تنخواه دار، فردی است که مبلغ تنخواه برای پرداخت هزینه‌های خرد و جاری شرکت در اختیار او قرار می‌گیرد.

تنخواه مبلغی است که برای پرداخت هزینه های خرد و چاری شرکت در اختیار شخص و یا اشخاصی از کارکنان مجموعه قرار می گیرد. به فردی که تنخواه در اختیار او قرار می گیرد تنخواه دار می گویند.

تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه گردان پرداخت می‌شود باید به همراه فاکتور و رسید پرداخت در اختیار حسابداری شرکت قرار می‌گیرد.

نکته مهمی که در هنگام ثبت رسید هزینه‌های تنخواه باید مورد توجه قرار گیرد این است که این فاکتور و رسیدها باید شامل تاریخ و زمان پرداخت و همچنین مبلغ و توضیح مورد پرداخت باشد.

هزینه‌های تنخواه، هزینه‌های خرد شرکت هستند ولی همین هزینه‌های جزئی در کل می‌توانند هزینه زیادی را متحمل شرکت کنند؛ به همین دلیل مدیریت هزینه‌های خرد در هر سازمان بسیار اهمیت دارد.

بیشتر بدانید: تنخواه چیست؟ آشنایی با انواع تنخواه

تنخواه‌ دار کیست و چگونه انتخاب می‌شود؟

تنخواه‌ دار توسط هیات‌مدیره موسسه انتخاب می شود و عموما فردی انتخاب می‌شود که سابقه نسبتا طولانی در آنجا دارد و مهم‌تر آنکه، باید خوشنام و مورد اعتماد اعضای هیات‌مدیره باشد.

تنخواه‌گردان وجه مشخصی را دریافت می‌کند و باید این مبالغ را در جهت امورات سازمان هزینه نماید. بنابراین، باید از تمام قوانین مالی موسسه و زیر و بم‌های اداری آنجا مطلع باشد و ترجیحا از قوانین و اصول حسابداری نیز باخبر باشد.

درست است که مخارجی که بر عهده چنین شخصی قرار گرفته‌اند مبالغ کم و نسبتا ناچیزی هستند اما امور جاری شرکت دقیقا با همین هزینه‌ها تامین می‌شوند.

پس اگر او وظایف خود را به درستی و شفافیت کامل انجام دهد، امور جاری سازمان با سرعت بالا و به نحو احسن انجام خواهند شد. در غیر این صورت ممکن است که با خسارات و زیان‌های فراوانی مواجه شوند.

شما میتوانید با تعرفه و ویژگی های نرم افزار تنخواه به صفحه نرم افزار تنخواه گردان مراجعه کنید.

 

 

تفاوت تنخواه دار با تنخواه گردان

دو مفهومی که در مبحث حسابداری خیلی پرکاربرد هستند و اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند، تنخواه‌گردان و تنخواه‌ دار هستند. هنگامی که این دو اصطلاح به گوشتان می‌خورد احتمالا هر دو را یک فرد در نظر می‌گیرید که کاری را در زمینه امور مالی تنخواه انجام می‌دهد اما اینطور نیست. بیایید یکبار برای همیشه تفاوت این دو واژه را یاد بگیریم.

تنخواه‌گردانی به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن از یک حساب یا صندوق با موجودی نسبتا کم برای پرداخت هزینه‌های جزئی و غیرضروری روزمره شرکت استفاده می‌شود.

از جمله این هزینه‌ها می‌توان به کرایه رفت و آمد کارکنان، خرید لوازم ضروری برای شرکت، خرید هدیه برای تولد کارکنان و… اشاره کرد. این حساب یا صندوق باید در یک زمان مشخص شارژ شود.

در سیستم تنخواه‌گردان هر گونه هزینه‌ای که از صندوق پرداخت می‌شود، باید در دفتر مخصوص ثبت و یک رسید بابتش صادر شود. در واقع بر اساس این رسیدهای پرداختی است که می‌توان مجددا درخواست بودجه کرد.

طبق اصول تنخواه‌گردانی، صندوق یا حساب مربوطه باید یک مسئول داشته باشد تا به امور رسیدگی کند. این فرد تحت عنوان تنخواه دار شناخته می‌شود.

بیشتر بدانید: حساب صندوق در حسابداری چه کاربردی دارد؟

وظیفه تنخواه دار اینست که سوابق پرداخت را در دفتر مخصوص ثبت و هزینه‌های خرد روزمره که پیش می‌آیند را مدیریت کند. با اینکه تنخواه دار مسئول رسیدگی به هزینه‌های جزئی است اما باید تمام‌وقت حواسش به خواسته‌ها و نیازهای شرکت باشد و اگر برای انجام کار بودجه‌ای لازم شد، تامین کند.

