آیین‌ نامه تنخواه گردان یکی از مهم‌ترین ابزارهای مالی برای مدیریت هزینه‌های روزمره شرکت‌هاست. با وجود اینکه تنخواه گردانی باعث می‌شود کارکنان مجبور نباشند هزینه‌های مربوط به شرکت را از جیب خود پرداخت کنند، اما معمولاً این مخارج به دلیل جزئی بودن ثبت نمی‌شوند. علاوه بر این، ردیابی چنین هزینه‌هایی دشوار است، زیرا در بسیاری از موارد رسیدی برای آنها وجود ندارد. همین مسئله ضرورت وجود یک آیین‌نامه مشخص را پررنگ‌تر می‌کند تا از بروز هرگونه خطا یا سوءاستفاده جلوگیری شود.

در این مقاله با نگاهی دقیق‌تر به اهمیت این اصول و دستورالعمل‌ها خواهیم پرداخت.

تعریف آیین‌ نامه تنخواه گردان

پیش از پرداختن به آیین نامه‌های مربوط به تنخواه، بهتر است تعریف این اصطلاح را روشن کنیم. تنخواه یا تنخواه گردان (Petty Cash) مبلغی اندک پول است که نزد کارمندانی از شرکت که به آنها تنخواه‌دار گفته می‌شود، نگهداری می‌شود تا برای پرداخت هزینه‌های روزمره و کوچک شرکت، مورد استفاده قرار گیرد.

برای مطالعه بیشتر: تنخواه چیست؟ آشنایی با انواع آن

همان‌طور که اشاره شد، برای مدیریت صحیح این فرآیند، باید مجموعه‌ای از اصول و دستورالعمل‌ها وجود داشته باشد.

آیین نامه تنخواه گردان، مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و روش‌ها است که بر استفاده و مدیریت تنخواه نظارت می‌کند.

این اصول عمدتاً برای تأمین مجدد اقلام مورد نیاز، خرید لوازم اداری، هزینه‌های ارسال و پست، و تعمیرات جزئی کاربرد دارند. همچنین، تنخواه‌دار مسئول است تا اطمینان حاصل کند که این مبلغ صرف موارد مناسب و مجاز می‌شود.

هدف از ایجاد آئین‌ نامه تنخواه گردان چیست؟

هدف اصلی از ایجاد آیین نامه تنخواه گردان، اطمینان از این است که تنخواه به‌صورت صحیح و شفاف مدیریت شوند و تمام هزینه‌ها مطابق اصول و قوانین ثبت شوند. یک آئین‌نامه جامع و درست باید اهداف زیر را دنبال کند:

• تعیین روش پرداخت تنخواه

آیین نامه باید به‌وضوح روش پرداخت تنخواه به فردی که مسئولیت گرداندن آن را بر عهده دارد، مشخص کند. این شامل نحوه دریافت مبلغ، سقف پرداخت و شرایط استفاده از تنخواه می‌شود تا هیچ ابهامی در این فرآیند وجود نداشته باشد.

• مستندسازی هزینه‌ها

یکی از مهم‌ترین اهداف آیین نامه تنخواه گردان، ثبت و مستندسازی تمام مخارج است. با تعیین قواعد واضح برای پرداخت‌ها و استفاده از تنخواه، هر هزینه‌ای که از تنخواه پرداخت می‌شود، باید با رسید یا سند معتبر ثبت شود. این امر به شفافیت مالی و حسابرسی دقیق کمک می‌کند.

• گزارش‌دهی کامل و منظم

آیین نامه تنخواه شامل دستورالعمل‌های مشخصی برای گزارش‌دهی هزینه‌ها است. این دستورالعمل‌ها باید به گونه‌ای باشند که تمام مخارج تنخواه در طول سال مالی به‌طور دقیق گزارش شود و مدیران بتوانند تصویر دقیقی از وضعیت مالی شرکت داشته باشند.

• پیشگیری از سرقت و سوءاستفاده

یکی از مهم‌ترین دلایل تدوین آیین نامه تنخواه گردان، جلوگیری از سرقت و سوءاستفاده از تنخواه است. آئین‌نامه باید چارچوبی روشن برای کنترل و نظارت بر هزینه‌ها تعیین کند و همچنین اقدامات اصلاحی و تنبیهی برای متخلفان را مشخص نماید.

