در بیشتر سازمان‌ها، شغل تنخواه دار اغلب به‌عنوان یک مسئولیت ساده و کوچک تصور می‌شود؛ اما واقعیت این است که این جایگاه نقشی کلیدی در شفافیت مالی و مدیریت هزینه‌های خرد سازمان دارد. تنخواه دار مانند یک نگهبان صندوق و رابط میان کارکنان و بخش مالی عمل می‌کند و مسئول ثبت، پرداخت و نظارت بر تمامی هزینه‌های کوچک شرکت است.
در سازمان‌های مدرن، این نقش فراتر از پرداخت وجه نقد است؛ یک تنخواه دار موفق علاوه بر دقت و نظم، باید با نرم‌افزارهای تنخواه گردان و سیستم‌های حسابداری دیجیتال آشنا باشد تا فرآیند ثبت هزینه‌ها، گزارش‌دهی و تسویه حساب‌ها سریع، شفاف و دقیق انجام شود.
هدف این مقاله، ارائه یک راهنمای جامع و کاربردی برای آشنایی با وظایف، مسئولیت‌ها و مهارت‌های ضروری یک تنخواه دار است، تا خوانندگان با درک درست از این نقش، بتوانند انتخاب، آموزش و مدیریت بهتری در این حوزه داشته باشند.
تنخواه دار کیست و چه نقشی در سازمان دارد؟
تنخواه دار (Petty Cash Custodian) فردی است که مسئول نگهداری، مدیریت و پرداخت هزینه‌های خرد و روزمره سازمان می‌باشد. او صندوق تنخواه یا حساب مربوط به هزینه‌های کوچک را کنترل می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که تمامی پرداخت‌ها طبق دستورالعمل‌های مالی و اصول تنخواه‌گردانی انجام می‌شوند.
نقش تنخواه دار تنها به پرداخت وجه نقد محدود نمی‌شود، بلکه شامل وظایف کلیدی زیر نیز می‌باشد:
-
ثبت دقیق تمامی هزینه‌ها و مستندات مربوطه در دفترچه یا نرم‌افزار تنخواه گردان
-
ارائه گزارش‌های منظم به واحد مالی و حسابداری
-
پیگیری تأمین بودجه لازم برای هزینه‌های جاری و پیش‌بینی‌نشده
-
نظارت بر استفاده درست از وجوه تنخواه و جلوگیری از هزینه‌های غیرضروری
در سازمان‌های مدرن، تنخواه دار به عنوان رابط بین کارکنان و تیم مالی عمل می‌کند و با بهره‌گیری از ابزارهای دیجیتال و نرم‌افزارهای حسابداری، فرآیند تنخواه‌گردانی را سریع‌تر، دقیق‌تر و شفاف‌تر انجام می‌دهد.
در صورت تمایل به آگاهی بیشتر درباره تنخواه ما به صورت کامل در مقاله تنخواه دار کیست و تنخواه گردانی چیست؟ در مورد آن صحبت کردیم.
این نقش برای افرادی مناسب است که علاوه بر مسئولیت‌پذیری، مهارت‌های محاسباتی، سازماندهی و ارتباطی قوی دارند و می‌خواهند در حوزه مالی تجربه عملی کسب کنند.
