا رسیدی در کار نیست. اینجاست که باید یک آئین نامه تنخواه‌گردان وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که احتمال هیچ سوء استفاده‌ای وجود ندارد.
ما در این مقاله، با نگاهی دقیق‌تر به اهمیت این اصول خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.
تعریف آئین نامه تنخواه‌گردان
قبل از پرداختن به آئین نامه های مربوط به تنخواه، بهتر است به تعریف این اصطلاح بپردازیم. تنخواه یا تنخواه‌گردان (Petty Cash)، مقدار کمی پول است که نزد شرکت برای پرداختن هزینه‌های همیشگی اما کوچک آن شرکت، نزد یک نفر که به او تنخواه‌دار می‌گویند، نگه داشته می‌شود. همانطور که گفتیم باید یک سری اصول وجود داشته باشد تا بتوان طبق آنها این کار را انجام داد.
آئین نامه تنخواه‌گردان، مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و روش‌هایی است که استفاده و مدیریت تنخواه تحت فرمان آن انجام می‌شود.
این اصول به طور کلی برای تامین مجدد اقلام مورد نیاز یا خرید لوازم اداری، هزینه ارسال و پست و تعمیرات جزئی استفاده می‌شود. تنخواه‌دار هم مسئول آن است که اطمینان حاصل کند این مبلغ جای مناسبی خرج می‌شود.
هدف از ایجاد آئین نامه تنخواه‌گردان چیست؟
هدف اصلی از ایجاد چنین آئین نامه ای اینست که اطمینان حاصل شود که صندوق‌های تنخواه به درستی هزینه می‌کنند. یک آئین نامه درست باید اهداف زیر را برآورده کند:
1-تعیین روش پرداخت تنخواه
آئین نامه باید به وضوح روش پرداخت تنخواه به فردی که مسئولیت گرداندن آن را بر عهده دارد را بیان کند.
2-مستندسازی
آئین نامه تنخواه‌گردان با ثبت قواعد درست مربوط به پرداخت‌ها و استفاده از تنخواه، باید تمامی مخارج را مستندسازی کند.
3-گزارش
آئین نامه تنخواه شامل دستورالعملهایی است که باید دنبال شود. این دستورات باید طوری باشند که تمام هزینه‌هایی که از تنخواه در طول سال خرج شده است را گزارش دهد.
4-پیشگیری از سرقت و سوء استفاده
آئین نامه تنخواه باید شامل جزئیات چارچوب مورد نیاز برای اطمینان از جلوگیری از سرقت و سوء استفاده از صندوق تنخواه باشد. همچنین لازم است اقدامات اصلاحی که باید برای متخلفان انجام شود را شرح دهد.
اهمیت آئین نامه تنخواه
آئین نامه تنخواه‌گردان تضمین می‌کند که یک شرکت در هزینه‌هایش صرفه‌جویی کند. در واقع با وضع اصولی برای جلوگیری از سرقت و سوء استفاده از بودجه، به یک شرکت کمک می‌کند تا در بودجه‌ای که در غیر این صورت از بین می‌رود، صرفه‌جویی کند.
این آئین نامه باعث می‌شود یک استراتژی برای گزارش‌دهی شفا‌ف‌تر به وجود بیاید. همچنین کمک می‌کند تا تصمیمات مالی آگاهانه‌تر گرفته شوند. درباره تصمیم گیری مالی و اهمیت آن بیشتر آشنا شوید.
مزایای وجود یک آئین نامه
وجود یک سری اصول و قواعد برای تنخواه‌گردان مزایای زیادی به همراه دارد که در نتیجه، فرایند پرداخت را ساده و مکانیسمی را برای ردیابی آن ایجاد می‌کند. این مزایا عبارتند از:
مدیریت نقدی
آئین نامه تنخواه‌گردان به مدیریت موثرتر نقدینگی کمک می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا روی مقادیر کم پول نقدی که برای هزینه‌های روزانه مصرف می‌کنید، کنترل و نظارت داشته باشید.
کاهش ریسک
وجود دستورالعمل‌های واضح، به کاهش تقلب و سوء استفاده از وجوه نقدی کمک می‌کند.
افزایش پاسخگویی
از آنجا که برای تنخواه‌گردانی طبق آئین نامه ، باید سوابق دقیق تمام معاملات و رسیدها در دسترس باشد، پاسخگویی و شفافیت افزایش می‌یابد.
