این روزها با پیشرفت تکنولوژی ما دیگر مجبور نیستیم که کارهایمان را با سرعت کم انجام دهیم. در حقیقت می‌توانیم کاری کنیم که به صورت آنلاین در فضای مجازی فعالیت کرده و سرعت کار را تا چندین برابر بالا ببریم و نیازی هم به حضور فیزیکی در فضاهای مختلف پیدا نخواهیم کرد که در مورد حسابداری هم چنین قضیه‌ای صدق می‌کند.
یعنی افراد به جای اینکه به سراغ حسابداری سنتی بروند و وقت خود را تلف کنند، از حسابداری آنلاین یا ابری استفاده می‌کنند که در این مقاله به طور کامل راجع به آن توضیح خواهیم داد.
سیستم حسابداری ابری چیست؟
زمانی که صحبت از سیستم حسابداری ابری یا آنلاین می‌شود، قطعاً متوجه خواهید شد که شرایط از سیستم سنتی متفاوت است. در واقع وقتی که به سراغ حسابداری سنتی می‌روید، یعنی یک نرم‌افزار دارید که به صورت دستی روی هارد نصب شده است.
شما به عنوان حسابدار باید تنظیمات آن را مشخص کنید. برای آن کار باید از یک کامپیوتر خاص استفاده کنید تا این نرم‌افزار سنتی را مدیریت کند اما اگر به سراغ حسابداری ابری آنلاین بروید، یعنی نرم‌افزار حسابداری که تحت وب است و در یک فضای ابری برایتان به اجرا در می‌آید. این نوع حسابداری از لحاظ نوع کارکرد یا ارائه خدمات با نرم‌افزار سنتی تفاوت خاصی ندارد.
بیشتر بخوانید: صورت مالی حسابداری | آشنایی با انواع و اهمیت آن
شما می‌توانید خدمات مختلف مانند محاسبات مربوط به اضافه کاری، اظهارنامه مالیاتی و دیگر امور حسابداری را از طریق این نرم‌افزار آنلاین به انجام برسانید؛ هیچ محدودیتی هم برایتان وجود ندارد. بلکه مزایای زیادی هم دارد.
با استفاده از این نرم‌افزارها شما به عنوان یک حسابدار بدون اینکه نیاز به نصب دوباره نرم‌افزار از طریق اینترنت یا مرورگر وب داشته باشید، خیلی راحت در خانه یا شرکت می‌توانید از آن استفاده کرده و امور حسابداری را مدیریت کنید. به خاطر همین به آن نرم‌افزار حسابداری آنلاین یا حسابداری ابری گفته می‌شود.
مزایای استفاده از حسابداری آنلاین یا ابری
اینکه ما توصیه می‌کنیم به سراغ حسابداری آنلاین بروید، به خاطر این است که مزایای زیادی دارد و شما با یک نسل جدید از نوع حسابداری مواجه هستید که دیگر اشکالات گذشته در آن نیست. بلکه فقط به فواید آن اضافه شده است که این مزایا شامل موارد زیر می‌شود:
دسترسی سریع و لحظه‌ای
اولین و بزرگترین مزیتی که در مورد حسابداری ابری وجود دارد، این است که شما خیلی راحت، سریع و لحظه‌ای می‌توانید به نرم‌افزارهای آنلاین دسترسی پیدا کنید.
به این صورت که آنها را روی سرورهای ابری قرار می‌دهند و تمامی اطلاعات دستورات و داده‌ها داخل این نرم‌افزار به ثبت می‌رسد و دیگر مجبور به پرداخت هزینه‌های نگهداری نخواهید بود. با استفاده از این سرورهای ابری خیلی راحت می‌توانید در هر زمان و مکانی به نرم‌افزار دسترسی پیدا کنید.
عدم نیاز به زیرساخت جدید
شما با دسترسی به نرم‌افزار حسابداری آنلاین خیلی راحت می‌توانید به ابزارهای مورد نیاز برای حسابداری دسترسی پیدا کنید و نیازی به ایجاد زیرساخت‌های جدید وجود ندارد.
در نتیجه هزینه و سرمایه جداگانه ای هم برای آنها در نظر نمی‌گیرید. در حقیقت فقط به یک مودم و اینترنت نیاز دارید تا کارتان را راه بیندازید.
نسخه هماهنگ و یکپارچه
از دیگر مزایای نرم‌افزار حسابداری ابری، این است که شما می‌توانید در هر مکان و هر زمانی به آن دسترسی داشته و اطلاعات جدید را به ثبت برسانید. یعنی نیازی ندارید که فقط در محل کار اقدامات مربوط به حسابداری را انجام دهید.
در نتیجه همگی به یک نسخه هماهنگ و یکپارچه دسترسی پیدا می‌کنید که کاملاً بخش‌های مختلف آن منظم و دسته‌بندی شده است.
قیمت مقرون به صرفه
این یکی از بهترین مزایای سیستم حسابداری ابری به حساب می‌آید. اگر شما یک کسب و کار کوچک راه انداختید و سرمایه کمی هم برای شروع کار دارید، می‌توانید با خرید یک نرم‌افزار حسابداری کارتان را راه بیندازید.