اهمیت آیین‌ نامه ‌ تنخواه

وجود آیین نامه تنخواه گردان در شرکت‌ها باعث می‌شود که هزینه‌ها با نظم و شفافیت بیشتری مدیریت شوند و از هدررفت بودجه جلوگیری شود. با تدوین اصول و روش‌های مشخص، شرکت‌ها می‌توانند علاوه بر پیشگیری از سوءاستفاده، صرفه‌جویی قابل‌توجهی در بودجه‌های خرد داشته باشند.

این آیین نامه به ایجاد یک سیستم گزارش‌دهی شفاف و قابل اعتماد کمک می‌کند و زمینه را برای تصمیم‌گیری‌های مالی هوشمندتر و دقیق‌تر فراهم می‌سازد. مدیران با دسترسی به اطلاعات صحیح درباره هزینه‌های تنخواه، می‌توانند تصمیمات مالی بهتری بگیرند و برنامه‌ریزی بودجه‌ای موثرتری انجام دهند.

علاوه بر این، رعایت آیین نامه تنخواه گردان موجب افزایش مسئولیت‌پذیری تنخواه‌داران و ایجاد نظارت مستمر بر هزینه‌ها می‌شود و از بروز اختلافات مالی و ابهامات جلوگیری می‌کند. به‌طور کلی، این آیین نامه یک ابزار کلیدی برای مدیریت منابع مالی کوچک اما مهم شرکت به شمار می‌آید.

‏مزایای وجود یک آیین‌ نامه

وجود یک سری اصول و قواعد برای تنخواه گردان، مزایای زیادی به همراه دارد که در نتیجه، فرآیند پرداخت را ساده و مکانیسمی مطمئن برای ردیابی آن ایجاد می‌کند. این مزایا عبارتند از:

مدیریت نقدی

آیین نامه تنخواه گردان به مدیریت مؤثرتر نقدینگی کمک می‌کند و امکان کنترل و نظارت بر مقادیر کم پول نقد که برای هزینه‌های روزانه استفاده می‌شوند را فراهم می‌آورد.

کاهش ریسک

وجود دستورالعمل‌های واضح و مشخص، به کاهش احتمال تقلب و سوءاستفاده از وجوه نقدی کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که تنخواه در مسیر قانونی و منطقی خرج شود.

افزایش پاسخگویی

با توجه به اینکه طبق آیین نامه تنخواه گردان باید سوابق دقیق تمامی معاملات و رسیدها در دسترس باشد، شفافیت و پاسخگویی در فرآیند هزینه‌ها به‌طور قابل توجهی افزایش می‌یابد.

افزایش دقت

این قواعد تضمین می‌کنند که تمام هزینه‌ها به درستی محاسبه و ثبت شوند. در نتیجه دقت گزارش‌های مالی افزایش یافته و تصمیم‌گیری‌های مالی به شکل مؤثرتری انجام می‌شود.

صرفه‌جویی در وقت

دستورالعمل‌های مشخص آیین نامه تنخواه گردان دسترسی کارکنان به بودجه‌های خرد را سریع‌تر می‌کند و در نتیجه، زمان صرف‌شده برای هزینه‌های کوچک کاهش می‌یابد و کارایی کارکنان افزایش پیدا می‌کند.

چه اتفاقی می‌افتد اگر چنین آیین‌ نامه ‌ای وجود نداشته باشد؟

اگر آیین نامه تنخواه گردان وجود نداشته باشد، مشکلات زیادی از جمله سوءاستفاده از بودجه، هزینه‌های خارج از کنترل و اختلاف حساب‌های مالی به‌سادگی رخ می‌دهد. نبود دستورالعمل‌های مشخص در این زمینه می‌تواند شرکت را با ریسک‌های مالی و اعتباری جدی مواجه کند.

