در مدیریت مالی، کنترل تنخواه و کنترل حساب تنخواه از اهمیت بالایی برخوردار هستند. این دو جزء به عنوان بخشی از سیستم‌های کنترل داخلی، نقش مهم و محوری در حفظ دقت و شفافیت مالی دارند.
کنترل تنخواه به معنای نظارت بر جریان وجوه نقدی است که به صورت پیش پرداخت برای پوشش هزینه‌های جاری پروژه اختصاص داده می‌شود. این فرآیند شامل بررسی دقیق مصارف، تایید صحت اسناد و مدارک مالی، و اطمینان از انطباق هزینه‌ها با بودجه و برنامه‌ریزی‌های تعیین شده است.
کنترل حساب تنخواه نیز به معنای اعمال مکانیزم‌های نظارتی برای تضمین این است که تمامی تراکنش‌های مربوط به تنخواه به درستی ثبت، گزارش و در نهایت تسویه شوند.
این شامل ایجاد سیاست‌های مشخص برای تسویه دوره‌ای تنخواه و اطمینان از اینکه تمامی پرداخت‌ها و هزینه‌ها مستند و قابل ردیابی هستند. در ادامه با ما همراه باشید تا توضیحات کامل را ارائه دهیم.
کنترل تنخواه چیست
کنترل تنخواه یکی از جنبه‌های مهم مدیریت مالی در سازمان‌ها و شرکت‌ها است که به نظارت و مدیریت دقیق بر مبالغ نقدی اختصاص داده شده برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره مربوط می‌شود.
این فرآیند شامل تعیین مبلغ مشخصی از پول به عنوان تنخواه، نگهداری و استفاده از آن برای پرداخت‌های کوچک و فوری، و سپس تسویه و بازپرداخت آن در دوره‌های معین است.
تنخواه چیست؟ آشنایی با انواع تنخواه
کنترل حساب تنخواه به معنای اعمال نظارت بر اینکه چگونه تنخواه استفاده می‌شود و اطمینان از اینکه تمامی پرداخت‌ها و هزینه‌ها به درستی ثبت و گزارش می‌شوند؛ است. این کنترل‌ها شامل بررسی دقیق مصارف، تایید صحت اسناد و مدارک مالی، و اطمینان از انطباق هزینه‌ها با بودجه و برنامه‌ریزی‌های تعیین شده است.
اهمیت کنترل تنخواه
کنترل تنخواه در مدیریت مالی سازمان‌ها و پروژه‌های پیمانکاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. این کنترل‌ها به چند دلیل کلیدی ضروری هستند که در ادامه به چندین مورد اشاره شده است:
- افزایش بهره‌وری: کنترل تنخواه به مدیران شرکت کمک می‌کند تا با برآورد دقیق هزینه‌ها و موجودی، نسبت به میزان بهره‌وری یا سود و زیان شرکت در طی هر ماه اطلاعات دقیقی کسب کنند.
- پیشرفت و بهینه‌سازی: کنترل تنخواه در راستای پیشرفت شرکت و بهینه‌سازی امور مالی و اداری بسیار حائز اهمیت است. این سیستم پیشرفته می‌تواند تمامی امور مربوط به شرکت را در کسری از ثانیه برآورد نماید.
- کاهش خطاها و سوء استفاده‌ها: با انتخاب فردی قابل اعتماد و منظم برای مدیریت تنخواه، احتمال خطاها و سوء استفاده‌های مالی کاهش می‌یابد.
- تعیین سقف: تعیین سقف برای شارژ تنخواه گردان به منظم شدن پرداخت‌ها و ایجاد یک رویه ثابت در فرآیند اجرایی کمک می‌کند.
- تعیین سطح شارژ مجدد: تعیین زمان مناسب برای شارژ مجدد تنخواه به مدیریت بهتر جریان نقدی و جلوگیری از کمبود یا اضافه وجه کمک می‌کند.
- وضوح و شفافیت مالی: کنترل تنخواه به افزایش شفافیت مالی کمک می‌کند، زیرا تمامی پرداخت‌ها و هزینه‌ها باید به درستی ثبت و گزارش شوند.
- کاهش تشریفات وظ پرداخت‌های غیر ضروری: با وجود تنخواه‌گردان متعهد، از بسیاری از پرداخت‌های غیرضروری و تشریفات اداری جلوگیری می‌شود.
- کاهش حجم کار حسابداری: با جدا کردن وظایف تنخواه‌گردان از واحد حسابداری، حجم کار این واحد کاهش می‌یابد و امکان تمرکز بیشتر بر مسائل مهم‌تر فراهم خواهد شد.
