حسابداری ابری (آنلاین) | با نسل جدید حسابداری آشنا شوید

در عصر حاضر که فناوری اطلاعات و ارتباطات به سرعت در حال تحول است، روش‌های سنتی انجام امور حسابداری دیگر پاسخگوی نیازهای سریع و دقیق کسب‌وکارها نیستند. شرکت‌ها و سازمان‌ها به دنبال راه‌حل‌هایی هستند که بتوانند فرآیندهای مالی خود را ساده‌تر، سریع‌تر و امن‌تر مدیریت کنند. حسابداری ابری به عنوان یکی از جدیدترین دستاوردهای فناوری، این امکان را فراهم کرده تا بدون محدودیت‌های مکان و زمان، به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشیم و امور حسابداری را با بهترین کیفیت و کمترین هزینه انجام دهیم. در این مقاله قصد داریم به معرفی کامل سیستم حسابداری ابری، مزایا و کاربردهای آن بپردازیم و نشان دهیم چرا آینده حسابداری به سمت این فناوری نوین سوق پیدا کرده است.

حسابداری ابری چیست و چرا تحول بزرگی در دنیای حسابداری ایجاد کرده است؟

در دنیای امروز که فناوری با سرعت بی‌نظیری در حال پیشرفت است، انجام امور کاری با روش‌های سنتی دیگر پاسخگوی نیازهای سریع و بهینه نیست. به خصوص در حوزه حسابداری، استفاده از فناوری‌های نوین باعث شده است که فرآیندهای مالی و حسابداری با سرعت و دقت بسیار بالاتری انجام شود. یکی از مهم‌ترین این فناوری‌ها حسابداری ابری یا حسابداری آنلاین است که توانسته جایگزین روش‌های قدیمی شود و دسترسی به خدمات مالی را بسیار ساده‌تر کند.

اما دقیقاً حسابداری ابری چیست؟ چرا این سیستم توانسته چنین محبوبیتی کسب کند؟ و چه مزایایی نسبت به حسابداری سنتی دارد؟ در ادامه با هم به پاسخ این سوالات و جزییات بیشتر درباره حسابداری ابری می‌پردازیم.

تعریف سیستم حسابداری ابری

حسابداری ابری به معنای استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری است که به جای نصب روی یک کامپیوتر مشخص یا سرور داخلی شرکت، به صورت آنلاین و از طریق اینترنت روی سرورهای ابری قابل دسترسی و استفاده هستند. این نرم‌افزارها معمولاً روی پلتفرم‌های مبتنی بر وب اجرا می‌شوند و کاربران می‌توانند از هر دستگاهی با دسترسی به اینترنت، بدون نیاز به نصب برنامه یا انجام تنظیمات پیچیده، به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند.

در سیستم‌های سنتی، نرم‌افزار حسابداری به صورت محلی روی یک کامپیوتر یا شبکه داخلی نصب می‌شد و دسترسی به آن تنها از طریق همان سیستم امکان‌پذیر بود. در مقابل، حسابداری ابری این محدودیت‌ها را برطرف کرده است و به کاربران اجازه می‌دهد در هر زمان و مکان بتوانند امور مالی خود را مدیریت کنند.

تفاوت‌های کلیدی حسابداری ابری با حسابداری سنتی

• دسترسی آسان و لحظه‌ای: با حسابداری ابری کافی است اینترنت داشته باشید تا به نرم‌افزار و داده‌ها دسترسی پیدا کنید. نیازی به نصب نرم‌افزار یا حضور فیزیکی در دفتر کار نیست.

• به‌روزرسانی خودکار: نرم‌افزارهای ابری به‌صورت خودکار و مداوم به‌روزرسانی می‌شوند و کاربر نیازی به دانلود یا نصب نسخه‌های جدید ندارد.

• امنیت داده‌ها: داده‌های مالی در سرورهای ابری با پروتکل‌های امنیتی قوی ذخیره می‌شوند که امکان از دست رفتن اطلاعات را به شدت کاهش می‌دهد.

• مقیاس‌پذیری: بسته به نیاز کسب‌وکار، می‌توانید امکانات و فضای ذخیره‌سازی را افزایش یا کاهش دهید بدون اینکه نیاز به تغییر سخت‌افزار داشته باشید.

• همکاری تیمی: چندین کاربر می‌توانند همزمان روی یک پروژه حسابداری کار کنند و داده‌ها را به‌روزرسانی کنند.

