تنخواه مبلغی است که برای پرداخت هزینه‌های خرد و جاری شرکت در اختیار شخص و یا اشخاصی از کارکنان مجموعه قرار می‌گیرد. به فردی که تنخواه در اختیار او قرار می‌گیرد تنخواه دار می‌گویند. تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه گردان پرداخت می‌شود باید به همراه فاکتور و رسید پرداخت در اختیار حسابداری شرکت قرار می‌گیرد.
نکته مهمی که در هنگام ثبت رسید هزینه‌های تنخواه باید مورد توجه قرار گیرد این است که این فاکتور و رسیدها باید شامل تاریخ و زمان پرداخت و همچنین مبلغ و توضیح مورد پرداخت باشد. هزینه‌های تنخواه، هزینه‌های خرد شرکت هستند ولی همین هزینه‌های جزئی در کل می‌توانند هزینه زیادی را متحمل شرکت کنند؛ به همین دلیل مدیریت هزینه‌های خرد در هر سازمان بسیار اهمیت دارد.
تنخواه‌گردان چیست؟
به کسی که مبلغ تنخواه به وی پرداخت می‌شود و وظیفه پرداخت هزینه‌های خرد جاری مجموعه به او سپرده می‌شود، تنخواه دار گفته می‌شود. در شرکت‌های مختلف تنخواه گردانی به عنوان یک شغل مهم و حساس شناخته می‌شود و باید یک شخص صادق و درستکار در امور کاری شرکت باشد.
همواره هزینه‌های نقدی خرد مختلفی در شرکت وجود دارد که پرداخت سریع آن ضرورت دارد. همچنین برای پرداخت هزینه‌های جزئی نیازی به درگیر کردن مدیران شرکت به فرآیند پرداخت نیست و در اینجاست که تنخواه گردانی ضرورت پیدا می‌کند.
تنخواه چیست؟
همان‌طور که تا به اینجا متوجه شدید، برای پرداخت هزینه‌های خرد و جزئی در سازمان‌ها یک مبلغ بصورت جدا درنظر گرفته می‌شود و به آن تنخواه گفته می‌شود. مبلغ تنخواه در اختیار یک فرد صادق که مسئولیت پرداخت هزینه‌ها را برعهده دارد واگذار می‌شود.
در شرکت‌ها و موسسات و حتی ارگان‌های غیر‌رسمی، فردی به عنوان تنخواه‌گردان انتخاب می‌شود. وظیفه تنخواه‌گردان این است که مخارج جزئی و مبالغ پایین را از حساب تنخواه تامین نماید.
اگر با پیچ و خم‌های شغل حسابداری آشنا باشید اطلاع دارید که هزینه کردن مقداری پول ممکن است بر روی چند حساب تاثیرگذار باشد. با توجه به همین مساله هم، با خرج شدن مبلغی کم و ناچیز حسابداران مجبور خواهند شد که یک یا چند حساب را از دفاتر خود کم و زیاد نمایند و این کار خیلی صحیح نیست. برای رفع چنین آسیبی، حساب تنخواه درست شده است.
بسیاری از مخارج همانند کرایه تاکسی و آژانس مهمانان، خرید بعضی اقلام ضروری و … را نیازی نیست در دفاتر اصلی حسابداری ثبت کنند و اساسا چنین کاری هم فایده‌ای برای سازمان‌ها ندارد. پس حسابی درست می‌شود با عنوان «تنخواه» و دیگر ریز اقلام خرج شده در دفتر حسابدار وارد نمی‌شود.
اگر مایل هستید در این مورد اطلاعات بیشتر و دقیق‌تری کسب کنید و به خوبی با پرسش این سوال که تنخواه گردان چیست و چه وظایفی دارد، دعوت می‌کنیم ادامه مطلب را مطالعه بفرمایید.
وظایف تنخواه گردان
در ابتدای هر سال، حساب‌های جدید در دفاتر اصلی حسابداران موسسه درست می‌شوند. حساب‌هایی از جمله تمام دارایی‌ها، تمام بدهی‌ها و اصل سرمایه موسسه.