اگر به سراغ نرم‌افزارهای سنتی بروید، قطعاً از لحاظ قیمت برایتان مقرون به صرفه نیست اما با وجودِ نرم‌افزار ابری خیلی راحت می‌توانید مدیریت مالی شرکت را با هزینه کم در دست بگیرید و هر زمان که خواستید آن را گسترش دهید.
نگهداری بدون خطر و کاملاً ایمن
محفوظ ماندنِ داده‌های مالی و دیتا باعث می‌شود که شما بتوانید دقت کارتان را بالا ببرید. وقتی که از سیستم حسابداری آنلاین استفاده می‌کنید، خیالتان راحت است که داده‌های مالی شما تحت امنیت هستند و به صورت روزانه آنها را مدیریت می‌کنید و از همه موارد نسخه پشتیبان یا بک آپ گرفته می‌شود. در نتیجه هیچگاه این اطلاعات را از دست نخواهید داد.
یادگیری استفاده از جدیدترین نسخه‌های نرم‌افزار
شما با استفاده از این نوع سیستم حسابداری کاملاً آپدیت شده هستید و یاد می‌گیرید که با آخرین و جدیدترین نسخه‌های نرم‌افزاری سر و کار داشته باشید و به روز رسانی آنها را انجام دهید. انجام این کار پرهزینه نیست و از طرفی به تجربیات شما نیز اضافه می‌کند.
بخوانید: قرارداد حسابداری چیست + مزایا و نمونه
تفاوت سیستم حسابداری ابری و غیر ابری
زمانی که شما نرم‌افزار حسابداری غیر ابری یا همان سنتی را در اختیار دارید؛ خیلی تمایلی به تهیه نرم‌افزارهای جدیدتر مانند حسابداری آنلاین پیدا نخواهید کرد؛ چراکه تفاوت آن را نمی‌دانید که ما در این قسمت تفاوت نرم‌افزارهای ابری و غیر ابری را برایتان توضیح خواهیم داد.
- سیستم حسابداری ابری از یک مرکز داده تشکیل می‌شود که چندین لایه امنیتی سطح بالا دارند. اطلاعاتی که داخل آن ذخیره می‌شود کدگذاری شده‌اند. در صورتی که اگر شما از حسابداری غیر ابری استفاده کنید، چنین امنیتی برای شما و مشتریان وجود نخواهد داشت.
- حسابداری ابری به شما این اجازه را می‌دهد که در صورت اتصال به اینترنت و با هر دستگاهی به اطلاعات دسترسی پیدا کنید اما در سیستم غیر ابری برای اینکه به داده‌ها دسترسی پیدا کنید، حتماً باید پشت سیستمی که در ابتدا برنامه را نصب کرده‌اید نشسته باشید و از آن کامپیوتر خاص استفاده کنید.
- برای حسابداری ابری هیچ فرقی ندارد که شما از چه سیستم عاملی استفاده می‌کنید، زیرا همه چیز تحت وب است و خیلی از پلتفرم‌ها توسط آن پشتیبانی می‌شود و با مرورگر خیلی راحت به اطلاعات دسترسی پیدا خواهید کرد اما در حسابداری غیر ابری چنین امکانی وجود ندارد و آن را روی هیچ سیستم عاملی اجرا نمی‌کند.
- نکته بعدی اینکه در حسابداری غیر ابری شما باید به پشتیبان‌گیری منظم و به روز رسانی‌های بی‌پایان دسترسی داشته باشید اما در حسابداری ابری این به روز رسانی‌ها را از قبل برایتان انجام می‌دهند و جدیدترین نسخه‌ها را به شما ارائه خواهند داد.
- برای اینکه شما از حسابداری ابری استفاده کنید، باید اشتراک ماهانه بخرید و هر زمان که بخواهید می‌توانید آن را تمدید کنید. اما اگر از حسابداری سنتی یا غیر ابری استفاده کنید، قفل نرم‌افزار خریداری می‌کنید که باید حین خرید تمام و کمال هزینه را پرداخت کنید و پرداخت آن هم اجباری است.
جمع‌بندی
استفاده از حسابداری آنلاین یا ابری به شما کمک می‌کند که بتوانید در سریع‌ترین زمان ممکن به اطلاعات دسترسی داشته باشید. همچنین خیالتان راحت است که امنیت اطلاعات خود و مشتریان‌تان کاملاً محفوظ بوده و هر زمان که بخواهید با هر پلتفرمی می‌توانید از اطلاعات بکاپ بگیرید و آنها را مشاهده کنید.
به خاطر همین این روزها خیلی‌ها این نوع سیستم‌ها را به حسابداری سنتی ترجیح می‌دهند. ما در این مقاله کامل‌تر راجع به این موضوع برایتان توضیح دادیم تا بدانید که چرا باید به سراغ این نوع حسابداری بروید و چه مزایایی در استفاده از آن وجود دارد.