چند نمونه از مشکلاتی که در صورت نبود دستورالعمل‌ها به وجود می‌آید عبارتند از:

سوءاستفاده، سرقت یا کلاهبرداری

در نبود قوانین روشن و کنترل بر حساب تنخواه، برخی از کارکنان ممکن است وسوسه شوند که از تنخواه برای اهداف شخصی یا غیرمجاز استفاده کنند. این امر علاوه بر وارد کردن خسارت مالی به شرکت، می‌تواند عواقب قانونی سنگینی نیز برای متخلفان به همراه داشته باشد.

هزینه‌های اضافی و غیرضروری

وقتی سقف مبلغ تنخواه و هدف هزینه‌ها به‌طور مشخص تعریف نشود، احتمال استفاده از پول تنخواه برای خریدهای غیرضروری و اضافی افزایش می‌یابد. این موضوع بازدهی مالی شرکت را کاهش داده و ممکن است منجر به مشکلات نقدینگی شود.

ایجاد اشتباه یا اختلاف حساب

در صورت نبود مستندات و سوابق مناسب، احتمال بروز اشتباه یا تناقض در ثبت هزینه‌ها وجود دارد. این موضوع فرآیند حسابرسی تنخواه را دشوار کرده و حتی می‌تواند به بروز مسائل مالیاتی منجر شود.

برای آشنایی بیشتر با وظایف و مسئولیت‌های فرد مسئول تنخواه، می‌توانید مقاله مهم‌ترین وظایف تنخواه‌دار را مطالعه کنید.

‏آیین‌ نامه تنخواه گردان

برای جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده و مدیریت بهتر هزینه‌های خرد، لازم است اصول و قوانین مشخصی وجود داشته باشد. در ادامه، مهم‌ترین مواردی که طبق آیین نامه تنخواه گردان باید رعایت شوند آورده شده است:

۱. حدود و سقف تنخواه

• مبالغ تنخواه گردان تنها برای خریدهای کوچک و اتفاقی در نظر گرفته می‌شوند.
• مبلغ تنخواه نباید بیشتر از هزینه‌های مورد نیاز در یک دوره ۴۵ روزه باشد.
• در صورتی که قرار است تنخواه بسته شود، تنخواه‌دار باید موجودی آن را به حساب شرکت بازگرداند.

۲. مستندسازی هزینه‌ها

• تمامی افراد استفاده‌کننده از تنخواه موظف به ارائه و امضای رسید هستند.
• برای هر پرداخت باید اطلاعات زیر مستند شود:
  • تاریخ خرید
  • مبلغ خرید
  • شرح هزینه و هدف آن

۳. شارژ مجدد تنخواه

• هرگاه مانده‌ی تنخواه از حد تعیین‌شده در آیین‌نامه کمتر شود، تنخواه‌دار موظف است فرم درخواست شارژ تنخواه را تکمیل کند تا پس از تأیید مدیر واحد، وجه تنخواه مجدداً شارژ شود.
• تنخواه باید به‌طور منظم شارژ شود تا موجودی آن به سطح اولیه تعیین‌شده بازگردد.

۴. ممنوعیت‌ها در آیین نامه تنخواه گردان

طبق مقررات، مبلغ تنخواه نباید برای موارد زیر مورد استفاده قرار گیرد:

• خرید کالا یا خدمات برای استفاده شخصی کارکنان یا اعضای هیئت‌مدیره
• صدور چک نقدی برای کارکنان یا افراد دیگر

۵. مقررات و الزامات مهم

• تنخواه نباید به حساب بانکی شخصی واریز یا با سایر وجوه شرکت ترکیب شود.
• خریدهای بیش از سقف تعیین‌شده باید از طریق دیگر انجام شوند.
• تنخواه باید در موعد مقرر به تنخواه‌دار تحویل داده شود و فقط توسط همان فرد استفاده گردد.
• در زمان حسابرسی، تنخواه‌دار موظف است گزارش کامل هزینه‌ها را به حسابرس ارائه دهد.
• تحت هیچ شرایطی استفاده از تنخواه نباید برای هزینه‌های شخصی استفاده کرد.
• تنخواه باید در پایان هر سال مالی بسته و حسابرسی شوند.