یکی از اقلامی که در بخش دارایی‌ها ایجاد می‌شود، حساب «نقد یا بانک» نام دارد. در همین بخش است که حساب تنخواه وارد می‌شود تا فردی که به عنوان تنخواه‌گردان معین شده، بتواند از آن حساب برداشت یا به آن واریز داشته باشد.
پس از ایجاد حساب، براساس تخمینی که موسسه می‌زند، این حساب شارژ می‌شود. در پایان سال یا دوره مالی شرکت نیز، اگر در آن باقیمانده وجود داشته باشد، به حساب یا بانک واریز می‌گردد.
به صورت رسمی، هر گاه خرج خاصی برای سازمان پیش آید، چک کشیده می‌شود. در کنار کشیدن چک، می‌توان اجازه برداشت از حساب بانکی موسسه را هم صادر نمود. مشخصا با اتفاق افتادن هر کدام از این موارد، نیاز به صدور مجوز از سوی مسئولین وجود دارد. اما هنگامی‌که بخواهید هزینه‌ای جزئی را پرداخت نمایید، بعد از کسب اجازه از مسئولین مالی می‌توان به راحتی از فردی که به عنوان تنخواه‌گردان تعیین شده به صورت دستی پول گرفت.
اما در کنار موارد ذکر شده، فرد تنخواه‌گردان موظف است که با هر هزینه‌ای که انجام می‌شود و هر مبلغی که از حسابش کسر می‌گردد، به حسابداری شرکت اسناد مربوطه را تحویل دهد. برای مثال، اگر نیاز بوده که برای پذیرایی از مهمانان شرکت چند نوع میوه و شیرینی خریداری شود و او هزینه این موارد را پرداخت کرده، باید فاکتورهای خرید را به حسابداری تحویل دهد.
اسناد تحویل داده شده از سوی او، با درج زمان و هزینه به صورت دقیق، در دفتر بایگانی ثبت می‌شود. قبل از اینکه اسناد در بایگانی موسسه ذخیره شوند هم لازم است که به امضای مدیر حسابداری و مدیر تنخواه برسد.
تنخواه‌گردان چه کسی است و چگونه انتخاب می‌شود؟
تنخواه‌گردان را هیات‌مدیره موسسه انتخاب می‌کند. عموما فردی انتخاب می‌شود که سابقه نسبتا طولانی در آنجا دارد و مهم‌تر آنکه، باید خوشنام و مورد اعتماد اعضای هیات‌مدیره باشد.
تنخواه‌گردان وجه مشخصی را دریافت می‌کند و باید این مبالغ را در جهت امورات سازمان هزینه نماید. بنابراین، باید از تمام قوانین مالی موسسه و زیر و بم‌های اداری آنجا مطلع باشد و ترجیحا از قوانین و اصول حسابداری نیز باخبر باشد.
درست است که مخارجی که بر عهده چنین شخصی قرار گرفته‌اند مبالغ کم و نسبتا ناچیزی هستند اما امور جاری شرکت دقیقا با همین هزینه‌ها تامین می‌شوند. پس اگر او وظایف خود را به درستی و شفافیت کامل انجام دهد، امور جاری سازمان با سرعت بالا و به نحو احسن انجام خواهند شد. در غیر این صورت ممکن است که با خسارات و زیان‌های فراوانی مواجه شوند.
روش کار تنخواه‌گردان چگونه است؟
برای انجام این وظیفه، دو نوع کلی در نظر گرفته شده که هر سازمانی بنا بر مصالح و مقتضیات خودش یکی از این دو روش را انتخاب می‌کند.
اما قبل از معرفی آن‌ها، بهتر است که با کارت تنخواه‌گردان آشنا شوید. این کارت دارای محدودیت است و پس از رسیدن به محدوده‌اش، مجددا توسط حسابداری موسسه شارژ می‌گردد.
کارت تنخواه‌گردان به خاطر اینکه ماهیت پول نقد دارد، غالب اوقات بدون رمز طراحی می‌شود. در بعضی موارد از کارت‌های اعتباری و در برخی مواقع هم، از کارت‌های پیش‌پرداخت استفاده می‌کنند.
