حسابداری شرکت های بازرگانی چیست؟

در دنیای پرتلاطم تجارت، حسابداری شرکت های بازرگانی نقش کلیدی در موفقیت اقتصادی این شرکت‌ها ایفا می‌کند. شرکت های بازرگانی با هدف خرید، فروش، توزیع و صادرات یا واردات کالا فعالیت می‌کنند و در این میان، استفاده از یک سیستم مالی دقیق و شفاف، لازمه‌ی مدیریت اثربخش و تصمیم‌گیری درست است. به‌همین دلیل، حسابداری شرکت های بازرگانی اهمیت ویژه‌ای در ثبت و کنترل جریان‌های مالی این نوع شرکت‌ها دارد.

در این مقاله به بررسی ابعاد مختلف حسابداری شرکت های بازرگانی می‌پردازیم، از معرفی انواع شرکت های تجاری گرفته تا ساختار سرمایه، نحوه ثبت حساب‌ها، سیستم‌های ثبت و کنترل و الزامات قانونی.

معرفی انواع شرکت های بازرگانی

طبق ماده ۲۰ قانون تجارت ایران، شرکت های تجاری در هفت نوع مختلف ثبت می‌شوند. شناخت این ساختارها به درک بهتر الزامات حسابداری شرکت های بازرگانی کمک می‌کند:

شرکت سهامی

این نوع شرکت بر اساس سرمایه تقسیم‌شده به سهام عمل می‌کند. طبق ماده ۲ لایحه اصلاحی قانون تجارت، حتی اگر فعالیت آن مستقیماً تجاری نباشد، جزو شرکت های بازرگانی محسوب می‌شود. در حسابداری شرکت های بازرگانی سهامی، توجه ویژه‌ای به ثبت سرمایه سهامداران، سود تقسیمی، و صورت‌های مالی طبق استانداردهای حسابداری می‌شود.

شرکت با مسئولیت محدود

در این شرکت، شرکا فقط به میزان آورده‌ی خود در شرکت مسئول هستند. در سیستم حسابداری شرکت های بازرگانی با مسئولیت محدود، ثبت سرمایه نقدی و غیرنقدی شرکا و تخصیص سود اهمیت زیادی دارد. حسابداران باید دقت کنند که آورده‌های غیرنقدی با ارزیابی منصفانه وارد سیستم مالی شوند.

شرکت تضامنی

در این نوع شرکت، هر شریک نسبت به کل بدهی‌های شرکت مسئولیت تضامنی دارد. در حسابداری شرکت های بازرگانی تضامنی، تمرکز روی ثبت دقیق سهم الشرکه شرکا، تقسیم سود، و ردیابی تعهدات فردی هر شریک اهمیت دارد.

شرکت مختلط سهامی و غیرسهامی

ترکیبی از شرکای ضامن و شرکای با مسئولیت محدود هستند. در حسابداری شرکت های بازرگانی مختلط، ساختار مالی پیچیده‌تر است، چرا که برخی شرکا محدود و برخی دارای تعهد کامل هستند. تنظیم صورت‌های مالی و نظارت بر سهم هریک از شرکا با دقت بالایی انجام می‌شود.

شرکت نسبی

در این نوع، مسئولیت شرکا به نسبت سرمایه‌شان است. در حسابداری شرکت های بازرگانی نسبی، مدیریت ترازنامه‌ها به نحوی انجام می‌شود که شفافیت در خصوص میزان ریسک و مسئولیت هر شریک به وضوح مشخص باشد.

شرکت تعاونی تولید و مصرف

شرکت هایی با ماهیت مشارکتی هستند که بر مبنای همکاری گروهی فعالیت می‌کنند. در حسابداری شرکت های بازرگانی تعاونی، اصل “هر عضو یک رأی” رعایت می‌شود و نحوه تخصیص سود و هزینه‌ها به‌طور مساوی و مشارکتی ثبت می‌شود، نه صرفاً بر اساس سرمایه.

