در مدیریت مالی هر سازمانی، ضوابط تنخواه نقش کلیدی در تضمین شفافیت و کارایی دارند. این ضوابط به عنوان مجموعه‌ای از قوانین و مقررات، چارچوبی را برای تخصیص، استفاده و بازپرداخت وجوه تنخواه ارائه می‌دهند.
این ضوابط به عنوان بخشی از سیستم کنترل داخلی، به حفظ دارایی‌ها و تضمین انجام صحیح تراکنش‌های مالی کمک شایانی می‌کنند. در ادامه در این باره توضیحات کامل ارائه داده شده است. پس با ما همراه باشید.
تنخواه چیست؟
تنخواه، مبلغی پول است که به صورت از پیش تعیین شده در اختیار یک فرد یا واحد در سازمان قرار می‌گیرد تا برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره استفاده شود.
این هزینه‌ها معمولاً شامل مواردی مانند پرداخت کرایه‌های کوچک، تسویه حساب با کارگران روزمزدی، خرید لوازم اداری کوچک یا تهیه ناهار برای پرسنل می‌شود.
اگر میخواهید درباره تنخواه بیشتر بدانید مقاله تنخواه چیست؟ آشنایی با انواع تنخواه را بخوانید.
ضوابط تنخواه چیست
ضوابط تنخواه مجموعه‌ای از قوانین و مقررات است که به منظور مدیریت و کنترل وجوه تنخواه در سازمان‌ها و شرکت‌ها تدوین شده‌اند. این ضوابط به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با دقت و شفافیت بیشتری بر مخارج نظارت داشته باشند و از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری کنند.
با رعایت ضوابط تنخواه، سازمان‌ها می‌توانند به شیوه‌ای مؤثرتر هزینه‌های خود را مدیریت کرده و از مشکلات غیر قابل پیش‌بینی مالی که ممکن است پیش بیاید، جلوگیری نمایند.
این ضوابط به عنوان بخشی از سیستم کنترل داخلی، به حفظ دارایی‌ها و تضمین انجام صحیح تراکنش‌های مالی کمک شایانی می‌کنند.
به منظور آشنایی با افزار تنخواه گردان کلیک کنید.
هدف از ضوابط تنخواه
هدف از تعیین ضوابط تنخواه، ایجاد یک سیستم مدیریتی مؤثر برای کنترل و استفاده بهینه از وجوه تنخواه در سازمان‌ها و شرکت‌ها است. این ضوابط به منظور تضمین شفافیت، جلوگیری از سوءاستفاده‌های مالی و تسهیل فرآیندهای پرداخت تدوین شده‌اند.
بیشتر بخوانید: کنترل تنخواه | نحوه کنترل حساب تنخواه
در ادامه به بررسی اهداف اصلی ضوابط تنخواه می‌پردازیم:
1- تسریع در پرداخت‌ها
یکی از اهداف اصلی ضوابط تنخواه، تسریع در انجام پرداخت های کوچک و فوری است. این امر به ویژه برای هزینه‌هایی که نیاز به پرداخت سریع دارند، مانند هزینه‌های حمل و نقل عمومی، خرید ملزومات اداری کوچک یا پرداخت به پیک‌ها، اهمیت خواهد داشت.
2- کنترل پول های نقد
ضوابط تنخواه به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که کنترل دقیق‌تری بر وجوه نقد داشته باشند. این کنترل شامل نظارت بر نحوه ایجاد، تخصیص و استفاده از وجوه تنخواه است.
3- هماهنگی در هزینه‌های جاری
ایجاد هماهنگی در هزینه‌های جاری شرکت یکی دیگر از اهداف ضوابط تنخواه است. این هماهنگی به مدیریت بهتر هزینه‌ها و جلوگیری از اتلاف منابع مالی کمک می‌کند.
