در این مقاله به موضوع آموزش دعوت اعضا شرکت در نرم‌افزار تنخواه‌گردان می‌پردازیم. نرم‌افزار تنخواه‌گردان ابزاری کارآمد برای مدیریت و کنترل هزینه‌های شرکتی است که با هدف ساده‌سازی فرایندهای مالی و اداری طراحی شده است.
این نرم‌افزار امکان تعیین نقش‌های مختلف برای اعضا را فراهم می‌کند تا هر فرد با توجه به مسئولیت‌های خود بتواند به بخش‌های مربوطه دسترسی داشته باشد.
نقش‌های اعضا
اعضای نرم‌افزار تنخواه‌گردان می‌توانند چهار نقش مختلف داشته باشند:
- مالک: عضوی است که شرکت را ایجاد کرده و تمامی سطوح دسترسی را داراست. مالک هیچ محدودیتی در تنظیمات شرکت نداشته و می‌تواند تمام ویژگی‌های نرم‌افزار را کنترل کند.
- ادمین: در این نقش، کاربر می‌تواند تمامی اطلاعات شرکت را مشاهده و مدیریت کند، مشابه مالک، اما دسترسی به حذف شرکت را ندارد.
- مدیر: عضوی که می‌تواند به‌طور خاص دسترسی‌های مختلفی را تعریف کند. مدیر می‌تواند بر اساس نیاز، دسترسی‌های مختلف به بخش‌های مختلف شرکت را تنظیم کرده و مشخص کند که کدام تنخواه‌داران زیر نظر او فعالیت کنند.
- تنخواه‌دار: عضوی که مسئول خرید و ثبت هزینه‌ها است. علاوه بر این، کاربری که در نرم‌افزار دعوت می‌شود، می‌تواند هم‌زمان چند نقش را داشته باشد.
آموزش دعوت عضو جدید
برای دعوت یک عضو جدید در نرم‌افزار تنخواه‌گردان، در صفحه «خانه» به بخش «تنظیمات» بروید و بر روی «مدیریت اعضای شرکت‌ها» کلیک کنید (عکس 1) و سپس در عکس 2 بر روی دکمه 
در سمت چپ پایین صفحه کلیک کنید. پس از آن صفحه‌ای برای شما نمایش داده می‌شود که باید شماره همکار خود را وارد کنید (عکس 3).
پس از وارد کردن شماره همکار خود بر روی دکمه بررسی شماره کلیک کنید. سپس یک پیغام به شما نمایش داده می‌شود که همکار شما عضو تنخواه‌گردان می‌باشد یا خیر، که در هر دو حالت بر روی دکمه «ادامه و ارسال دعوت‌نامه» کلیک کنید (عکس 4).
تنها تفاوت اینکه همکار شما قبلا عضو تنخواه‌گردان باشند یا خیر در این است که اگر قبلا عضو نبوده باشند ایشان باید ابتدا ثبت نام کنند و سپس دعوت‌نامه شما را قبول کنند.
پس از اینکه دکمه «ادامه و ارسال دعوت‌نامه» را کلیک کرد لیست شرکت‌های شما نمایش داده خواهد شد که باید شرکتی را که می‌خواهید همکار خود را عضو کنید، انتخاب کنید (عکس 5).
پس از انتخاب شرکت نوبت به تعیین نقش همکار خود می‌باشد که همکار شما یا ادمین، مدیر و یا تنخواه‌دار است، که باید یکی از آن‌ها را انتخاب نمایید (عکس 6). منظور از تنخواه‌دار شخصی است که فقط امکان ثبت پرداخت و دریافت‌ها را دارد و گزارش‌های تنخواه را برای مدیر مربوطه ارسال خواهد کرد.
شما میتوانید برای آگاهی بیشتر درباره گزارش تنخواه مقاله گزارش تنخواه و نحوه ی ثبت آن مطالعه کنید.
منظور از مدیر شخصی است که می‌تواند تنخواه‌های ارسالی به تیم تنخواه‌داری مربوطه را تایید یا رد کند و همچنین به تیم تنخواه‌داری مربوطه تنخواه‌دار دعوت نماید.
منظور از ادمین شخصی است که همه تنظیمات شرکت اعم از افزودن تنخواه‌دار و مدیر را می‌تواند انجام دهد، و فقط دسترسی به حذف شرکت و افزودن ادمین دیگری را ندارد.
همچنین بخوانید: تیم تنخواه داری آموزش ثبت + مدیریت
در عکس 6 اگر نقش «تنخواه‌دار» را انتخاب کنید و شما فقط یک تیم تنخواه‌داری داشته باشید یک سوال جهت تایید از شما پرسیده خواهد شد اما اگر شما چندین تیم تنخواه‌داری را دارید یک صفحه به شما نمایش داده می شود که شما باید تیم‌های مربوطه را انتخاب نماید و گزینه «تایید» را انتخاب کنید (عکس 7).
لازم به ذکر است که به ازای هر تیم تنخواه‌داری که انتخاب کنید یک پنل تنخواه‌داری مجزا برای ثبت تراکنش‌ها در اختیار تنخواه‌دار قرار داده خواهد شد.
در عکس 6 اگر نقش «مدیر» را انتخاب کنید و شما فقط یک تیم تنخواه‌داری داشته باشید به صفحه تعیین دسترسی برای مدیر خواهید رفت (عکس 8)اما اگر شما چندین تیم تنخواه‌داری را دارید یک صفحه به شما نمایش داده می شود که شما باید تیم‌های مربوطه را انتخاب نماید و گزینه «تایید و تعیین سطح دسترسی» را انتخاب کنید (عکس 7).
بیشتر بخوانید: آموزش صفر تا صد پنل مدیریت نرم‌افزار تنخواه‌گردان
لازم به ذکر است که مدیر فقط امکان مشاهده اطلاعات ثبت شده در تیم‌های تنخواه‌داری انتخاب شده را خواهد داشت. پس از انتخاب تیم‌های تنخواه‌داری شما باید دسترسی مدیر را تعیین کنید (عکس 9).
منظور از «مدیریت اطلاعات پایه» این است که مدیر امکان مدیریت سرفصل‌های حساب، مراکز هزینه، هشتگ ها و طرف حساب‌ها را خواهد داشت. منظور از «امکان قطعی کردن تنخواه‌های ارسالی» این است که مدیر علاوه بر دسترسی تایید، امکان قطعی‌سازی تنخواه‌های تایید شده را نیز خواهد داشت.
منظور از «امکان ثبت و ویرایش تراکنش های تنخواه‌داران» این است که مدیر امکان ثبت، ویرایش و حذف تراکنش‌های اعضای تیم‌های تنخواه‌داری‌اش را خواهد داشت.
در عکس 6 اگر نقش «ادمین» را انتخاب کنید و یک سوال جهت تایید از شما پرسیده خواهد شد (عکس 10).
جمع‌بندی
همانطور که در مقاله بالا اشاره شد، نرم‌افزار تنخواه‌گردان با ارائه نقش‌های متنوع (مالک، ادمین، مدیر و تنخواه‌دار) و تنظیمات دقیق دسترسی، امکان مدیریت بهینه و کارآمد هزینه‌های شرکتی را فراهم می‌آورد.
از طریق این نرم‌افزار، می‌توان به‌راحتی اعضای جدید را با نقش‌های مشخص دعوت کرده و دسترسی‌های لازم را برای آن‌ها تعیین کرد. این ویژگی‌ها موجب می‌شود که تمامی فرآیندهای مالی به‌طور منظم و با شفافیت بیشتری انجام شوند.