نقش حسابداری در موفقیت شرکت های بازرگانی

در تمامی این انواع، آنچه نقطه مشترک و حیاتی است، وجود یک سیستم حسابداری شرکت های بازرگانی منظم و مطابق با استانداردهاست. این حسابداری باید بتواند درآمدها، هزینه‌ها، سود، زیان، سرمایه‌گذاری‌ها و جریان نقدی را به‌درستی ثبت و تحلیل کند. شرکت های بازرگانی به علت گردش بالای کالا و معاملات مالی، نیاز دارند که همواره از وضعیت دقیق موجودی، حساب‌های پرداختنی و دریافتی، و وضعیت مالیاتی خود اطلاع داشته باشند.

همچنین در حسابداری شرکت های بازرگانی ثبت دقیق عملیات واردات و صادرات، محاسبه ارزش افزوده، گزارش‌دهی فصلی و تنظیم اظهارنامه‌های مالیاتی از اهمیت بالایی برخوردار است.

نحوه حسابداری شرکت های بازرگانی

هدف از تاسیس شرکت های بازرگانی کسب سود می‌باشد.
ازاینرو در ثبت های حسابداری شرکت های بازرگانی، صورت های مالی باید سود واقعی شرکت های بازرگانی را ارئه دهند.
بین صورت های مالی، صورت سود و زیان اهمیت بسزایی در شرکت های بازرگانی دارد و شرکت های بازرگانی برای بررسی و ایجاد نظم و ترتیب در حساب های شرکت‌، مقدار دارایی‌، بدهی‌، سود‌ و ‌زیان شرکت در دوره‌های مالی مشخص نیازمند حسابداری بازرگانی می باشند.

وظایف حسابدار بازرگانی

حسابداران بازرگانی دارای وظایف متفاوت و متنوعی می باشند‌، تعدادی از وظایف حسابداران بازرگانی عمومی بوده و هر حسابدار بازرگانی در هر شرکت بازرگانی که فعالیت می‌نماید‌، باید وظیفه عمومی خود را انجام دهد، اما بعضی از وظایف حسابداران بازرگانی تخصصی بوده و بستگی به نوع فعالیت و حرفه آن شرکت بازرگانی دارد:
از وظایف تخصصی حسابداری بازرگانی میتوان به:

• تهیه و آماده سازی صورت های مالی من جمله اطلاعات مالی، دارایی ها، بدهی ها و غیره…
• تهیه صورت سود و زیان شرکت
• تهیه صورت وضعیت مالی شامل دارایی ها و بدهی ها و حقوق صاحبان سهام
• تهیه صورت گردش وجوه نقد
• محاسبات مربوط به سود و زیان شرکت و محاسبه ارزش افزوده شرکت

اصطلاحات مهم در حسابداری بازرگانی

موضوعات و مفاهیم کلیدی که در حسابداری بازرگانی به کار می‌روند، شامل موارد زیر هستند:
خرید، فروش، فاکتور، پیش‌دریافت و پیش‌پرداخت، برگشتی از خرید و فروش، معاملات فصلی، سود بازرگانی، حمل به داخل، بیمه، تخفیفات، ارزش افزوده، هزینه، بودجه، سرمایه در گردش، صادرات، واردات، چک، سفته، مصرف‌کننده، اظهارنامه مالیاتی، پخش و غیره.

کدینگ حسابداری بازرگانی

کدینگ حسابداری فرآیندی است که به منظور مکانیزه کردن عملیات حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع، کدینگ نوعی طبقه‌بندی حساب‌ها از سطح کلی (اصلی) به سطح جزئی‌تر (فرعی) است.

حساب‌ها در کدینگ حسابداری بر اساس نوع و حجم عملیات مالی در سطوح مختلف دسته‌بندی می‌شوند و باید به گونه‌ای طراحی شود که استانداردهای حسابداری را نقض نکند.