کاربردها و خدمات حسابداری ابری

حسابداری ابری تنها محدود به ثبت هزینه‌ها و درآمدها نیست. امکانات گسترده‌تری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که شامل موارد زیر می‌شود:

• محاسبه حقوق و دستمزد و اضافه‌کاری کارکنان به صورت اتوماتیک و دقیق

• تهیه و ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی با کمترین خطا و سریع‌ترین زمان

• مدیریت فاکتورها، پرداخت‌ها و دریافت‌ها

• گزارش‌گیری پیشرفته و تحلیل داده‌های مالی به صورت لحظه‌ای

• پیگیری و مدیریت بدهی‌ها و طلب‌ها

• امکان اتصال به درگاه‌های بانکی و انجام تراکنش‌ها به صورت امن

مزایای استفاده از حسابداری ابری

چرا روز به روز کسب‌وکارها به سمت حسابداری ابری حرکت می‌کنند؟ در ادامه به مهم‌ترین مزایای آن اشاره می‌کنیم:

1. کاهش هزینه‌ها: دیگر نیاز نیست هزینه‌های بالای خرید سخت‌افزار، نصب نرم‌افزار و نگهداری سیستم‌های محلی را متحمل شوید.

2. دسترسی 24/7: به راحتی و در هر زمان که بخواهید می‌توانید به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشید.

3. افزایش امنیت داده‌ها: با پشتیبان‌گیری خودکار و ذخیره‌سازی امن، نگرانی بابت از دست رفتن اطلاعات از بین می‌رود.

4. انعطاف‌پذیری بالا: نرم‌افزارهای ابری قابلیت تنظیم و سفارشی‌سازی بر اساس نیازهای هر کسب‌وکار را دارند.

5. به‌روزرسانی سریع و بدون دردسر: بدون اینکه کاری از سمت شما لازم باشد، همیشه از جدیدترین نسخه نرم‌افزار بهره‌مند خواهید شد.

6. کار تیمی و هماهنگی بهتر: چند کاربر می‌توانند به‌صورت همزمان در پروژه‌ها کار کنند و اطلاعات را لحظه‌ای به‌روزرسانی نمایند.

7. سازگاری با دستگاه‌های مختلف: موبایل، تبلت، لپ‌تاپ و حتی کامپیوترهای خانگی، همه قابلیت دسترسی به سیستم‌های حسابداری ابری را دارند.

امنیت در حسابداری ابری: نگرانی‌ها و راهکارها

با اینکه حسابداری ابری مزایای زیادی دارد، بسیاری از کاربران نگران امنیت داده‌های مالی خود هستند. باید بدانید که شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزارهای ابری از پیشرفته‌ترین روش‌های رمزنگاری و پروتکل‌های امنیتی استفاده می‌کنند تا اطلاعات شما محافظت شود.

همچنین سیستم‌های چندمرحله‌ای احراز هویت، بک‌آپ‌گیری منظم و کنترل‌های دقیق دسترسی باعث می‌شود که امنیت اطلاعات حسابداری شما در فضای ابری بسیار بالاتر از سیستم‌های سنتی باشد.

دسترسی سریع و لحظه‌ای

اولین و بزرگترین مزیتی که در مورد حسابداری ابری وجود دارد، این است که شما خیلی راحت، سریع و لحظه‌ای می‌توانید به نرم‌افزارهای آنلاین دسترسی پیدا کنید.

به این صورت که آنها را روی سرورهای ابری قرار می‌دهند و تمامی اطلاعات دستورات و داده‌ها داخل این نرم‌افزار به ثبت می‌رسد و دیگر مجبور به پرداخت هزینه‌های نگهداری نخواهید بود. با استفاده از این سرورهای ابری خیلی راحت می‌توانید در هر زمان و مکانی به نرم‌افزار دسترسی پیدا کنید.

عدم نیاز به زیرساخت جدید

شما با دسترسی به نرم‌افزار حسابداری آنلاین خیلی راحت می‌توانید به ابزارهای مورد نیاز برای حسابداری دسترسی پیدا کنید و نیازی به ایجاد زیرساخت‌های جدید وجود ندارد.

در نتیجه هزینه و سرمایه جداگانه‌ ای هم برای آنها در نظر نمی‌گیرید. در حقیقت فقط به یک مودم و اینترنت نیاز دارید تا کارتان را راه بیندازید.

نسخه هماهنگ و یکپارچه

از دیگر مزایای نرم‌افزار حسابداری ابری، این است که شما می‌توانید در هر مکان و هر زمانی به آن دسترسی داشته و اطلاعات جدید را به ثبت برسانید. یعنی نیازی ندارید که فقط در محل کار اقدامات مربوط به حسابداری را انجام دهید.

در نتیجه همگی به یک نسخه هماهنگ و یکپارچه دسترسی پیدا می‌کنید که کاملاً بخش‌های مختلف آن منظم و دسته‌بندی شده است.

