روکش سند حسابداری چیست + نمونه و کاربرد آن

وقتی که کارهای حسابداری را انجام می‌دهید با یک سری اصطلاح مواجه می‌شوید؛ اصطلاحاتی که نشان می‌دهد، روند کار شما چگونه است یا اینکه باید در مرحله بعدی چه اقداماتی را انجام دهید.

یکی از اصطلاحاتی که شاید به گوشتان خورده باشد، روکش سند حسابداری است اما باید دید که دقیقاً این روکش‌ها به چه مواردی گفته می‌شود و کاربرد آنها در حسابداری چیست. با ما همراه باشید تا در این باره اطلاعات کافی را در اختیارتان قرار دهیم.

تعریف روکش سند حسابداری چیست؟

چنانچه بخواهیم یک تعریف خیلی ساده از این روکش‌ها داشته باشیم. باید گفت که به پرینت سند حسابداری گفته می‌شود.

حسابدار از سند حسابداری شما پرینت می‌گیرد که در قالب A4 است که به آن روکش سند حسابداری گفته می‌شود. در واقع آن را به عنوان اصلی‌ترین خروجی می‌شناسند که برای واحد حسابداری قابلیت چاپ دارد.

در صورت تمایل به مباحث حسابداری میتوانید مقاله چرخه حسابداری را مطالعه کنید.

همچنین ضمائم هم باید در آن مورد استفاده قرار بگیرند و قید شده باشد. این روکش‌ها در نرم‌افزار حسابداری قابلیت نمایش دارد و می‌توان آن را برای کاربر هم پرینت گرفت و خیلی راحت قابل استفاده هستند.

در واقع فرمت چاپی اسناد ثبت شده داخل نرم‌افزارهای مالی را روکش سند حسابداری می‌گویند که برای بایگانی اسناد حتماً باید از آنها استفاده کرد و آن را همراه با اصل یا کپی مرجع اسناد داخل پرونده ضمیمه می‌کنند که شامل فاکتور و چک می‌شود.

کاربرد روکش سند حسابداری چیست؟

مسئله‌ بسیار مهم این است که در مورد کاربرد این روکش‌ها اطلاعات داشته باشیم. زمانی که شما از نرم‌افزاری استفاده می‌کنید، اسناد همراه با شماره سریال یا روکش چاپ می‌شوند.

به این معنا که اگر این اسناد در هر پروسه‌ای حذف شده باشند یا روی آنها ویرایش اتفاق بیفتد یا تجمیع شوند، بعد از اینکه روکش‌ها چاپ شده و بر اساس تاریخ مرتب سازی شدند، شماره اسناد هم جابجا می‌شود اما سریال تغییری نمی‌کند. در نتیجه شما خیلی راحت می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید.

البته این موضوع در موارد نادری رخ می‌دهد اما به هر حال می‌توانید با استفاده از آن جلوی اتفاقات بد را بگیرید. معمولاً روکش سند حسابداری را در پایان سال مالی به چاپ می‌رسانند که می‌تواند به صورت تکی یا به صورت جمعی هم باشد.

اجزای کلی داخل روکش سند حسابداری

اطلاعات کلی اسناد داخل روکش این سندها به چاپ می‌رسد که ممکن است شامل دوره، تاریخ، شماره سریال سند، جمع بستانکار، جمع بدهکار، شرح کلی و اختلاف باشد.

اطلاعات ریز و جزئی‌تر هم شامل نام حساب، شرح کد حساب، ریز مبلغ بدهکار و ریز مبلغ بستانکار جزو اجزای روکش به حساب می‌آید.

درباره تصمیم گیری مالی چیست بیشتر بدانید.

تنظیمات مربوط به روکش سند حسابداری

تنظیمات روکش سند حسابداری در نرم‌افزار حسابداری انجام می‌شود. شما می‌توانید با استفاده از آن روکش سند را سفارشی کنید.

در واقع این امکان را دارید که لایه‌های مشخصی از کدینگ را برای چاپ در این روکش‌ها در نظر بگیرید که می‌تواند به صورت کلی باشد یا فقط یک بخشی از آنها را در اختیار داشته باشید و به چاپ برسانید.

نحوه بایگانی روکش سند حسابداری

از هنرهای یک حسابدار، این است که بتوانند این اسناد را به درستی بایگانی کنند. نحوه بایگانی اسناد مختلف با یکدیگر متفاوت است.

چنانچه بایگانی اسناد و مدارک درست انجام نشود؛ در استفاده از آنها دچار مشکل خواهید شد و نمی‌توانید به خوبی استفاده کنید.

زیرا مدارک را گم می‌کنید و امکان دسترسی شما به اسناد مهم کم خواهد شد. اگر شما بخواهید از متداول‌ترین روش استفاده کنید، باید این روکش‌ها را پرینت بگیرید و ضمائم آن را کاملاً مرتب به آن منگنه کنید تا هیچ مشکلی اتفاق نیفتد.

باید موقع منگنه کردن حواستان را جمع کنید! اولا اینکه باید اسناد و مدارک دقیقاً زیر روکش قرار بگیرند و از طرفی حواستان باشد که هیچ بیرون زدگی از مدارک و اسناد اتفاق نیفتد.

در ادامه باید ضمائم را به قسمت بالای سند بچسبانید. البته بعضی از آنها باید به قسمت میانی چسبانده شود و بعضی دیگر باید به پایین قسمت سند منگنه شود و کاملاً به هم چسبیده باشند.

با انجام این کار حتی اگر زونکن‌ها خیلی پر باشند، هم مشکلی اتفاق نمی‌افتد و چیزی گم نخواهد شد.

نکته دیگری که در بایگانی روکش سند حسابداری باید حتماً به آن دقت کرده باشید، این است که زمانی که آنها را پرینت می‌گیرید؛ در قسمت زیر پرینت باید همه مدارک قرار داده شود و ترتیب آنها هم باید رعایت گردد.

در غیر این صورت کارتان به مشکل برمی‌خورد. یعنی زمانی که در حال ورق زدن روکش اسناد هستید، باید خیلی راحت بتوانید به ترتیب به مدارک و اسناد دسترسی داشته باشید و دچار سردرگمی نشوید.

جمع‌بندی

روکش سند حسابداری جزو اسناد بسیار مهمی است که باید بایگانی شود. در واقع با استفاده از آن می‌توانید اطلاعات مربوط به اسناد حسابداری را خیلی سریع‌تر متوجه شوید و همه چیز دقیق و درست پیش برود.

ما در این مبحث به طور کامل برایتان توضیح دادیم که این سندها چه مواردی هستند و چه کاربردهایی دارند.

همچنین راجع به بایگانی آنها هم اطلاعات مفیدی را در اختیارتان گذاشتیم تا در استفاده از آنها دچار مشکل نشوید و بدانید که زیر پرینت این روکش‌ها مدارک باید چگونه قرار بگیرند تا بتوانید خیلی سریع به اسناد و مدارک دسترسی یابید!