کدینگ حسابداری به طور کلی شامل ۹ گروه اصلی زیر است:

• دارایی‌های جاری
• دارایی‌های غیرجاری
• بدهی‌های جاری
• بدهی‌های بلندمدت
• حقوق صاحبان سهام
• درآمدها
• بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده
• هزینه‌ها
• سایر حساب‌ها

بهای تمام شده در حسابداری بازرگانی

بهای تمام شده کالای فروش رفته شامل تمامی هزینه‌هایی است که شرکت برای تولید یا خرید محصول متحمل شده است.

روش محاسبه بهای تمام شده در شرکت های بازرگانی به شرح زیر است:

• برای محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده در طول دوره، خرید خالص را به همراه بهای کالا و هزینه حمل کالای خریداری شده جمع می‌نماییم.
• به منظور محاسبه بهای تمام شده موجودی کالای آماده برای فروش، بهای تمام شده کالای خریداری شده در دوره را با موجودی کالای اول دوره جمع می‌کنیم.
• در مرحله بعد، برای محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته، بهای تمام شده موجودی پایان دوره را از موجودی کالای آماده برای فروش کسر می‌کنیم.
• در نهایت، سود ناخالص از تفاضل بهای تمام شده کالای فروش رفته و فروش محاسبه می‌شود.

سود و زیان در حسابداری بازرگانی

سود و زیان و صورت سود و زیان از مهم‌ترین اجزای حسابداری شرکت های بازرگانی به شمار می‌روند. تمرکز اصلی این صورت مالی بر درآمدها و هزینه‌های عملیاتی و غیرعملیاتی است که از اختلاف آنها، سود ناخالص شرکت به دست می‌آید. پس از کسر مالیات و سایر کسورات، سود خالص شرکت محاسبه می‌شود.

سود یا زیان خالص نقش کلیدی در تعیین اهداف آینده، خط‌مشی‌ها و روند فعالیت شرکت بازرگانی دارد. هدف اصلی شرکت های بازرگانی، حداکثر کردن سود و حداقل کردن هزینه‌ها است.

برای مطالعه‌ی دقیق‌تر و جامع‌تر درباره نحوه محاسبه و تحلیل سود و زیان در شرکت های بازرگانی، می‌توانید به مقاله «سود و زیان شرکت بازرگانی + نحوه محاسبه آن» مراجعه کنید.

انواع حساب‌ها در حسابداری شرکت های بازرگانی

در حسابداری شرکت های بازرگانی، دو حساب اصلی و پرکاربرد وجود دارد که به صورت ویژه برای ثبت و کنترل عملیات خرید و فروش به کار می‌روند: حساب خرید و حساب فروش. هر یک از این حساب‌ها نقش کلیدی در ثبت دقیق معاملات مالی شرکت های بازرگانی دارند و ماهیت متفاوتی در ثبت‌های حسابداری به آن‌ها اختصاص یافته است.

حساب خرید

حساب خرید، به حسابی گفته می‌شود که کلیه مبالغ مربوط به خرید کالاها و مواد اولیه شرکت را در طول دوره مالی (معمولاً یک سال) ثبت و ضبط می‌کند. این حساب معمولاً دارای ماهیت بدهکار است، به این معنی که با هر خرید کالا یا دریافت خدمات مرتبط، مبلغ مربوطه در سمت بدهکار این حساب ثبت می‌شود و در نتیجه مقدار کل حساب افزایش می‌یابد.

در صورت بروز شرایطی مانند بازگرداندن کالا به فروشنده، مثلاً به دلیل معیوب یا ناقص بودن محصول، مبلغ کالای برگشتی در حسابی به نام «برگشت از خرید» ثبت می‌شود. این حساب دارای ماهیت بستانکار است و به عنوان یک کاهنده مبلغ کل حساب خرید عمل می‌کند، به این صورت که هنگام ثبت برگشت کالا، حساب برگشت از خرید در سمت بستانکار و حساب‌های پرداختنی یا نقدی در سمت بدهکار ثبت می‌شوند تا مبلغ پرداختی به خریدار اصلاح شود.