۶. پیامدهای سوءاستفاده از تنخواه

• استفاده غیرمجاز یا شخصی از وجوه تنخواه (مانند وام‌گیری یا هزینه‌های خارج از چارچوب کاری) منجر به قطع دسترسی به تنخواه و پیگیری انضباطی خواهد شد.
• دسترسی همزمان چند نفر به تنخواه مجاز نیست، زیرا این موضوع امکان کنترل و نظارت صحیح را از بین می‌برد.
• در صورت وجود هرگونه ابهام یا سؤال درباره حساب‌های مرتبط با تنخواه، موضوع باید به تنخواه‌دار یا مدیر مربوطه اطلاع داده شود.

نتیجه گیری

یک آیین نامه تنخواه گردان که به‌خوبی طراحی و اجرا شود، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های خرد خود را ساده‌تر مدیریت کنند و از بروز سوءمدیریت مالی جلوگیری نمایند.

وجود دستورالعمل‌های شفاف باعث می‌شود که:

• احتمال تقلب و ریسک مالی به حداقل برسد،
• کارکنان نسبت به هزینه‌ها مسئولیت‌پذیرتر شوند،
• و اطمینان حاصل شود که تمام معاملات با دقت ثبت و مستند می‌شوند.

هرچند مبلغ تنخواه معمولاً ناچیز به نظر می‌رسد، اما نقش بسیار مهمی در سلامت مالی سازمان ایفا می‌کند. به همین دلیل، اجرای یک سیستم قوی و دقیق برای مدیریت همه‌جانبه تنخواه ضروری است.

سوالات متداول

آیا برای مدیریت فرآیند تنخواه گردانی نرم‌افزاری ساخته شده است؟

بله، نرم‌افزار تنخواه گردان که یک ابزار جامع برای مدیریت تنخواه در کسب‌وکارها و پروژه‌هاست. مانده لحظه‌ای تنخواه‌دار، ثبت پرداخت و دریافت، پیوست تصاویر فاکتورها، تعریف سطوح دسترسی و سیکل تأیید، و امکان خروجی PDF/Excel فراهم‌شده‌اند. در کنار آن، قابلیت اتصال به نرم‌افزارهای حسابداری و خوانش پیامک‌های بانکی نیز پیش‌بینی شده است.

طبق آیین نامه تنخواه گردان، مبلغ تنخواه چقدر باید باشد؟

مبلغ تنخواه بستگی به اندازه شرکت و میزان هزینه‌های روزانه دارد، اما معمولاً باید محدود و در حد پوشش مخارج خرد یک دوره کوتاه (۳۰ تا ۴۵ روزه) باشد.

چه کسی مسئول مدیریت تنخواه است؟

فردی به نام تنخواه‌دار مسئول تنخواه است و موظف به ثبت و گزارش تمام هزینه‌ها می‌باشد.

آیا ایجاد حساب بانکی جداگانه برای تنخواه الزامی است؟

خیر. طبق آیین نامه تنخواه گردان، نیازی به ایجاد حساب بانکی مجزا نیست ولی باید مانده تنخواه به لحظه مشخص و قابل گزارش‌گیری باشد.

چه هزینه‌هایی را نمی‌توان از تنخواه پرداخت کرد؟

هیچ‌گونه هزینه شخصی توسط تنخواه‌دار، سایر کارکنان و حتی اعضای هیئت‌مدیره نباید از محل تنخواه پرداخت شود؛ وجوه تنخواه صرفاً باید برای هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌های شرکت مورد استفاده قرار گیرد.

فرآیند شارژ مجدد تنخواه چگونه است؟

هرگاه مانده‌ی تنخواه از حد تعیین‌شده در آیین‌نامه کمتر شود، تنخواه‌دار موظف است فرم درخواست شارژ تنخواه را تکمیل کند تا پس از تأیید مدیر واحد، وجه تنخواه مجدداً شارژ شود.

چرا وجود آیین نامه تنخواه گردان ضروری است؟

زیرا این آیین‌نامه از سوءاستفاده مالی، هزینه‌های غیرضروری و اختلافات حسابداری جلوگیری می‌کند و شفافیت و پاسخگویی مالی را افزایش می‌دهد.