چطور یک تنخواه دار را انتخاب کنیم؟
انتخاب یک تنخواه دار مناسب برای سازمان اهمیت زیادی دارد، زیرا او مسئول مدیریت هزینه‌های خرد و شفافیت مالی خواهد بود. برای انتخاب یک فرد کارآمد، باید چند نکته کلیدی را در نظر گرفت:
-
حفظ امنیت صندوق یا حساب تنخواه
فرد انتخاب‌شده باید امانت‌دار و قابل اعتماد باشد و بتواند وجوه سازمان را بدون هیچ خطا یا سوءاستفاده مدیریت کند. -
پیروی از اصول و آئین‌نامه‌های تنخواه‌گردانی
تنخواه دار باید کاملاً با دستورالعمل‌ها آشنا باشد و اطمینان حاصل کند که تمامی کارکنان نیز از این اصول پیروی می‌کنند. -
استمرار در ثبت سوابق و مستندسازی هزینه‌ها
فرد انتخاب‌شده باید توانایی ثبت دقیق و منظم تمامی هزینه‌ها، رسیدها و اسناد مربوطه را داشته باشد تا گزارش‌دهی به بخش مالی بدون مشکل انجام شود. -
مهارت‌های ارتباطی و همکاری با تیم مالی
تنخواه دار باید بتواند به خوبی با واحد مالی، حسابداری و سایر کارکنان ارتباط برقرار کرده و هماهنگی لازم را برای انجام امور مالی خرد فراهم کند. -
دقت و مسئولیت‌پذیری
به دلیل حساسیت کار، تنخواه دار باید فردی دقیق، منظم و مسئولیت‌پذیر باشد تا از بروز خطا و مشکلات مالی جلوگیری شود.
با رعایت این نکات، سازمان می‌تواند یک تنخواه دار شایسته و قابل اعتماد انتخاب کند که نقش مؤثری در مدیریت هزینه‌ها و شفافیت مالی داشته باشد.
وظایف تنخواه دار شامل چه چیزهایی است؟
تأمین اعتبار برای صندوق تنخواه
تنخواه دار مسئول دریافت مبلغ مشخصی از واحد مالی و نگهداری آن در حساب یا صندوق تنخواه‌گردانی است. این وجوه صرفاً برای رفع نیازهای شرکت و بر اساس حساب و کتاب دقیق مصرف می‌شوند. علاوه بر حفاظت از صندوق، تنخواه دار مسئول پرداخت‌های روزانه و مدیریت مصرف وجوه نیز می‌باشد.
شما می‌توانید مقاله کارت تنخواه | کاربرد و ویژگی‌های تنخواه کارت را برای آگاهی بیشتر مطالعه کنید.
رعایت اصول تنخواه‌گردانی
هر سازمان بسته به نیازها و خط‌مشی‌های خود، اصول تنخواه‌گردانی خاصی دارد که شامل سقف هزینه‌ها، نوع خریدها و فرآیند تأیید پرداخت‌هاست. تنخواه دار باید نه تنها خود از این اصول پیروی کند، بلکه اطمینان حاصل کند که کارکنان نیز دستورالعمل‌ها را رعایت می‌کنند.
ثبت و پر کردن سند خرج یا هزینه
هنگامی که کارکنان درخواست دریافت تنخواه می‌کنند، دلایل خرج و جزئیات آن باید در سند خرج یا کوپن مربوطه درج شود. این کار تضمین می‌کند که پول صرف هزینه‌های غیرضروری یا شخصی نشود و مستندات کافی برای حسابرسی فراهم باشد.
هر کوپن شامل اطلاعاتی مانند مقدار خرید، هدف، نام دریافت‌کننده و تأییدکننده پرداخت است و پس از ثبت توسط تنخواه دار، در دفترچه حساب تنخواه یا نرم‌افزار ثبت می‌شود.
تأمین بودجه مورد نیاز
اگر موجودی صندوق یا حساب تنخواه برای پرداخت هزینه‌های درخواستی کافی نباشد، تنخواه دار باید بودجه لازم را از واحد مالی دریافت کند. این کار شامل ارائه مستندات و طی مراحل اداری برای تأمین اعتبار می‌باشد.
جمع‌آوری مستندات و فاکتورها
تنخواه دار موظف است تمامی فاکتورها و رسیدهای هزینه‌ای که کارکنان از محل تنخواه انجام داده‌اند را دریافت کند. این اسناد برای گزارش‌دهی دقیق و ارائه به واحد مالی حیاتی هستند.
ثبت هزینه‌ها در دفتر کل
دفتر تنخواه به عنوان مرجع اصلی برای تیم مالی عمل می‌کند و ثبت دقیق هزینه‌ها در آن، هماهنگی حسابدار و تنخواه دار را امکان‌پذیر می‌کند. همچنین، این ثبت برای اظهارنامه مالیاتی و گزارش‌های رسمی شرکت اهمیت دارد.