قیمت مقرون به صرفه

این یکی از بهترین مزایای سیستم حسابداری ابری به حساب می‌آید. اگر شما یک کسب و کار کوچک راه انداختید و سرمایه کمی هم برای شروع کار دارید، می‌توانید با خرید یک نرم‌افزار حسابداری کارتان را راه بیندازید.

اگر به سراغ نرم‌افزارهای سنتی بروید، قطعاً از لحاظ قیمت برایتان مقرون به صرفه نیست اما با وجودِ نرم‌افزار ابری خیلی راحت می‌توانید مدیریت مالی شرکت را با هزینه کم در دست بگیرید و هر زمان که خواستید آن را گسترش دهید.

نگهداری بدون خطر و کاملاً ایمن

محفوظ ماندنِ داده‌های مالی و دیتا باعث می‌شود که شما بتوانید دقت کارتان را بالا ببرید. وقتی که از سیستم حسابداری آنلاین استفاده می‌کنید، خیالتان راحت است که داده‌های مالی شما تحت امنیت هستند و به صورت روزانه آنها را مدیریت می‌کنید و از همه موارد نسخه پشتیبان یا بک آپ گرفته می‌شود. در نتیجه هیچگاه این اطلاعات را از دست نخواهید داد.

یادگیری استفاده از جدیدترین نسخه‌های نرم‌افزار

شما با استفاده از این نوع سیستم حسابداری کاملاً آپدیت شده هستید و یاد می‌گیرید که با آخرین و جدیدترین نسخه‌های نرم‌افزاری سر و کار داشته باشید و به روز رسانی آنها را انجام دهید. انجام این کار پرهزینه نیست و از طرفی به تجربیات شما نیز اضافه می‌کند.

بخوانید: قرارداد حسابداری چیست + مزایا و نمونه

تفاوت سیستم حسابداری ابری و غیر ابری (سنتی)

با وجود پیشرفت‌های گسترده در فناوری‌های مالی، هنوز بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای حسابداری غیر ابری یا همان سنتی استفاده می‌کنند. دلیل اصلی این موضوع معمولاً عدم آگاهی از تفاوت‌ها و مزایای سیستم‌های حسابداری ابری است. در این بخش به‌صورت جامع و دقیق به تفاوت‌های کلیدی بین این دو نوع سیستم حسابداری می‌پردازیم تا بتوانید انتخاب بهتر و هوشمندانه‌تری داشته باشید.

ساختار و محل ذخیره‌سازی اطلاعات

• حسابداری غیر ابری: در این سیستم، نرم‌افزار حسابداری به صورت محلی روی یک کامپیوتر یا سرور داخلی شرکت نصب می‌شود. اطلاعات مالی در همان دستگاه یا شبکه داخلی ذخیره می‌شوند و مدیریت داده‌ها به صورت محدود و محلی انجام می‌شود.

• حسابداری ابری: این سیستم مبتنی بر فضای ابری است؛ یعنی داده‌ها روی سرورهای قدرتمند و امنی ذخیره می‌شوند که توسط ارائه‌دهندگان خدمات ابری مدیریت می‌شوند. این سرورها معمولاً در مراکز داده‌ای با چندین لایه امنیتی و امکانات بک‌آپ‌گیری خودکار قرار دارند.

امنیت داده‌ها

• سیستم غیر ابری: امنیت داده‌ها به شدت وابسته به تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری داخلی شرکت است. اگر سیستم شما دچار مشکل شود یا دستگاه مورد نظر آسیب ببیند، ممکن است اطلاعات از بین برود یا در معرض تهدیدات امنیتی قرار گیرد. همچنین کنترل امنیت در سطح کاربر و شبکه باید به صورت دستی و هزینه‌بر انجام شود.

• سیستم ابری: اطلاعات با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته رمزگذاری (Encryption) محافظت می‌شوند. علاوه بر این، سرورهای ابری از چندین لایه امنیتی، فایروال‌های قوی، و سیستم‌های مانیتورینگ 24 ساعته بهره می‌برند تا امنیت داده‌ها تضمین شود. همچنین بک‌آپ‌گیری‌های خودکار و پیوسته، احتمال از دست رفتن اطلاعات را به حداقل می‌رساند.

دسترسی به داده‌ها و نرم‌افزار

• سیستم غیر ابری: دسترسی به نرم‌افزار و داده‌ها معمولاً فقط از طریق همان کامپیوتری که نرم‌افزار روی آن نصب شده است امکان‌پذیر است. برای مشاهده یا ویرایش اطلاعات باید حتماً به آن سیستم خاص دسترسی داشته باشید، که این امر محدودیت جغرافیایی و زمانی ایجاد می‌کند.