از جمله مهارت‌هایی که یک فرد باید برای کار در این حرفه داشته باشد می‌توان به محاسبات ریاضی، قدرت تصمیم‌گیری، سازماندهی و برقراری ارتباط با کارمندان و مدیران اشاره کرد.

 

 

تنخواه دار کنترل حساب مربوط به تنخواه‌گردانی را در دست می‌گیرد و پایان هر ماه با احتساب هزینه‌هایی که شده، مجددا از مدیران درخواست بودجه می‌کند تا حساب یا صندوق تنخواه‌گردانی را شارژ ‌کنند.

نگهداری از صندوق یا کارت تنخواه و کنترل دسترسی دیگران به آن، از دیگر مسئولیت‌هایی است که این فرد باید انجام دهد. بهتر است تنخواه دار در این زمینه آموزش‌دیده باشد و اصول و قوانین را هم بداند تا مشکلی به وجود نیاید.

یادتان باشد حتی اگر از نرم‌افزار و برنامه‌هایی که این روزها روی کار آمده‌اند برای تنخواه‌گردانی استفاده شود، باز هم در اصل فردی که با آن کار می‌کند، تنخواه دار است.

پس با این اوصاف بهتر است بگوییم تنخواه‌گردان توسط تنخواه دار انجام می‌شود و در واقع اولی فعل و عملی است که انجام می‌شود و دومی فاعل و انجام‌دهنده این عمل خواهد بود. امیدواریم با این توضبحات این دو مفهوم برایتان جا افتاده باشد.

روش کار تنخواه‌گردان چگونه است؟

برای انجام این وظیفه، دو نوع کلی در نظر گرفته شده که هر سازمانی بنا بر مصالح و مقتضیات خودش یکی از این دو روش را انتخاب می‌کند.

اما قبل از معرفی آن‌ها، بهتر است که با کارت تنخواه‌گردان آشنا شوید. این کارت دارای محدودیت است و پس از رسیدن به محدوده‌اش، مجددا توسط حسابداری موسسه شارژ می‌گردد.

کارت تنخواه‌گردان به خاطر اینکه ماهیت پول نقد دارد، غالب اوقات بدون رمز طراحی می‌شود. در بعضی موارد از کارت‌های اعتباری و در برخی مواقع هم، از کارت‌های پیش‌پرداخت استفاده می‌کنند.

بیشتر بخوانید: آئین‌ نامه تنخواه‌گردان در حسابداری

این کارت ابزار مهمی برای فردی است که این وظیفه را بر عهده دارد. مراقبت از آن و محافظت از رمز (اگر رمزی تعیین شده باشد) جزء دیگر وظایف او هستند.

 

حساب تنخواه شامل چه هزینه‌هایی است؟

هزینه‌های تنخواه بر اساس نوع فعالیت و تصمیم مدیران هر سازمان متفاوت است، اما اغلب شامل موارد مشترکی می‌شود، مانند:

• هزینه رفت و آمد و حمل و نقل

• پرداخت قبوض برق، آب، گاز و تلفن

• شارژ اینترنت

• خرید خوراکی‌های ساده مانند چای و آب معدنی

• هزینه پست مدارک و نامه‌ها

• تعمیرات فوری وسایل

• نصب بنر و استند تبلیغاتی

این هزینه‌ها به مدیریت بهتر و سریع‌تر امور روزمره سازمان کمک می‌کنند.

نکات تکمیلی برای آشنایی بیشتر با تنخواه گردان

شغل تنخواه‌‌داری نیازمند دقت و مسئولیت‌پذیری بالاست. فرد تنخواه‌دار باید تمام هزینه‌ها را با فاکتور و رسید معتبر ثبت کند و از پراکندگی شارژ حساب جلوگیری کند. پس از انتخاب، تنخواه‌گردان موظف به ارائه ضمانت‌نامه (چک یا سفته) به حسابداری است و بدون ثبت سند، حق برداشت پول ندارد. هنگام تحویل اسناد، دقت به اطلاعات دقیق مانند رقم هزینه، نام فروشگاه، کد اقتصادی و شماره سریال فاکتور ضروری است. همچنین، استفاده از سیستم‌های هوشمند تنخواه‌گردانی می‌تواند خطاها را کاهش داده و کارایی را افزایش دهد.