افزایش دقت
این قواعد باعث می‌شود مطمئن شوید که تمام هزینه‌ها محاسبه می‌شوند. این امر دقت گزارش مالی را بالاتر می‌برد و به تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کند.
صرفه‌جویی در وقت
این دستورالعمل‌ها دسترسی کارکنان به بودجه‌های خُرد را سریعتر می‌کند و در نتیجه باعث می‌شود در زمان انجام کارهایی که به مبالغ کم نیاز دارند، صرفه‌جویی شود.
رویه ایجاد یک آئین نامه تنخواه‌گردان چیست؟
این آئین نامه مجموعه‌ای از قوانین و دستورالعمل‌ها برای مدیریت صندوق تنخواه است.
مراحل ایجاد چنین دستورالعملهایی به این صورت است:
1-پر کردن فرم درخواست
تنخواه‌دار هر گونه هزینه‌های اضافی را فهرست می‌کند. در واقع این لیست مبلغ، تاریخ و هدف هر هزینه را نشان می‌دهد. حسابدارها فرم را بررسی و آن را تایید می‌کنند.
2-تامین تنخواه
یک چک با مبلغ مقدار مورد نیار برای تامین تنخواه به صندوقدار داده می‌شود. این شخص چک را واریز و وجوه را به پول نقد تبدیل می‌کند.
بیشتر بخوانید: کارت تنخواه | کاربرد و ویژگی های تنخواه کارت
3-اضافه کردن پول نقد به صندوق
بعد، صندوقدار پول را به تنخواه‌دار می‌دهد تا او آن را به صندوق اضافه کند. اگر یک دفتر مخصوص وارد کردن هزینه‌های تنخواه وجود داشته باشد، فرد مسئول مبلغ دریافت‌شده را وارد و حساب‌ها را به روز می‌کند.
4-ثبت هزینه جدید در دفتر کل
یک حسابدار مخارج را در دفتر کل به عنوان هزینه ثبت می‌کند.
چه اتفاقی می‌افتد اگر چنین آئین نامه ای وجود نداشته باشد؟
اگر آئین نامه تنخواه وجود نداشته باشد، مشکلات زیادی از قبیل سوء استفاده از بودجه تا هزینه‌های خارج از کنترل به راحتی رخ می‌دهد.
چند نمونه از مشکلاتی که اگر دستورالعملهایی وجود نداشته باشد اتفاق می‌افتد، عبارتند از:
سوء استفاده، سرقت یا کلاهبرداری
بدون وجود قوانین روشن و نبود کنترل بر حساب تنخواه، برخی از کارکنان ممکن است وسوسه شوند که از صندوق برای اهداف شخصی یا نامناسب استفاده کنند. این امر منجر به ضرر و زیان برای شرکت و عواقب قانونی برای مجرمان می‌شود.
هزینه اضافی و غیر ضروری
اگر مقدار تنخواه حد مشخصی نداشته باشد و هدف از هزینه‌ها معلوم نشود، برخی از کارکنان ممکن است از پول صندوق برای خریدهای غیر ضروری یا اضافی استفاده کنند. این امر بازدهی و سودی که قرار است شرکت داشته باشد را کاهش می‌دهد و مشکل نقدینگی ایجاد می‌کند.
ایجاد اشتباه یا اختلاف حساب
بدون وجود مستندات مناسب، ممکن است در سوابق هزینه‌ها اشتباه یا تناقض رخ دهد که می‌تواند حسابرسی صندوق را دشوار کند و باعث ایجاد مسائل مالیاتی شود. درباره تمام مسئولیت های فرد تنخواه گردان میتوانید مقاله مهم ترین وظایف تنخواه دار را مطالعه کنید.
آئین نامه تنخواه‌گردان
در ادامه سعی داریم آئین نامه های تنخواه که بهتر است طبق آنها تنخواه‌گردانی شود را با هم مرور کنیم.
- صندوق‌های تنخواه‌گردان، برای خریدهای کوچک و اتفاقی در نظر گرفته شدهاند. مبلغ صندوق نباید از مقدار هزینه‌های مورد نیاز در یک دوره 45 روزه تجاوز کند.
- در صورتی که قرار است صندوق تنخواه بسته شود، مسئول آن باید مبلغ موجود را به حساب شرکت برگرداند.