حساب فروش

حساب فروش، برای ثبت کلیه درآمدهای حاصل از فروش کالاها و محصولات شرکت استفاده می‌شود. این حساب ماهیت بستانکار دارد، یعنی هر بار فروش کالایی انجام شود، مبلغ فروش در سمت بستانکار این حساب ثبت می‌شود و در نتیجه موجودی حساب فروش افزایش می‌یابد.

اگر کالای فروخته شده به هر دلیلی برگشت داده شود، مثلاً به دلیل نارضایتی مشتری یا اشکال در محصول، مبلغ برگشتی در حساب «برگشت از فروش» ثبت می‌شود. این حساب دارای ماهیت بدهکار است و به عنوان کاهش‌دهنده درآمد فروش عمل می‌کند. هنگام ثبت برگشت کالا، حساب برگشت از فروش در سمت بدهکار و حساب‌های دریافتنی تجاری در سمت بستانکار ثبت می‌شوند تا مانده حساب‌های فروش و دریافتنی اصلاح شود و تصویر دقیق‌تری از درآمد واقعی شرکت ارائه گردد.

انواع صورت‌های مالی در حسابداری شرکت های بازرگانی

صورت‌های مالی یکی از مهم‌ترین ابزارهای گزارش‌دهی در حسابداری شرکت های بازرگانی محسوب می‌شوند. این گزارش‌ها تصویری جامع و دقیق از وضعیت مالی، عملکرد و تغییرات مالی شرکت در یک دوره مشخص ارائه می‌دهند. به کمک صورت‌های مالی، مدیران، سرمایه‌گذاران، طلبکاران و سایر ذی‌نفعان می‌توانند وضعیت شرکت را ارزیابی کرده و تصمیمات آگاهانه‌تری برای آینده شرکت اتخاذ کنند.

در شرکت های بازرگانی که فعالیت اصلی آن‌ها خرید و فروش کالا است، تهیه و ارائه صورت‌های مالی استاندارد و دقیق اهمیت ویژه‌ای دارد، زیرا این صورت‌ها مبنای تحلیل سودآوری، نقدینگی، دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت هستند.

به طور کلی، پنج نوع اصلی صورت مالی در حسابداری شرکت های بازرگانی وجود دارد که هر کدام جنبه‌های خاصی از وضعیت مالی و عملکرد شرکت را پوشش می‌دهند:

• صورت وضعیت مالی(ترازنامه)
• صورت سود و زیان
• صورت تغییرات سرمایه
• صورت جریان وجوه نقد
• یادداشت های توضیحی صورت های مالی

انواع سیستم ثبت در حسابداری بازرگانی

در ثبت‌های حسابداری شرکت های بازرگانی دو نوع سیستم اصلی به نام‌های سیستم ادواری و سیستم دائمی وجود دارد که در ادامه به توضیح هر یک می‌پردازیم:

سیستم ثبت ادواری

در سیستم ادواری، شمارش و شناسایی موجودی کالاها تنها در پایان هر دوره مالی (معمولاً پایان سال) انجام می‌شود. در این روش، موجودی کالای پایان دوره شمارش و ثبت می‌شود و به عنوان موجودی پایان دوره در ترازنامه لحاظ می‌گردد. همچنین این موجودی، به عنوان موجودی اولیه سال مالی بعد در دفاتر ثبت می‌شود.

سیستم ثبت دائمی

در سیستم دائمی، ثبت تغییرات موجودی کالا به صورت مستمر و همزمان با هر عملیات خرید و فروش انجام می‌شود. به این صورت که با هر خرید، حساب موجودی کالا بدهکار و با هر فروش، بستانکار می‌شود و بهای کالای مربوطه نیز ثبت می‌گردد.