مواردی که باید در حساب تنخواه رعایت شود:

• قبل از تشکیل حساب تنخواه باید صلاحیت فرد تنخواه دار بررسی و اثبات شود.
• میزان مبلغ که قرار است به عنوان تنخواه درنظر گفته شود، توسط هیئت مدیره سازمان مشخص می‌شود.
• ترجیحا و در صورت امکان نباید پرداخت‌ها بصورت پراکنده و نامنظم باشند.
• رسید پرداخت وجه تنخواه ثبت و بایگانی می‌شود.

 

رسید تنخواه گردان

در رسیدی که به حسابداری ارائه می‌شود، مبلغی که هزینه شده است و نام فروشگاه و یا سازمانی که از آن خرید شده است نیز بطور کامل آورده می‌شود.

در نهایت تنخواه دار و مسئول حسابداری باید رسید پرداخت را امضا کنند و این رسید به عنوان یک سند رسمی بایگانی خواهد شد.

 

معرفی نرم‌افزار تنخواه گردان

نرم‌افزار تنخواه گردان یک راهکار هوشمند و کاربردی است که تمام این چالش‌ها را به سادگی و با دقت بالا مدیریت می‌کند. این نرم‌افزار با ثبت دقیق هزینه‌ها، اسناد و رسیدها، جلوگیری از پراکندگی شارژ حساب و ارائه گزارش‌های جامع، به تنخواه‌گردان و واحد حسابداری کمک می‌کند تا تمام عملیات مالی به صورت منظم و بدون خطا انجام شود.

با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توانید:

• رسیدهای پرداخت را به راحتی ثبت و بایگانی کنید.

• گزارش‌های دقیق و شفاف از هزینه‌ها و موجودی تنخواه دریافت کنید.

• از پرداخت‌های پراکنده و غیرمجاز جلوگیری کنید.

• فرآیند حسابرسی و نظارت را آسان‌تر و سریع‌تر کنید.

اگر می‌خواهید مدیریت تنخواه سازمانتان را ساده‌تر، دقیق‌تر و مطمئن‌تر کنید، همین حالا نرم‌افزار تنخواه گردان را امتحان کنید و از امکانات بی‌نظیر آن بهره‌مند شوید.

 

 

پرسش و پاسخ های متداول:

آیا فرآیند خرید جزئی از وظایف تنخواه دار است؟

وظایف تنخواه دار می‌تواند بسته به سیاست‌ها و تصمیمات شرکت متفاوت باشد. معمولاً تنخواه دار می‌تواند به دو صورت فعالیت کند:

• خود مسئول خرید و پرداخت هزینه‌ها باشد،
• تنها مسئول پرداخت هزینه‌ها باشد و خرید توسط واحد دیگر انجام شود.

 

پرداخت وجه توسط تنخواه دار چگونه انجام می‌شود؟

تنخواه دار موظف است پس از دریافت فاکتور یا رسید معتبر، مبلغ هزینه را پرداخت کند. این پرداخت می‌تواند به صورت نقدی یا از طریق واریز به حساب فرد یا واحد مربوطه انجام شود.

 

تضمین تنخواه دار چیست؟

برای اطمینان از بازگشت وجوه تنخواه، معمولاً از شخصی که تنخواه به او سپرده می‌شود، ضمانتی مانند سفته یا چک تضمین دریافت می‌شود. این اقدام به عنوان تضمین تنخواه دار شناخته می‌شود.

 

نرم‌افزار تنخواه‌گردان به چه مشاغلی کمک می‌کند؟

نرم‌افزار تنخواه‌گردان ابزار مفیدی برای حسابداران، مدیران مالی و تنخواه دارها در سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسات است. این نرم‌افزار با ساده‌سازی فرآیند مدیریت هزینه‌های روزمره، ثبت، پیگیری و گزارش‌دهی پرداخت‌های خرد را دقیق‌تر و شفاف‌تر می‌کند.

 

 

جمع‌بندی

تنخواه‌دار نقش کلیدی در مدیریت هزینه‌های خرد سازمان دارد. او مسئول پرداخت وجوه تنخواه و ثبت دقیق تمامی هزینه‌ها با فاکتور و رسید معتبر است. تفاوت اصلی تنخواه‌دار و تنخواه‌گردان در این است که تنخواه‌دار فرد مسئول پرداخت است و تنخواه‌گردان سیستم یا حساب مدیریت هزینه‌ها محسوب می‌شود. با انتخاب فردی متعهد و آموزش‌دیده، استفاده از روش‌های استاندارد ثبت و گزارش‌دهی و بهره‌گیری از نرم‌افزارهای تخصصی، می‌توان هزینه‌های خرد سازمان را به شکلی شفاف، منظم و قابل کنترل مدیریت کرد.

در نهایت، رعایت این اصول باعث کاهش خطا، شفافیت مالی و سرعت بالاتر در انجام امور روزمره سازمان خواهد شد.