این کارت ابزار مهمی برای فردی است که این وظیفه را بر عهده دارد. مراقبت از آن و محافظت از رمز (اگر رمزی تعیین شده باشد) جزء دیگر وظایف او هستند.
تنخواهگردانی دو نوع است: ثابت و متغیر
تنخواهگردانی به روش ثابت:
طبق این روش، هر بار یک مبلغ ثابت را برای حساب مورد‌نظر واریز می‌کنند و کارت مخصوص شارژ می‌شود. تنخواه‌گردان هم هر بار که هزینه‌ای از حسابش انجام شود و پولی از کارتش کسر شود، باید مدارک و اسناد مربوط به آن تراکنش را تحویل بخش حسابداری دهد.
هر موقع که مقدار پول داخل حساب صفر یا نزدیک به صفر شد، مسئول آن حساب اسناد و مدارک را تحویل حسابداری و بعد هم تحویل بخش بایگانی می‌دهد. در مقابل، مسئولین بخش حسابداری با صدور یک چک یا تراکنش به شیوه کارت به کارت، حساب او را دوباره شارژ می‌کنند.
پس از به پایان رسیدن دوره مالی یا سال مالی، حساب تنخواه صفر شده و بسته می‌گردد. باقیمانده آن هم به حساب وجه نقد یا بانک واریز شده و عملا هنگام آغاز سال جدید هیچ اسمی از حساب تنخواه سال گذشته به چشم نمی‌خورد. تاثیرات هزینه‌هایی که از آن صورت گرفته‌اند فقط بر روی حساب نقد یا بانک و البته در حساب دارایی‌ها قابل بررسی خواهد بود.
تنخواهگردانی به روش متغیر
سقف مبلغ این حساب، توسط مدیران ارشد تعیین می‌شود و آن‌ها هر بار با توجه به شرایط موجود این سقف را مشخص می‌کنند.
همچنین در این روش، محدوده زمانی برای مبالغ در نظر می‌گیرند و مثلا گفته می‌شود که این میزان پول برای سه ماه پیش‌رو و برای مخارج مشخص شده در بخشنامه به حساب تنخواه واریز می‌شود. پس از پایان دوره و صفر شدن آن حساب، فرد مسئول تمام اسناد و مدارک مربوطه را تحویل می‌دهد و شارژ مجدد صورت می‌گیرد.
حساب تنخواه شامل چه هزینه‌هایی است؟
برای پاسخ دادن به این سوال، باید این نکته را ذکر کرد که بسیاری از هزینه‌های وارد شده در حساب با توجه به نوع فعالیت و تصمیم‌گیری مدیرانش انتخاب شده‌اند.
پس مطمئنا حساب تنخواه یک شرکت با شرکتی دیگر متفاوت است. اما بعضی از اقلام هزینه‌ای در بیشتر موسسات به صورت مشترک در تنخواه وارد می‌شود، از جمله آن‌ها این موارد هستند:
1. پول رفت و آمد و حمل و نقل
2. پرداخت قبوض برق، آب، گاز و تلفن
3. شارژ اینترنت
4. خرید موارد خوراکی مثل چایی، قند، آب معدنی و …
5. هزینه پست کردن نامه یا مدارک برای موسسات یا افراد خارج از سازمان
6. هزینه تعمیر کردن فوری بعضی وسایل
7. هزینه نصب بنر یا استند تبلیغاتی به مامور نصب
8. و…
نکات تکمیلی برای آشنایی بیشتر با تنخواه گردان
تا اینجا سعی کردیم که شما با را وظایف تنخواه‌گردان و ابزار، اصول و روش‌های کاری او آشنا کنیم. در حیطه شغلی چنین فردی، نکات جانبی وجود دارند که بهتر است با این موارد هم آشنا شوید.
1. این شغل خطرات خاص خود را دارد. اگر چه مسئول این حساب باید مورد اعتماد هیات‌مدیره قرار داشته باشد، اما باید دقت کند که تمام مخارج انجام شده با فاکتور و دیگر اسناد انجام شوند. بعد از هر پولی که از حساب هزینه می‌شود از طرف مقابل رسید معتبر دریافت کند.