تنخواه دار پس از هر خرید، رسیدها را به کوپن‌ها یا سیستم نرم‌افزاری مرتبط الصاق می‌کند.
درباره جزئیات بیشتر در زمینه تصمیم‌گیری مالی چیست نیز می‌توانید مطالعه کنید.
ارائه گزارش به واحد مالی
تنخواه دار موظف است تمام پرداخت‌ها و مستندات مربوطه را هر هفته یا هر دوره مشخص به واحد مالی گزارش دهد تا شفافیت مالی و امکان حسابرسی فراهم شود.
واریز وجوه باقیمانده
در پایان سال مالی، تنخواه دار باید مبالغ باقیمانده در صندوق را به حساب شرکت یا واحد مالی تحویل دهد و گزارش کلی هزینه‌ها را ارائه کند. این مرحله برای شفافیت مالی و آماده‌سازی صورت‌های مالی ضروری است.
نگهداری و مدیریت صندوق تنخواه
با وجود دیجیتال شدن بسیاری از فرآیندها، مسئولیت تمام پرداخت‌ها، انتقال وجه و نگهداری وجوه همچنان با تنخواه دار است. او باید اطمینان حاصل کند که صندوق همیشه منظم و آماده استفاده است.
پیگیری تأمین و تکمیل تنخواه
تنخواه دار باید بودجه لازم برای هزینه‌های جاری را پیش‌بینی و تأمین کند.
اگر موجودی صندوق کافی نباشد یا مدت زیادی از آخرین درخواست گذشته باشد، تنخواه دار با ارائه درخواست کتبی به واحد مالی، صندوق را تکمیل می‌کند.
با توجه به این مسئولیت‌ها، تنخواه دار موظف است:
-
نگهداری و مدیریت وجوه صندوق (مثلاً ۵ میلیون تومان)
-
پرداخت هزینه‌ها به کارکنان مطابق با دستورالعمل
-
دریافت و ثبت فاکتورها و رسیدها
-
نگهداری سوابق تمام پرداخت‌ها و موجودی‌ها
-
بررسی و متعادل نگه داشتن دفتر کل تنخواه و پر کردن آن در صورت کمبود
مهارت‌ها و خصوصیات یک تنخواه دار موفق
یک تنخواه دار موفق کسی است که بتواند مسئولیت‌های مالی خرد سازمان را با دقت و شفافیت انجام دهد. او باید منظم، دقیق و مسئولیت‌پذیر باشد و تمامی پرداخت‌ها، مستندات و گزارش‌ها را به موقع ثبت و ارائه کند. علاوه بر این، توانایی کار با نرم‌افزارهای مالی و تنخواه گردان برای مدیریت دیجیتال هزینه‌ها و گزارش‌دهی سریع از اهمیت بالایی برخوردار است.
مهارت‌های محاسباتی و توانایی تصمیم‌گیری سریع برای مواجهه با شرایط پیش‌بینی‌نشده، از دیگر ویژگی‌های حیاتی یک تنخواه دار است. او باید بتواند به صورت مؤثر با واحد مالی و سایر کارکنان ارتباط برقرار کند، مشکلات پرداخت‌ها را حل کند و از انجام هزینه‌های غیرضروری جلوگیری نماید.
شفافیت، صداقت و رازداری در مدیریت وجوه و اطلاعات مالی، همچنین توانایی مدیریت زمان و انطباق با تغییرات در روش‌ها و ابزارهای مدرن، از دیگر خصوصیات کلیدی این نقش است. در مجموع، یک تنخواه دار موفق با ترکیبی از مهارت‌های حرفه‌ای، نظم شخصی و توانایی همکاری مؤثر، می‌تواند نقش کلیدی در شفافیت مالی و کارآمدی سازمان ایفا کند.
جمع‌بندی
وظایف یک تنخواه دار بسیار فراتر از صرفاً نگهداری و پرداخت پول نقد است. او نقش کلیدی در شفافیت مالی، مدیریت هزینه‌های خرد و هماهنگی با تیم مالی دارد. یک تنخواه دار موفق، با دقت، نظم و مسئولیت‌پذیری خود، نه تنها وجوه سازمان را مدیریت می‌کند، بلکه با ثبت دقیق پرداخت‌ها و مستندات، اطمینان حاصل می‌کند که تمامی تراکنش‌ها قابل پیگیری و حسابرسی باشند.
