آشنایی با مفهوم تنخواه دار
تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه گردان پرداخت می‌شود باید به همراه فاکتور و رسید پرداخت در اختیار حسابداری شرکت قرار می‌گیرد.
نکته مهمی که در هنگام ثبت رسید هزینه‌های تنخواه باید مورد توجه قرار گیرد این است که این فاکتور و رسیدها باید شامل تاریخ و زمان پرداخت و همچنین مبلغ و توضیح مورد پرداخت باشد.
هزینه‌های تنخواه، هزینه‌های خرد شرکت هستند ولی همین هزینه‌های جزئی در کل می‌توانند هزینه زیادی را متحمل شرکت کنند؛ به همین دلیل مدیریت هزینه‌های خرد در هر سازمان بسیار اهمیت دارد.
بیشتر بدانید: تنخواه چیست؟ آشنایی با انواع تنخواه
تنخواه دار کیست و چگونه انتخاب می‌شود؟
تنخواه دار توسط هیات‌مدیره موسسه انتخاب می شود و عموما فردی انتخاب می‌شود که سابقه نسبتا طولانی در آنجا دارد و مهم‌تر آنکه، باید خوشنام و مورد اعتماد اعضای هیات‌مدیره باشد.
تنخواه‌گردان وجه مشخصی را دریافت می‌کند و باید این مبالغ را در جهت امورات سازمان هزینه نماید. بنابراین، باید از تمام قوانین مالی موسسه و زیر و بم‌های اداری آنجا مطلع باشد و ترجیحا از قوانین و اصول حسابداری نیز باخبر باشد.
درست است که مخارجی که بر عهده چنین شخصی قرار گرفته‌اند مبالغ کم و نسبتا ناچیزی هستند اما امور جاری شرکت دقیقا با همین هزینه‌ها تامین می‌شوند.
پس اگر او وظایف خود را به درستی و شفافیت کامل انجام دهد، امور جاری سازمان با سرعت بالا و به نحو احسن انجام خواهند شد. در غیر این صورت ممکن است که با خسارات و زیان‌های فراوانی مواجه شوند.
شما میتوانید با تعرفه و ویژگی های نرم افزار تنخواه به صفحه نرم افزار تنخواه گردان مراجعه کنید.
تفاوت تنخواه دار با تنخواه گردان
دو مفهومی که در مبحث حسابداری خیلی پرکاربرد هستند و اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند، تنخواه‌گردان و تنخواه دار هستند. هنگامی که این دو اصطلاح به گوشتان می‌خورد احتمالا هر دو را یک فرد در نظر می‌گیرید که کاری را در زمینه امور مالی تنخواه انجام می‌دهد اما اینطور نیست. بیایید یکبار برای همیشه تفاوت این دو واژه را یاد بگیریم.
تنخواه‌گردانی به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن از یک حساب یا صندوق با موجودی نسبتا کم برای پرداخت هزینه‌های جزئی و غیرضروری روزمره شرکت استفاده می‌شود.
از جمله این هزینه‌ها می‌توان به کرایه رفت و آمد کارکنان، خرید لوازم ضروری برای شرکت، خرید هدیه برای تولد کارکنان و… اشاره کرد. این حساب یا صندوق باید در یک زمان مشخص شارژ شود.
در سیستم تنخواه‌گردان هر گونه هزینه‌ای که از صندوق پرداخت می‌شود، باید در دفتر مخصوص ثبت و یک رسید بابتش صادر شود. در واقع بر اساس این رسیدهای پرداختی است که می‌توان مجددا درخواست بودجه کرد.
طبق اصول تنخواه‌گردانی، صندوق یا حساب مربوطه باید یک مسئول داشته باشد تا به امور رسیدگی کند. این فرد تحت عنوان تنخواهدار شناخته می‌شود.
بیشتر بدانید: حساب صندوق در حسابداری چه کاربردی دارد؟
وظیفه تنخواهدار اینست که سوابق پرداخت را در دفتر مخصوص ثبت و هزینه‌های خرد روزمره که پیش می‌آیند را مدیریت کند. با اینکه تنخواهدار مسئول رسیدگی به هزینه‌های جزئی است اما باید تمام‌وقت حواسش به خواسته‌ها و نیازهای شرکت باشد و اگر برای انجام کار بودجه‌ای لازم شد، تامین کند.