4- شفافیت مالی
ضوابط تنخواه به شفاف سازی عملیات مالی کمک می‌کنند. با تعیین دقیق مبلغ تنخواه و نحوه استفاده از آن، می‌توان اطمینان حاصل کرد که هزینه‌ها به درستی ثبت و گزارش می‌شوند.
5- جلوگیری از مشکلات و سوء استفاده‌های مالی
ضوابط تنخواه به جلوگیری از سوءاستفاده‌های مالی کمک می‌کنند. با تعیین قوانین دقیق برای استفاده از تنخواه، می‌توان از بروز تخلفات مالی پیشگیری کرد.
6- کاهش هزینه‌ها و عملیات اداری و بانکی
ضوابط تنخواه به کاهش هزینه‌های مرتبط با عملیات اداری و بانکی کمک خواهند کرد. با کاهش تعداد تراکنش‌ها و ساده‌سازی فرآیندها، می‌توان هزینه‌های مرتبط با این عملیات را تا حد زیادی کاهش داد.
7- عدم تداخل حساب‌های جزئی و حساب‌های کلی
ضوابط تنخواه به تفکیک حساب‌های جزئی از حساب های کلی کمک می‌کنند، که این امر به جلوگیری از سردرگمی و خطاهای احتمالی در حسابداری منجر خواهد شد.
8- مشخص بودن هزینه‌های جاری یک شرکت
این ضوابط به شفاف‌سازی و دقت در ثبت هزینه‌های جاری کمک می‌کنند، که این امر به نوبه خود به مدیریت بهتر منابع مالی شرکت منجر می‌شود.
با رعایت این ضوابط، سازمان‌ها می‌توانند به شیوه‌ای مؤثرتر هزینه‌های خود را مدیریت کنند و به بهبود عملکرد کلی و افزایش کارایی مالی خود کمک کنند.
چگونگی تعیین ضوابط تنخواه
تعیین ضوابط تنخواه یک فرآیند دقیق و مهم در مدیریت مالی هر سازمانی است که به منظور کنترل و مدیریت هزینه‌های جاری و جزئی انجام می‌شود. در ادامه، مراحل تعیین ضوابط تنخواه به صورت مفصل توضیح داده شده است:
1- تعیین نیاز و اهداف
ابتدا، سازمان باید نیازهای خود را برای ایجاد تنخواه و اهدافی که از تعیین ضوابط تنخواه دنبال می‌کند، مشخص نماید. این اهداف می‌تواند شامل تسریع در پرداخت‌ها، کنترل وجوه نقد، شفافیت مالی و جلوگیری از سوءاستفاده‌های مالی باشد.
2- تدوین ضوابط
پس از تعیین اهداف، ضوابط تنخواه باید تدوین شوند. این ضوابط باید شامل دستورالعمل‌هایی برای تعیین مبلغ تنخواه، نحوه استفاده، مدیریت و گزارش‌دهی هزینه‌ها باشد.
3- تایید مدیریت
ضوابط تدوین شده باید برای تایید به مدیریت ارائه شوند. تایید مدیریت نشان‌دهنده توافق سازمانی بر روی این ضوابط است.
4- انتخاب تنخواه‌دار
سازمان باید فردی را به عنوان تنخواه‌دار انتخاب کند که مسئولیت مدیریت تنخواه را بر عهده خواهد داشت. این فرد باید دارای صلاحیت‌های لازم و قابل اعتماد باشد.
5- تعیین مبلغ تنخواه
مبلغ تنخواه باید بر اساس حجم هزینه‌های جزئی و جاری سازمان تعیین شود. این مبلغ می‌تواند به صورت دوره‌ای یا متغیر باشد.
6- آموزش و اجرا
تنخواه‌دار و سایر کارکنان مرتبط باید در مورد ضوابط تنخواه و نحوه استفاده از آن آموزش ببینند. سپس ضوابط باید به صورت عملیاتی اجرا شوند.