در سازمان‌های مدرن، اهمیت مهارت‌های دیجیتال و آشنایی با نرم‌افزارهای تنخواه گردان برجسته است. این ابزارها امکان ثبت، گزارش‌دهی و مدیریت هزینه‌ها را به شکل سریع و شفاف فراهم می‌کنند و خطاهای انسانی را به حداقل می‌رسانند.
یک تنخواه دار حرفه‌ای، با برخورداری از مهارت‌های محاسباتی، توانایی تصمیم‌گیری، مهارت‌های ارتباطی و صداقت در انجام امور، به عنوان رابط میان کارکنان و واحد مالی عمل می‌کند. او با مدیریت صحیح صندوق، ثبت دقیق هزینه‌ها، تأمین بودجه لازم و ارائه گزارش‌های منظم، نقش مؤثری در موفقیت و بهره‌وری سازمان ایفا می‌کند.
در نهایت، انتخاب فردی توانمند، منظم و قابل اعتماد برای نقش تنخواه دار نه تنها موجب بهبود فرآیندهای مالی می‌شود، بلکه رضایت کارکنان و شفافیت در سازمان را نیز افزایش می‌دهد.
برخی از سوالات متداول
تنخواه‌دار چه وظایفی دارد؟
تنخواه‌دار مسئول مدیریت صندوق تنخواه، پرداخت هزینه‌های خرد، جمع‌آوری و ثبت مستندات، رعایت اصول تنخواه‌گردانی و ارائه گزارش به واحد مالی است. او نقش کلیدی در شفافیت مالی سازمان دارد و باید تمامی تراکنش‌ها را به‌صورت دقیق و مستند ثبت کند.
چه مهارت‌هایی برای موفقیت در شغل تنخواه‌داری لازم است؟
یک تنخواه دار موفق باید دارای دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری، مهارت‌های محاسباتی، توانایی تصمیم‌گیری، مهارت‌های ارتباطی و آشنایی با نرم‌افزارهای مالی و تنخواه گردان باشد. این مهارت‌ها به او کمک می‌کنند تا صندوق را به‌طور ایمن مدیریت کند و گزارش‌های دقیق ارائه دهد.
آیا تنخواه‌دار می‌تواند وجوه تنخواه را به دیگران واگذار کند؟
خیر. مسئولیت نگهداری و مدیریت صندوق تنخواه صرفاً بر عهده تنخواه دار است و تنها واحد مالی یا مدیرعامل می‌تواند در مواقع ضروری اختیاراتی به او تفویض کند.
چگونه تنخواه‌دار انتخاب می‌شود؟
تنخواه دار معمولاً توسط مدیر مالی یا مدیرعامل تعیین می‌شود. معیارهای اصلی شامل اعتماد، مسئولیت‌پذیری، توانایی مدیریت مالی و مهارت‌های ارتباطی است.
چند تنخواه‌دار می‌تواند برای یک صندوق منصوب شود؟
بسته به اندازه و نیاز سازمان، می‌توان چندین تنخواه دار برای یک صندوق مشخص کرد. در این حالت، هماهنگی میان آن‌ها و ثبت دقیق هزینه‌ها برای جلوگیری از خطا ضروری است.
تنخواه‌دار چگونه بودجه مورد نیاز را تأمین می‌کند؟
اگر موجودی صندوق کافی نباشد، تنخواه دار با ارائه مستندات و درخواست کتبی به واحد مالی، بودجه لازم را تأمین می‌کند. این فرآیند برای اطمینان از مصرف صحیح و قانونی وجوه ضروری است.
سلام عنوان شغلی و دستمزد تنخواه دار چگونه بسته می‌شود؟
با درود، بسته به وظایفی که درون شرکت به شما متحول شده است نمیتوان برای این مورد عدد واحدی در نظر گرفت