بدین ترتیب، هر بار که خرید یا فروش کالا صورت می‌گیرد و موجودی کالا تغییر می‌کند، این تغییرات در حساب موجودی کالا ثبت می‌شود و امکان استخراج موجودی دقیق کالا در هر زمان با مراجعه به دفاتر حسابداری فراهم است.

نحوه ثبت خرید کالا در حسابداری شرکت های بازرگانی

در حسابداری شرکت های بازرگانی، ثبت فاکتور خرید کالا یکی از عملیات حیاتی و پایه‌ای است که باید با دقت انجام شود. اصولاً ثبت خرید کالا زمانی صورت می‌گیرد که کالای خریداری شده برای فروش در فعالیت‌های تجاری شرکت مورد استفاده قرار گیرد. اگر کالایی به منظور مصرف داخلی، تولید یا اهداف غیرتجاری خریداری شود، نباید آن را در حساب خرید ثبت نمود، زیرا این امر باعث ایجاد ابهام در محاسبه سود و زیان شرکت می‌شود.

ثبت خرید در سیستم ادواری در حسابداری شرکت های بازرگانی

سیستم ادواری یکی از روش‌های رایج ثبت خرید و فروش در حسابداری شرکت های بازرگانی است که به ویژه در کسب‌وکارهایی مانند فروشگاه‌ها و رستوران‌ها کاربرد دارد. در این سیستم، در زمان خرید کالا، مبلغ خرید در حساب «خرید» ثبت می‌شود و حساب «موجودی کالا» تغییری نمی‌کند. همچنین در زمان فروش، تنها حساب فروش ثبت شده و تغییرات موجودی در پایان دوره مالی با استفاده از موجودی ابتدای دوره، خریدهای انجام شده و موجودی پایان دوره محاسبه می‌شود.

مزیت این روش سادگی ثبت‌های روزانه است، اما در مقابل امکان کنترل لحظه‌ای موجودی کالا وجود ندارد و برای محاسبه بهای تمام شده کالا باید در پایان دوره مالی عملیات جمع‌آوری و تنظیم انجام شود.

ثبت خرید در سیستم دائمی در حسابداری شرکت های بازرگانی

در مقابل، سیستم دائمی یکی از روش‌های پیشرفته‌تر حسابداری شرکت های بازرگانی است که امکان کنترل مستمر و دقیق موجودی کالا را فراهم می‌کند. در این روش، در هنگام خرید کالا، حساب «موجودی کالا» به میزان بهای خرید کالا بدهکار می‌شود و به محض فروش کالا، حساب موجودی کالا به میزان بهای تمام شده کالا بستانکار می‌گردد. بنابراین در سیستم دائمی، استفاده از حساب‌های جداگانه «خرید» و «فروش» حذف می‌شود و تمامی تغییرات موجودی کالا به صورت مستقیم ثبت می‌شود.

مزیت اصلی این روش، به‌روزرسانی مستمر موجودی کالا و امکان مدیریت دقیق‌تر و سریع‌تر منابع شرکت های بازرگانی است. این سیستم برای شرکت های بازرگانی بزرگ که حجم معاملات بالایی دارند، بسیار مناسب‌تر است.

انواع تخفیف در خرید کالا

در فرآیند خرید کالا، تخفیف‌ها نقش مهمی در کاهش هزینه‌های خرید و بهبود جریان نقدی شرکت‌ها دارند. تخفیف‌ها به چند دسته مختلف تقسیم می‌شوند که هر کدام ویژگی‌ها و نحوه ثبت متفاوتی در حسابداری شرکت های بازرگانی دارند. آشنایی با این انواع تخفیف برای ثبت دقیق و صحیح معاملات مالی ضروری است.

تخفیف به علت عیب و نقص:

گاهی ممکن است کالای خریداری شده دارای عیب، نقص فنی یا مغایرت با سفارش اولیه باشد. در چنین شرایطی فروشنده ممکن است یا کالا را تعویض کند یا بخشی از مبلغ خرید را به عنوان جبران خسارت کاهش دهد.