7- نظارت و بازبینی
پس از اجرای ضوابط، باید به صورت دوره‌ای نظارت و بازبینی بر روی عملکرد تنخواه انجام شود تا اطمینان حاصل شود که ضوابط به درستی رعایت می‌شوند.
8- بازخورد و بهبود
بازخوردهای دریافتی از تنخواه‌داران و کارکنان باید مورد توجه قرار گیرد و در صورت نیاز، ضوابط تنخواه باید بهبود یابند.
با دنبال کردن این مراحل، سازمان‌ها می‌توانند ضوابط تنخواه را به گونه‌ای تعیین کنند که هم به اهداف مالی خود دست یابند و هم از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری کنند.
اقدامات ایجاد ضوابط تنخواه
برای ایجاد ضوابط تنخواه و استقرار یک سیستم تنخواه‌گردان مؤثر، مجموعه‌ای از اقدامات ضروری باید انجام شود. در زیر به توضیح مفصل این اقدامات می‌پردازیم:
1- تایید مبالغ تنخواه
اولین گام در ایجاد ضوابط تنخواه، تایید مبالغ از پیش تعیین شده توسط مدیریت است. این مبالغ باید بر اساس نیازهای واقعی و پیش‌بینی‌های مالی سازمان تعیین شوند.
2- انتخاب تنخواه‌دار
پس از تایید مبالغ، سازمان باید فردی را به عنوان تنخواه‌دار انتخاب کند. این فرد باید دارای صلاحیت‌های لازم و قابل اعتماد بوده و وظایف مشخصی در رابطه با مدیریت تنخواه داشته باشد.
3- نگهداری وجه تنخواه
تنخواه‌دار مسئول نگهداری حداقل وجه مشخصی است که توسط مسئول مستقیم در اختیار او قرار می‌گیرد. این وجه برای پوشش هزینه‌های جزئی و کوچک شرکت استفاده می‌شود.
4- رسیدگی به عملیات خرید
تنخواه‌دار باید به عملیات خرید جزئی و هزینه‌های کوچک رسیدگی کند و پس از تمام شدن وجه تنخواه، برای تجدید آن اقدام نماید.
5- واریز وجه تنخواه گردان
مسئول شرکت باید با توجه به ضوابط تنخواه، مبلغی را به عنوان تنخواه گردان برای مسئولین عملیات واریز نماید. این مبلغ باید بر اساس ضوابط تنخواه و قوانین نوشته شده در این مورد باشد.
6- تعیین مبلغ تنخواه گردان
مبلغ تنخواه گردان باید بنا به ضوابط تنخواه و با توجه به حجم احتیاجات هر واحد، برای مدت معینی در نظر گرفته شود. این مبلغ بر اساس گزارش عملیات سال قبل و پیش‌بینی نرخ تورم در سال جاری تعیین می‌شود.
7- شرایط انتخاب تنخواه‌دار
تنخواه‌دار باید دارای شرایطی باشد تا از طرف مدیر مالی انتخاب شود. این شرایط شامل داشتن اعتبار لازم، تحصیلات و دانش کافی در حوزه تنخواه‌گردانی و سابقه کار مرتبط است.
با انجام این اقدامات، سازمان‌ها می‌توانند ضوابط تنخواه را به شکلی مؤثر ایجاد و اجرا کنند. این ضوابط به عنوان بخشی از سیستم کنترل داخلی، به حفظ دارایی ها و تضمین انجام صحیح تراکنش‌های مالی کمک شایانی خواهند کرد.
جمع‌بندی
ضوابط تنخواه به مجموعه‌ای از قوانین و مقرراتی گفته می‌شود که به منظور مدیریت و کنترل وجوه تنخواه در سازمان‌ها و شرکت‌ها تدوین شده‌اند.
این ضوابط، باعث می شوند که تنخواه‌ها به شیوه‌ای شفاف و مسئولانه مورد استفاده قرار گیرند و به نحو اثربخشی در جهت پوشش هزینه‌های جاری و ضروری سازمان به کار روند.