- کنترل پول های نقد: کنترل تنخواه به شناسایی و کنترل دقیق پول های نقد و نحوه استفاده از آن کمک می‌کند و به نوعی نشان می‌دهد که این وجوه برای چه مواردی استفاده شده‌اند.
چگونگی کنترل تنخواه
کنترل تنخواه و حساب تنخواه از موارد مهم در حسابداری است که به منظور جلوگیری از سوء استفاده و اطمینان از صحت هزینه‌کرد‌ها انجام می‌شود. در ادامه، به شرح کاملی درباره کنترل تنخواه و کنترل حساب تنخواه می‌پردازیم:
– تایید هزینه‌ها: تمامی هزینه‌های انجام شده باید توسط مقام مجاز تایید شوند.
– اسناد و مدارک: برای هر هزینه باید سند وجود داشته باشد که نشان دهنده انجام آن هزینه است.
– رعایت آیین‌نامه معاملات: در خریدهای انجام شده باید آیین‌نامه معاملات جزئی رعایت شود.
– رعایت سقف مبلغ تنخواه: نباید از مبلغ تعیین شده برای تنخواه بیشتر شود.
به طور کلی، کنترل دقیق تنخواه و حساب تنخواه به منظور جلوگیری از هرگونه سوء استفاده مالی و تضمین انجام صحیح تراکنش های مالی انجام می‌شود. این کنترل‌ها به ویژه در شرکت‌های بزرگ با هزینه‌های متعدد از اهمیت بالایی برخوردار است.
نرم افزار تنخواه گردان و ویژگی های آن
نرم افزار تنخواه گردان یک ابزار آنلاین برای مدیریت تنخواه‌داری و هزینه‌های شرکت‌ها و پروژه‌ها است که در بستر ابری کار می‌کند. این نرم افزار امکانات متعددی را برای کنترل و مدیریت تنخواه ها فراهم می‌آورد.
برای آموزش نرم افزار تنخواه گردان به صفحه راهنمای استفاده از اپلیکیشن اندروید تنخواه‌گردان مراجعه کنید.
در ادامه به برخی از ویژگی‌های کلیدی این نرم افزار اشاره خواهیم کرد:
ثبت و کنترل تراکنش‌ها
- امکان ثبت لحظه‌ای پرداخت‌ها و دریافت‌ها و ایجاد و ارسال گزارش‌های تنخواه تنها با چند کلیک.
- کنترل گزارش‌های تنخواه شامل بررسی، تأیید ، رد و اصلاح گزارش‌های ارسال شده توسط تنخواه‌داران.
پیوست تصویر اسناد
- امکان پیوست تصاویر صورت‌حساب ها و سایر مدارک به هر تراکنش و چاپ رسیدهای پرداخت.
مدیریت دسترسی‌ها
- تعریف و مدیریت سطوح دسترسی مختلف برای نقش‌های ادمین، مدیر و تنخواه‌دار.
- امکان تعریف دوره تایید برای گزارش‌های تنخواه در تیم‌های مختلف.
ارتباط با نرم‌افزار‌های حسابداری
- امکان ارسال اطلاعات ثبت شده به نرم‌افزار حسابداری دلخواه از طریق بارگذاری فایل یا API.
تهیه گزارش‌ها
- امکان تهیه فایل خروجی با فرمت PDF و اکسل به همراه پیوست تصاویر اسناد از تمامی گزارش‌ها.
مدیریت تیم‌های تنخواه‌داری
- تعریف و مدیریت واحد های سازمانی یا پروژه‌ها در قالب تیم‌های تنخواه‌داری با سطوح دسترسی مختلف.
این نرم افزار با ارائه این امکانات، به مدیران و تنخواه‌داران کمک می‌کند تا بتوانند به صورت مؤثرتری بر هزینه‌ها نظارت داشته باشند و فرآیند تنخواه‌داری را به شکلی شفاف و کارآمد مدیریت کنند.
جمع‌بندی
کنترل تنخواه و کنترل حساب تنخواه به عنوان بخشی از استراتژی‌های مدیریت ریسک مالی، به حفظ سلامت مالی پروژه ها کمک کرده و از بروز تخلفات و انحرافات مالی پیشگیری می‌کنند. این دو جزء با افزایش کارایی و اثربخشی فرآیند های مالی، به تقویت اعتماد و اطمینان ذینفعان در پروژه‌های پیمانکاری منجر می‌شوند که در این مقاله به طور کامل همه موارد را توضیح دادیم.
