یکی از چیزهایی که با پیشرفت سیستم بانک‌ها، وارد دنیای حسابداری شده است، کارت تنخواه است. این کارت‌ مثل یک کارت بانکی است و به شما این امکان را می‌دهد برای هزینه‌های مربوط به شرکت مثل سفر، خرید لوازم مورد نیاز و هر خرید کارت دیگری از آن استفاده کنید.

با تنخواه کارت می‌توانید تراکنش‌های خرد و مربوط به تنخواه‌گردانی را از سایر تراکنش‌های شرکت (مثل تراکنش‌های مربوط به حقوق و دستمزد) جدا نگه دارید.

با امکانی که این روزها بانک‌های مختلف در اختیارتان قرار داده‌اند می‌توانید به عنوان یک تنخواه‌دار، یک یا چند تنخواه‌ کارت برای کارمندانتان سفارش دهید. به این ترتیب کارکنان می‌توانند تا سقف مبلغی که شما تعیین کرده‌اید، خرج کنند.

در ادامه این مقاله با ما همراه باشید زیرا می‌خواهیم شما را با ویژگی‌ها و کاربردهای یک کارت تنخواه بیشتر آشنا کنیم.

کاربردهای تنخواه‌ کارت

معمولا مبلغی که به عنوان تنخواه در این کارت نگهداری می‌شود، بستگی به ماهیت و اندازه یک شرکت دارد. به هر حال از این کارت برای انجام تراکنش‌های کلان استفاده نمی‌شود. برای آگاهی بیشتر درمورد انواع تنخواه گردان میتوانید مقاله با انواع تنخواه گردان بیشتر آشنا شوید را مطالعه کنید.

مثلا یک کسب و کار کوچک می‌تواند برای انجام کارهای زیر از تنخواه کارت استفاده کند:

• خرید لوازم مورد نیاز شرکت
• حمل و نقل کارمندان به شرطی که هزینه آن خیلی زیاد نباشد.
• هزینه پست و پیک در یک حد معین
• هزینه پارکینگ
• هزینه بنزین وسیله نقلیه

نمونه‌های اقدامات بالا معمولا هزینه‌های جزئی یک سازمان یا شرکت معمولی هستند. سقف این هزینه‌ها ممکن است به چند میلیون تومان هم نرسد.

برای شرکت‌های بزرگتر، بسته به مقیاس کسب و کار و تعداد کارمندان، ممکن است این مبلغ کافی نباشد. در این موارد، موجودی کارت تنخواه باید 5 یا حتی 50 برابر مبلغ قبلی باشد.

در مورد شرکت‌های بزرگتر، مبلغی که در این کارت واریز می‌شود ممکن است در زمینه‌های زیر خرج شود:

• هزینه‌های مربوط به مشتریان، از جمله مخارج مربوط به غذا
• تعمیر و نگهداری
• خرید تجهیزات پیشرفته اداری

چه کسی اجازه استفاده از تنخواه‌ کارت را می‌دهد؟

تنخواه‌ دار معمولا مسئول تأیید هرگونه پرداختی است که با استفاده از کارت انجام می‌شود.

کارمندی که می‌خواهد از کارت تنخواه استفاده کند باید مدارک لازم برای هزینه‌ای که قرار است بکند را ارائه دهد. معمولا، مدیر مالی هم بر هزینه‌های ادعاشده نظارت دارد.

چه کسانی اجازه استفاده از کارت تنخواه را دارند؟

از آنجایی که مقدار هزینه‌های ادعا شده به مقدار کمی محدود می‌شود، اکثر کارمندان مجاز به استفاده از این کارت هستند.

اما معمولا در درجه اول این تنخواه‌ دار است که با توجه به نیاز شرکت، اجازه استفاده از کارت تنخواه را دارد. اگر سایر کارکنان درخواست موجهی داشته باشند که با نیازهای شرکت همخوانی داشته باشد، این کارت به آنها داده خواهد شد.

ویژگی‌های تنخواه کارت

این کارت هم مثل تمامی کارت‌ها ویژگی‌های خاص خودش را دارد. این ویژگی‌ها عبارتند از:

• از این کارت می‌توان تقریبا در همه جا و هر فروشگاهی که دستگاه‌های پرداختش عضو شتاب و شاپرک است، استفاده کرد.
• نسبت به پول نقد امنیت بیشتری دارد.
• جای کمتری می‌گیرد و حمل آن آسان‌تر است.
• معمولا علت برداشت پول از آن، قبلا مشخص شده است.
• ردیابی و تطبیق هزینه‌هایی که شده با وجود رسید دستگاه‌های پوز آسان‌تر خواهد بود.
• تنها در یک صورت امکان از دست دادن وجوه تنخواه وجود دارد و آن هم گم کردن یا سرقت کارت تنخواه است. در این صورت می‌توان با مسدود کردن آن از بانک صادرکننده، دوباره به تمام مبلغ داخل کارت دسترسی پیدا کرد.
• امکان خرید آنلاین را برای اعضای شرکت فراهم می‌کند.
• در صورت نیاز می‌توان از دستگاه‌های ATM پول نقد دریافت کرد.
• پیامک برداشت یا واریز وجه به کارت تنخواه به راحتی قابل دریافت است که به مدیریت بهتر هزینه‌ها کمک می‌کند.