2. در ادامه مورد قبلی، باید این را هم اضافه کنیم که یکی از بدترین اتفاقاتی که در این حیطه رخ می‌دهد این است که شارژ این حساب به صورت پراکنده و نامنظم انجام شود. اگر گزارش‌دهی تنخواه گردان کامل و شفاف باشد و پس از صفر شدن حساب پیگیر عملیات شارژ حسابش باشد، اتفاقی رخ نخواهد داد.
3. پس از اینکه فرد مورد‌نظر موسسه برای این شغل انتخاب گشت، او موظف است که ضمانت نامه‌ای را به صورت چک یا سفته تحویل واحد حسابداری بدهد.
4. این شخص به هیچ عنوان و برای هیچ‌کدام از پرسنل و حتی مدیران اجازه ندارد که بدون ثبت و دریافت سند و رسید، پولی را از حساب خارج کند.
5. هنگامی‌که تنخواه‌گردان می‌خواهد رسیدها و اسناد را تحویل واحد حسابداری دهد، باید این موارد در آن‌ها لحاظ شده باشند: رقم هزینه شده به عدد و حروف، نام سازمان یا فروشگاهی که از آنجا خرید صورت گرفته، اگر بر روی فاکتور کوچک‌ترین خدشه‌ای ایجاد شده باشد اجازه بایگانی کردن آن را ندارند، پس حتما به واضح بودن کد اقتصادی، مبالغ، تاریخ، نام موسسه و شرکت، شماره ملی خریدار، شماره سریال فاکتور و … دقت کنید.
6. بعضی از موسسات توانسته‌اند سیستم‌های هوشمند تتنخواه‌گردانی را مورد استفاده قرار دهند. با وارد شدن چنین سیستم‌هایی بسیاری از اشتباهات رخ نمی‌دهد و مدیر تنخواه‌گردان بدون نقص و اشتباه وظایفش را انجام خواهد داد. پس بهتر است که با این سیستم‌های جدید هم آشنا شوید.
 |
نرم‌افزار جامع مدیریت تنخواهداریمدیریت فرایند تنخواه‌داری و تهیه گزارش‌های تنخواه‌گردان |
|---|
مواردی که باید در حساب تنخواه رعایت شود:
- قبل از تشکیل حساب تنخواه باید صلاحیت فرد تنخواه دار بررسی و اثبات شود.
- میزان مبلغب که قرار است به عنوان تنخواه درنظر گفته شود، توسط هیئت مدیره سازمان مشخص می‌شود.
- ترجیحا و در صورت امکان نباید پرداخت‌ها بصورت پراکنده و نامنظم باشند.
- رسید پرداخت وجه تنخواه ثبت و بایگانی می‌شود.
رسید تنخواه گردان
در رسیدی که به حسابداری ارائه می‌شود، مبلغی که هزینه شده است و نام فروشگاه و یا سازمانی که از آن خرید شده است نیز بطور کامل آورده می‌شود.
در نهایت تنخواه دار و مسئول حسابداری باید رسید پرداخت را امضا کنند و این رسید به عنوان یک سند رسمی بایگانی خواهد شد.
پرسش و پاسخ های متداول:
- آیا فرآیند خرید جزئی از وظایف تنخواهدار است؟
تنخواه‌گردان می‌تواند به دو صورت وظایف خود را به انجام برساند: خود مسئول خرید و پرداخت هزینه باشد؛ تنها مسئول پرداخت هزینه باشد. در نهایت این موضوع بستگی به تصمیمات شرکت دارد.
- پرداخت وجه توسط تنخواهدار به چه صورت است؟
تنخواهدار می‌بایست با دریافت فاکتور رسمی، مبلغ فاکتور را به صورت نقدی پرداخت کند و یا به حساب فرد مورد نظر واریز کند.
- تضمین تنخواه‌گردان چیست؟
از شخصی که تنخواه به او سپرده می‌شود، ضمانتی مانند سفته دریافت می‌شود که تضمین تنخواه‌گردان نام دارد.
