بدون شک در هر شرکت یا سازمانی، خرید ملزومات اداری و پرداخت هزینه‌های فوری اجتناب‌ناپذیر است. برای این منظور، حسابی به نام “حساب تنخواه گردان” در شرکت‌ها وجود دارد.
حساب تنخواه گردان با هدف کاهش فشار کاری بر روی بخش حسابداری، سرعت بخشیدن به امور مالی و جلوگیری از افزایش کارهای اداری ایجاد شده است. در ادامه مقاله، به بررسی عمیق‌تر ماهیت حساب تنخواه و تاثیر آن بر مدیریت مالی شرکت‌ها خواهیم پرداخت.
تعریف ماهیت تنخواه
تنخواه، مبلغی پول است که از پیش تعیین شده و برای پرداخت‌های جزئی و فوری شرکت در نظر گرفته می‌شود. این مبلغ در حسابی خاص ثبت و در صندوق یا کارت شرکت نگهداری می‌شود تا برای هزینه‌هایی مانند پرداخت کرایه‌های کوچک، تسویه حساب با کارگران روزمزدی، خرید ملزومات اداری و سایر مخارج روزانه استفاده شود.
بیشتر بدانید: سقف مبلغ تنخواه چقدر است ؟
تنخواه‌گردان، فردی امین و مورد اعتماد است که مسئولیت مدیریت و پرداخت از این حساب را بر عهده دارد و در پایان دوره مالی، باید کلیه اسناد و مدارک مربوط به هزینه‌ها را ارائه دهد. هدف از ایجاد تنخواه، تسهیل و تسریع در پرداخت‌های کوچک و جلوگیری از تداخل حساب‌های جزئی با حساب‌های کلی است.
هدف از وجود تنخواه چیست
تنخواه حسابداری یکی از ابزارهای مهم در حوزه مدیریت مالی شرکت‌ها است که استفاده از آن در حسابداری دارای اهداف متعددی است. اهداف اصلی آن عبارتند از:
- تسهیل پرداخت‌های کوچک: تنخواه امکان پرداخت سریع و آسان هزینه‌های جزئی را فراهم می‌کند.
- کاهش کاغذ بازی و کارهای اداری: با وجود تنخواه، نیازی به طی کردن فرآیندهای اداری طولانی برای هزینه‌های کوچک نیست.
- جلوگیری از تداخل حساب‌ها: تنخواه از تداخل حساب‌های جزئی با حساب‌های کلی شرکت جلوگیری می‌کند.
- سرعت بخشیدن به فرآیندهای مالی: تنخواه به سرعت بخشیدن به فرآیندهای مالی کمک می‌کند، چرا که نیاز به تاییدهای متعدد برای هزینه‌های کوچک نیست.
تنخواه به عنوان یک ابزار مالی، برای مدیریت هزینه‌های جزئی و فوری در شرکت‌ها و سازمان‌ها استفاده می‌شود. این سیستم به کارکنان اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به انتظار برای تاییدیه‌های متعدد، هزینه‌های کوچک را به سرعت و به راحتی پرداخت کنند. این امر به ویژه در مواقعی که نیاز به واکنش سریع مالی است، مفید می‌باشد.
تنخواه‌گردان، که مسئولیت مدیریت این حساب را دارد، باید از دقت و شفافیت در ثبت و گزارش‌دهی هزینه‌ها اطمینان حاصل کند تا از سوء استفاده و خطاهای مالی جلوگیری شود. در نهایت، تنخواه به عنوان یک روش کارآمد برای مدیریت هزینه‌های روزمره در نظر گرفته می‌شود که به بهبود جریان کاری و کارایی مالی کمک می‌کند.
بیشتر بدانید: تنخواه گردان چیست؟ آشنایی با انواع تنخواه گردانی
بایدها و الزامات تنخواه
بایدها و الزامات تنخواه شامل موارد زیر است:
- تعیین مبلغ مشخص: باید مبلغ تنخواه از پیش تعیین شده و در حسابی خاص ثبت شود.
- نگهداری دقیق: تنخواه باید به دقت نگهداری شود و توسط فردی امین و مورد اعتماد مدیریت گردد.