- افرادی که می‌خواهند از تنخواه استفاده کنند، باید رسیدها را امضا کنند. برای هر پرداخت هم باید اطلاعات زیر مستند شود:
- گیرنده وجه
- تاریخ خرید
- مقدار خرید
- شرح خرید و هدف از انجام آن
- هنگامی که صندوق تنخواه‌گردان خالی می‌شود، باید یک فرم بازپرداخت تکمیل شود. فرم بازپرداخت باید توسط رئیس بخش مربوطه تایید شود.
- تنخواه نباید به حساب‌های بانکی شخصی واریز شود یا با سایر وجوه ترکیب نشود.
- طبق آئین نامه تنخواه‌گردان، لازم نیست برای تنخواه، حساب‌های بانکی ایجاد شود.
- خرید کالاها و خدمات بیش از مبلغ مشخصی نباید با پول نقد انجام شود. خرید بیش از این حد تعیین شده باید با استفاده از کارت‌های مخصوص خرید انجام شود.
- تنخواه نباید برای موارد زیر صرف شود:
- حقوق، دستمزد یا پرداخت‌های مشابه به افراد
- خرید کالاها و خدمات برای استفاده شخصی اعضای هیئت مدیره شرکت یا کارکنان
- چک‌های نقدی برای کارکنان یا افراد دیگر
- هزینه‌های متفرقه و مربوط به سرگرمی. چنین هزینه‌هایی باید به حساب‌های مربوطه واریز شوند.
- تنخواه باید سر وقت به تنخواه‌دار داده شود و فقط هم توسط این یک نفر استفاده شود.
- هنگام حسابرسی، تنخواه‌دار باید گزارش کاملی از هزینه‌ها را در اختیار حسابرس قرار دهد.
- تنخواه‌دار هر کسی که باشد، رئیس یا مدیر شرکت در نهایت مسئول کنترل تنخواه است.
- طبق آئین نامه تنخواه‌گردان، تحت هیچ شرایطی نمی‌توان از پول نقد برای هزینه‌های شخصی یا وام استفاده کرد.
- صندوق‌های تنخواه باید در پایان هر سال مالی بسته و حسابرسی شوند.
- هزینه‌هایی مثل هزینه سفر، وعده‌های غذایی، هزینه بلیط و حمل و نقل یا سایر هزینه‌های مربوط به سفر را نباید از تنخواه برداشت.
- سوء استفاده از صندوق تنخواه (مثل هزینه‌هایی از قبیل وام‌ها و هزینه‌های شخصی یا غیرموجه) منجر به مصادره و لغو صندوق خواهد شد.
- هیچوقت اجازه دسترسی چندین نفر به تنخواه را ندهید (دسترسی بقیه کنترل تنخواه را از دستتان درمی‌آورد.)
- صندوق باید به طور منظم مجددا پر شود تا به مقدار اولیه برسد.
- اگر سوالی در مورد صندوق، سازمان یا حساب وجود دارد، باید از تنخواه‌دار یا رئیس بخش پرسیده شود.
نتیجه گیری
یک آئین نامه تنخواه‌گردان که به خوبی طراحی شده باشد، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های جزئیشان را ساده‌تر و از سوء مدیریت مالی جلوگیری کنند.
با وجود دستورالعمل‌های شفاف، شرکت‌ها می‌توانند تقلب و ریسک را به حداقل برسانند، کارمندان را نسبت به هزینه‌ها پاسخگوتر و اطمینان حاصل کنند که تمام معاملات با دقت ثبت می‌شوند.
شاید مبلغ تنخواه ناچیز باشد اما تاثیر زیادی در سلامت مالی دارد. به همین دلیل باید یک سیستم قوی برای رسیدگی به تمام جوانب تنخواه اجرا شود.
سوالات متداول
در ادامه به چند سوال متداول در مورد این آئین نامه پاسخ می‌دهیم.
طبق آئین نامه تنخواه‌گردان، مبلغ این صندوق باید تا چه حد باشد؟
مبلغ صندوق آئین نامه بستگی به اندازه شرکت و هزینه‌هایی که می‌کند، دارد. اما این مبالغ معمولا باید جزئی باشند.
قوانین GAAP در مورد تنخواه چه می‌گوید؟
قوانین GAAP برای تنخواه عبارتند از:
1-ایجاد یک صندوق
2-انتساب یک تنخواه‌دار
3-ثبت معاملات
4-پر کردن صندوق
5-بررسی و حسابرسی