• سیستم ابری: تنها با اتصال به اینترنت و از هر دستگاهی (کامپیوتر، لپ‌تاپ، موبایل یا تبلت) می‌توانید به داده‌ها و نرم‌افزار دسترسی داشته باشید. این ویژگی باعث می‌شود حسابداری در هر زمان و مکان امکان‌پذیر باشد و بهره‌وری به شدت افزایش یابد.

سازگاری با سیستم عامل‌ها و دستگاه‌ها

• سیستم غیر ابری: معمولاً نرم‌افزارها فقط روی سیستم‌عامل‌های خاص (مثلاً ویندوز) نصب می‌شوند و ممکن است با دستگاه‌ها یا سیستم‌عامل‌های دیگر سازگار نباشند. این محدودیت باعث می‌شود که کاربران نتوانند از طریق گوشی هوشمند یا دستگاه‌های دیگر به نرم‌افزار دسترسی پیدا کنند.

• سیستم ابری: از آنجا که نرم‌افزارهای ابری تحت وب هستند، می‌توانند روی هر سیستم عاملی (ویندوز، مک، لینوکس، اندروید، iOS و …) و هر دستگاهی که مرورگر وب داشته باشد اجرا شوند. این انعطاف‌پذیری بسیار بالا یکی از مزایای بزرگ حسابداری ابری است.

به‌روزرسانی و نگهداری نرم‌افزار

• سیستم غیر ابری: به‌روزرسانی نرم‌افزار باید به صورت دستی توسط کاربر یا تیم IT انجام شود. این فرآیند می‌تواند زمان‌بر، پرهزینه و مستعد خطا باشد. همچنین اگر نرم‌افزار به روز نشود، ممکن است امنیت سیستم به خطر بیفتد یا برخی قابلیت‌های جدید در دسترس نباشد.

• سیستم ابری: به‌روزرسانی‌ها و نگهداری نرم‌افزار به صورت خودکار و توسط ارائه‌دهنده خدمات انجام می‌شود. کاربران همیشه به آخرین نسخه نرم‌افزار با جدیدترین امکانات و اصلاحات امنیتی دسترسی دارند بدون اینکه نیاز به انجام کاری از سمت آنها باشد.

هزینه‌های استفاده و مدل پرداخت

• سیستم غیر ابری: معمولاً نرم‌افزار به صورت یکجا و با پرداخت کامل خریداری می‌شود. این مدل هزینه اولیه بالایی دارد و برای ارتقا یا دریافت نسخه‌های جدید ممکن است هزینه‌های اضافی اعمال شود. همچنین هزینه‌های نگهداری سخت‌افزار و پشتیبانی نرم‌افزار بر عهده کاربر است.

• سیستم ابری: بیشتر نرم‌افزارهای ابری با مدل اشتراک ماهانه یا سالانه ارائه می‌شوند. این روش پرداخت انعطاف‌پذیر است و امکان لغو یا تمدید اشتراک در هر زمان وجود دارد. علاوه بر این، هزینه‌های نگهداری سرورها و به‌روزرسانی نرم‌افزار در این اشتراک‌ها پوشش داده می‌شود که باعث کاهش هزینه‌های کلی می‌گردد.

مقیاس‌پذیری و قابلیت توسعه

• سیستم غیر ابری: افزایش ظرفیت یا افزودن امکانات جدید ممکن است نیاز به تغییرات سخت‌افزاری و نصب نرم‌افزارهای جدید داشته باشد که هزینه‌بر و زمان‌بر است.

• سیستم ابری: می‌توان به راحتی بر اساس نیاز کسب‌وکار، ظرفیت فضای ذخیره‌سازی و امکانات نرم‌افزار را افزایش یا کاهش داد. این قابلیت باعث می‌شود که نرم‌افزار همیشه متناسب با شرایط و حجم کار شما باشد.

جمع‌بندی

استفاده از حسابداری آنلاین یا ابری به شما کمک می‌کند که بتوانید در سریع‌ترین زمان ممکن به اطلاعات دسترسی داشته باشید. همچنین خیالتان راحت است که امنیت اطلاعات خود و مشتریان‌تان کاملاً محفوظ بوده و هر زمان که بخواهید با هر پلتفرمی می‌توانید از اطلاعات بکاپ بگیرید و آنها را مشاهده کنید.

به خاطر همین این روزها خیلی‌ها این نوع سیستم‌ها را به حسابداری سنتی ترجیح می‌دهند. ما در این مقاله کامل‌تر راجع به این موضوع برایتان توضیح دادیم تا بدانید که چرا باید به سراغ این نوع حسابداری بروید و چه مزایایی در استفاده از آن وجود دارد.