البته این کارت در کنار ویژگی‌های خوبی که دارد، ایراداتی هم دارد هم می‌توان از جمله آنها به این موارد اشاره کرد:

• از آنجایی که مقادیر محدودی به این کارت واریز می‌شود، هنگام خرید با محدودیت مواجه خواهید بود.
• تامین اعتبار کارت تنخواه در صورت تمام شدن موجودی، ممکن است مدتی طول بکشد.

جمع‌بندی

مدیریت تنخواه با این کارت‌ها باعث کم شدن مشکلات هم برای تنخواه‌دار و هم کارکنان یک شرکت شده است. با این حال، استفاده از تنخواه کارت می‌تواند برای شرکت‌هایی که در چندین کشور فعالیت می‌کنند، چالش‌برانگیز باشد.

در چنین مواردی، ایجاد یک حساب دیجیتالی چند ارزی مثل ویزا کارت یا مسترکارت می‌تواند پیچیدگی داشتن چندین کارت برای مکان‌های مختلف را از بین ببرد. به این ترتیب معزل چنج یا تبدیل کردن ارز در صرافی‌ها هم به حداقل می‌رسد.

برخی از سوالات متداول

کارت تنخواه چیست و چه کاربردی دارد؟

کارت تنخواه نوعی کارت بانکی است که با هدف مدیریت هزینه‌های جاری شرکت یا سازمان در اختیار تنخواه‌دار قرار می‌گیرد. برخلاف کارت‌های بانکی شخصی، این کارت تحت نظارت مدیر مالی یا واحد حسابداری است و معمولاً مبلغ محدودی به آن واریز می‌شود تا برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره مانند خرید لوازم اداری، پرداخت کرایه‌ها یا سایر مخارج فوری مورد استفاده قرار گیرد.

کارت‌های تنخواه چگونه کار می‌کنند؟

کارت تنخواه دقیقاً مانند سایر کارت‌های بانکی عمل می‌کند، با این تفاوت که تحت نظارت مدیر مالی یا تنخواه‌دار شرکت قرار دارد. مدیر می‌تواند مبلغ مشخصی را به کارت واریز کند و سپس به‌راحتی تمام هزینه‌های پرداختی کارمندان از طریق این کارت را رصد و کنترل نماید.

چند کارت تنخواه می‌توان دریافت کرد؟

شرکت‌ها می‌توانند با توجه به نیاز خود و از طریق بانک‌های مختلف، چند کارت تنخواه شرکتی دریافت کنند. این موضوع به‌ویژه برای سازمان‌های بزرگ یا پروژه‌هایی با چندین تیم کاری اهمیت دارد.

آیا می‌توان برای کارت تنخواه سقف هزینه تعیین کرد؟

بله. یکی از مزیت‌های اصلی کارت‌های تنخواه امکان تعیین سقف هزینه روزانه یا ماهانه برای کارکنان است. به این ترتیب مدیر مالی می‌تواند میزان موجودی را مدیریت کرده و اطمینان حاصل کند که هزینه‌ها بیش از حد مجاز افزایش پیدا نمی‌کنند.

تفاوت کارت تنخواه با کارت‌های بانکی چیست؟

از نظر ظاهری و عملکردی تفاوت خاصی وجود ندارد. تنها فرق اصلی این است که مبالغ واریزی به کارت تنخواه محدود بوده و تحت کنترل تنخواه‌دار یا واحد مالی قرار دارد. به همین دلیل استفاده بدون اجازه یا خارج از چارچوب آیین‌نامه تنخواه گردان امکان‌پذیر نخواهد بود.

آیا کارت تنخواه فقط برای شرکت‌های بزرگ کاربرد دارد؟

خیر. استفاده از کارت تنخواه تنها مختص سازمان‌های بزرگ نیست. حتی کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها نیز می‌توانند از این کارت‌ها برای مدیریت هزینه‌های روزانه و جلوگیری از پرداخت‌های شخصی کارکنان استفاده کنند.

چه کسی مسئول مدیریت کارت تنخواه است؟

معمولاً مسئولیت کارت تنخواه بر عهده‌ی تنخواه‌دار یا مدیر مالی شرکت است. این فرد باید تمام پرداخت‌ها را بررسی کرده و بر اساس آیین‌نامه تنخواه گردان گزارش‌های لازم را ارائه دهد.