از جمله مهارت‌هایی که یک فرد باید برای کار در این حرفه داشته باشد می‌توان به محاسبات ریاضی، قدرت تصمیم‌گیری، سازماندهی و برقراری ارتباط با کارمندان و مدیران اشاره کرد.
تنخواهدار کنترل حساب مربوط به تنخواه‌گردانی را در دست می‌گیرد و پایان هر ماه با احتساب هزینه‌هایی که شده، مجددا از مدیران درخواست بودجه می‌کند تا حساب یا صندوق تنخواه‌گردانی را شارژ کنند.
نگهداری از صندوق یا کارت تنخواه و کنترل دسترسی دیگران به آن، از دیگر مسئولیت‌هایی است که این فرد باید انجام دهد. بهتر است تنخواهدار در این زمینه آموزش‌دیده باشد و اصول و قوانین را هم بداند تا مشکلی به وجود نیاید.
یادتان باشد حتی اگر از نرم‌افزار و برنامه‌هایی که این روزها روی کار آمده‌اند برای تنخواه‌گردانی استفاده شود، باز هم در اصل فردی که با آن کار می‌کند، تنخواهدار است.
پس با این اوصاف بهتر است بگوییم تنخواه‌گردان توسط تنخواهدار انجام می‌شود و در واقع اولی فعل و عملی است که انجام می‌شود و دومی فاعل و انجام‌دهنده این عمل خواهد بود. امیدواریم با این توضبحات این دو مفهوم برایتان جا افتاده باشد.
روش کار تنخواه‌گردان چگونه است؟
برای انجام این وظیفه، دو نوع کلی در نظر گرفته شده که هر سازمانی بنا بر مصالح و مقتضیات خودش یکی از این دو روش را انتخاب می‌کند.
اما قبل از معرفی آن‌ها، بهتر است که با کارت تنخواه‌گردان آشنا شوید. این کارت دارای محدودیت است و پس از رسیدن به محدوده‌اش، مجددا توسط حسابداری موسسه شارژ می‌گردد.
کارت تنخواه‌گردان به خاطر اینکه ماهیت پول نقد دارد، غالب اوقات بدون رمز طراحی می‌شود. در بعضی موارد از کارت‌های اعتباری و در برخی مواقع هم، از کارت‌های پیش‌پرداخت استفاده می‌کنند.
بیشتر بخوانید: آئین نامه تنخواه‌گردان در حسابداری
این کارت ابزار مهمی برای فردی است که این وظیفه را بر عهده دارد. مراقبت از آن و محافظت از رمز (اگر رمزی تعیین شده باشد) جزء دیگر وظایف او هستند.
حساب تنخواه شامل چه هزینه‌هایی است؟
برای پاسخ دادن به این سوال، باید این نکته را ذکر کرد که بسیاری از هزینه‌های وارد شده در حساب با توجه به نوع فعالیت و تصمیم‌گیری مدیرانش انتخاب شده‌اند.
پس مطمئنا حساب تنخواه یک شرکت با شرکتی دیگر متفاوت است. اما بعضی از اقلام هزینه‌ای در بیشتر موسسات به صورت مشترک در تنخواه وارد می‌شود، از جمله آن‌ها این موارد هستند:
1. پول رفت و آمد و حمل و نقل
2. پرداخت قبوض برق، آب، گاز و تلفن
3. شارژ اینترنت
4. خرید موارد خوراکی مثل چایی، قند، آب معدنی و …
5. هزینه پست کردن نامه یا مدارک برای موسسات یا افراد خارج از سازمان
6. هزینه تعمیر کردن فوری بعضی وسایل
7. هزینه نصب بنر یا استند تبلیغاتی به مامور نصب
8. و…
نکات تکمیلی برای آشنایی بیشتر با تنخواه گردان
تا اینجا سعی کردیم که شما با را وظایف تنخواه گردان و ابزار، اصول و روش‌های کاری آن آشنا کنیم. در حیطه شغلی چنین فردی، نکات جانبی وجود دارند که بهتر است با این موارد هم آشنا شوید.