• ثبت حسابداری: این نوع تخفیف تحت عنوان «برگشت از خرید» یا «تخفیف بابت نقص کالا» در حساب‌های مربوطه ثبت می‌شود.

• اهمیت: این تخفیف باعث کاهش مبلغ خالص خرید و اصلاح دقیق موجودی کالا می‌شود.

تخفیف توافقی:

این تخفیف قبل از نهایی شدن قرارداد خرید و در مرحله مذاکره بین خریدار و فروشنده توافق می‌شود. معمولاً در فاکتور خرید اعمال شده و مبلغ نهایی خرید پس از کسر تخفیف، ثبت می‌گردد.

• ثبت حسابداری: در دفاتر حسابداری به صورت جداگانه ثبت نمی‌شود، چون معامله با مبلغ تخفیف خورده قطعی می‌شود.

• کاربرد: کمک به تسریع معاملات و جذب مشتریان با ارائه شرایط بهتر.

تخفیف تجاری:

تخفیف تجاری معمولاً برای خریدهای عمده، خرید در زمان‌های خاص (مانند فصول حراج، مناسبت‌های خاص) یا به عنوان مشوق فروش ارائه می‌شود. این نوع تخفیف به صورت خودکار در فاکتور منظور می‌گردد.

• ثبت حسابداری: فقط مبلغ خالص خرید پس از کسر تخفیف تجاری در دفاتر ثبت می‌شود و حساب جداگانه‌ای برای تخفیف باز نمی‌شود.

• مزایا: تشویق مشتریان به خرید بیشتر و افزایش حجم فروش.

تخفیف نقدی:

اگر خریدار مبلغ خرید را قبل از موعد مقرر پرداخت کند، ممکن است فروشنده درصدی تخفیف نقدی به عنوان پاداش پرداخت سریع به او اعطا کند. این تخفیف معمولاً پس از ثبت خرید اولیه و در زمان پرداخت اعمال می‌شود.

• ثبت حسابداری: مبلغ کامل خرید ابتدا ثبت می‌شود و تخفیف نقدی در زمان پرداخت زودهنگام به عنوان کاهش هزینه ثبت می‌گردد.

• نقش: بهبود جریان نقدی فروشنده و کاهش هزینه مالی خریدار.

جمع‌بندی

در این مقاله ابتدا ساختارهای مختلف شرکت های تجاری در قانون تجارت ایران از جمله شرکت با مسئولیت محدود، شرکت تضامنی، شرکت های مختلط سهامی و غیرسهامی، و شرکت تعاونی تولید مورد بررسی قرار گرفت. هر کدام از این شرکت‌ها دارای ویژگی‌ها و الزامات خاص خود در زمینه مسئولیت شرکا، نحوه تأمین سرمایه، ساختار مدیریتی و حدود اختیارات هستند که این تفاوت‌ها می‌تواند بر سطح ریسک‌پذیری و نحوه فعالیت آن‌ها در بازار تأثیرگذار باشد.

در بخش دوم مقاله، اصول و مفاهیم پایه در حسابداری شرکت های بازرگانی تشریح شد؛ از جمله مفاهیمی مانند خرید و فروش، سود و زیان، بهای تمام‌شده کالا، کدینگ حسابداری، و تفاوت بین سیستم‌های ثبت ادواری و دائمی. همچنین به نقش تخفیفات و انواع آن در ثبت دقیق معاملات اشاره شد که در تحلیل‌های مالی و کنترل هزینه‌ها اهمیت زیادی دارد.

در مجموع، آشنایی هم‌زمان با ساختار حقوقی شرکت‌ها و مفاهیم کلیدی حسابداری شرکت های بازرگانی، دید جامعی از الزامات قانونی و مالی یک کسب‌وکار ارائه می‌دهد و زمینه‌ساز تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر و مدیریت مالی حرفه‌ای‌تر خواهد بود.