- ثبت و گزارش‌دهی: تنخواه‌گردان موظف است کلیه اسناد و مدارک مربوط به هزینه‌ها را در پایان دوره مالی ارائه دهد.
- محدودیت در پرداخت: پرداخت‌ها از تنخواه باید تنها برای هزینه‌های جزئی و فوری باشد.
- جلوگیری از سوءاستفاده: تنخواه‌گردان نباید از مبلغ تنخواه برای منافع شخصی یا دیگران استفاده کند.
- بازپرداخت موجودی: در پایان سال مالی، باقی‌مانده موجودی باید به حساب شرکت بازگردانده شود.
- هماهنگی با واحد مالی: تنخواه‌گردان باید با واحد مالی شرکت برای هزینه‌ها و شارژ مجدد تنخواه هماهنگ باشد.
- رعایت قوانین شرکت: تنخواه‌گردان باید به اصول و قوانین شرکت پایبند باشد و در انتخاب وی دقت شود.
این الزامات به منظور اطمینان از استفاده صحیح و موثر از تنخواه و جلوگیری از هر گونه خطا یا تخلف مالی طراحی شده‌اند. تنخواه به عنوان یک ابزار مالی، نقش مهمی در تسهیل پرداخت‌های کوچک و جزئی دارد و باید با دقت و مسئولیت‌پذیری مدیریت شود.
برای ثبت سفارش نرم افزار تنخواه گردان و استفاده از قابلیت های رایگان آن به صفحه نرم افزار تنخواه گردان مراجعه کنید.
فرق بین حساب تنخواه و حساب در دسترس
فرق بین حساب تنخواه و حساب در دسترس به شرح زیر است. ادامه هر کدام را به طور جداگانه تعریف خواهیم کرد:
حساب تنخواه:
– حساب تنخواه، مبلغی پول است که برای پرداخت هزینه‌های جزئی و فوری شرکت در نظر گرفته می‌شود.
– این حساب به طور دوره‌ای تطبیق داده می‌شود و تراکنش‌های مالی مربوط به آن در صورت‌های مالی ثبت می‌شود.
– معمولاً در یک کارت جداگانه نگهداری می‌شود و توسط تنخواه‌گردان مدیریت می‌گردد.
– بیشتر برای هزینه‌ها و نیازهای داخل شرکت استفاده می‌شود.
حساب در دسترس:
– حساب در دسترس، به پول نقدی اشاره دارد که برای استفاده‌های عمومی‌تر و بدون محدودیت‌های خاص تنخواه در نظر گرفته می‌شود.
– این حساب می‌تواند شامل مبلغی باشد که در حساب شرکت نگهداری می‌شود و برای انواع مختلف پرداخت‌ها قابل دسترس است.
– مدیریت این حساب معمولاً توسط صندوق‌دار یا مسئول مالی شرکت انجام می‌گیرد.
به طور خلاصه، حساب تنخواه برای مدیریت هزینه‌های کوچک و روزمره تعیین شده، در حالی که حساب در دسترس برای پرداخت‌های عمومی‌تر و متنوع‌تر استفاده می‌شود. تنخواه معمولاً با کنترل‌های دقیق‌تری همراه است تا از دقت و شفافیت در هزینه‌ها اطمینان حاصل شود، در حالی که حساب در دسترس ممکن است انعطاف‌پذیری بیشتری برای پرداخت‌های مختلف داشته باشد.
جمع‌بندی
ماهیت حساب تنخواه، در واقع، نمایانگر انعطاف‌پذیری و کارآمدی در مدیریت منابع مالی است که به بهبود جریان کاری و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. با این حال، این انعطاف‌پذیری باید همراه با کنترل‌های دقیق و مسئولیت‌پذیری باشد تا از دقت و شفافیت در هزینه‌ها و جلوگیری از هرگونه سوء استفاده یا خطای مالی اطمینان حاصل شود. در نهایت، حساب تنخواه به عنوان یک راهکار مالی موثر، نقش مهمی در تضمین سلامت و پایداری مالی سازمان‌ها ایفا می‌کند.