1. این شغل خطرات خاص خود را دارد. اگر چه مسئول این حساب باید مورد اعتماد هیات‌مدیره قرار داشته باشد، اما باید دقت کند که تمام مخارج انجام شده با فاکتور و دیگر اسناد انجام شوند. بعد از هر پولی که از حساب هزینه می‌شود از طرف مقابل رسید معتبر دریافت کند.
2. در ادامه مورد قبلی، باید این را هم اضافه کنیم که یکی از بدترین اتفاقاتی که در این حیطه رخ می‌دهد این است که شارژ این حساب به صورت پراکنده و نامنظم انجام شود. اگر گزارش‌دهی تنخواه گردان کامل و شفاف باشد و پس از صفر شدن حساب پیگیر عملیات شارژ حسابش باشد، اتفاقی رخ نخواهد داد.
3. پس از اینکه فرد مورد‌نظر موسسه برای این شغل انتخاب گشت، او موظف است که ضمانت نامه‌ای را به صورت چک یا سفته تحویل واحد حسابداری بدهد.
4. این شخص به هیچ عنوان و برای هیچ‌کدام از پرسنل و حتی مدیران اجازه ندارد که بدون ثبت و دریافت سند و رسید، پولی را از حساب خارج کند.
5. هنگامی‌که تنخواه‌گردان می‌خواهد رسیدها و اسناد را تحویل واحد حسابداری دهد، باید این موارد در آن‌ها لحاظ شده باشند: رقم هزینه شده به عدد و حروف، نام سازمان یا فروشگاهی که از آنجا خرید صورت گرفته، اگر بر روی فاکتور کوچک‌ترین خدشه‌ای ایجاد شده باشد اجازه بایگانی کردن آن را ندارند، پس حتما به واضح بودن کد اقتصادی، مبالغ، تاریخ، نام موسسه و شرکت، شماره ملی خریدار، شماره سریال فاکتور و … دقت کنید.
6. بعضی از موسسات توانسته‌اند سیستم‌های هوشمند تتنخواه‌گردانی را مورد استفاده قرار دهند. با وارد شدن چنین سیستم‌هایی بسیاری از اشتباهات رخ نمی‌دهد و مدیر تنخواه‌گردان بدون نقص و اشتباه وظایفش را انجام خواهد داد. پس بهتر است که با این سیستم‌های جدید هم آشنا شوید.
 |
نرم‌افزار جامع مدیریت تنخواهداریمدیریت فرایند تنخواه‌داری و تهیه گزارش‌های تنخواه‌گردان |
|---|
مواردی که باید در حساب تنخواه رعایت شود:
- قبل از تشکیل حساب تنخواه باید صلاحیت فرد تنخواه دار بررسی و اثبات شود.
- میزان مبلغب که قرار است به عنوان تنخواه درنظر گفته شود، توسط هیئت مدیره سازمان مشخص می‌شود.
- ترجیحا و در صورت امکان نباید پرداخت‌ها بصورت پراکنده و نامنظم باشند.
- رسید پرداخت وجه تنخواه ثبت و بایگانی می‌شود.
رسید تنخواه گردان
در رسیدی که به حسابداری ارائه می‌شود، مبلغی که هزینه شده است و نام فروشگاه و یا سازمانی که از آن خرید شده است نیز بطور کامل آورده می‌شود.
در نهایت تنخواه دار و مسئول حسابداری باید رسید پرداخت را امضا کنند و این رسید به عنوان یک سند رسمی بایگانی خواهد شد.
پرسش و پاسخ های متداول:
- آیا فرآیند خرید جزئی از وظایف تنخواهدار است؟
تنخواه‌گردان می‌تواند به دو صورت وظایف خود را به انجام برساند: خود مسئول خرید و پرداخت هزینه باشد؛ تنها مسئول پرداخت هزینه باشد. در نهایت این موضوع بستگی به تصمیمات شرکت دارد.
- پرداخت وجه توسط تنخواهدار به چه صورت است؟
تنخواهدار می‌بایست با دریافت فاکتور رسمی، مبلغ فاکتور را به صورت نقدی پرداخت کند و یا به حساب فرد مورد نظر واریز کند.
- تضمین تنخواه‌گردان چیست؟
از شخصی که تنخواه به او سپرده می‌شود، ضمانتی مانند سفته دریافت می‌شود که تضمین تنخواه‌گردان نام دارد.
