دیگر هزینه بدون فاکتور ثبت نمی‌شود!
گزارش تنخواه را با کلی زحمت آماده می‌کنید و می‌فرستید. چند ساعت بعد، مدیر مالی آن را برمی‌گرداند: «این هزینه فاکتور ندارد»، «سرفصل حسابش مشخص نیست». باز هم برگشتید سراغ همان هزینه‌ها. باید پیدا کنید فاکتورش کجاست، سرفصل مناسبش چیست، و دوباره گزارش را بفرستید.
اگر این صحنه برایتان آشناست، خبر خوب داریم: در تنخواه‌گردان قابلیتی اضافه شده که جلوی همین رفت‌وبرگشت‌ها را از همان لحظه‌ی ثبت هزینه می‌گیرد.
در این ویدئو آموزش می‌دهیم این قابلیت را در نرم‌افزار تنخواه‌گردان، کجا فعال کنید و تنخواه‌دار در عمل چه چیزی می‌بیند. می‌خواهید خودتان امتحان کنید؟ وارد پنل تنخواه‌گردان شوید:
مشکل کجاست؟ هزینه‌هایی که ناقص ثبت می‌شوند
در بیشتر سازمان‌ها ماجرا این‌طور شروع می‌شود: تنخواه‌دار یا کارپرداز هزینه‌ای را سریع ثبت می‌کند تا از یادش نرود. فاکتور را بعداً می‌فرستد. سرفصل حساب را بعداً انتخاب می‌کند. بعداً هم معمولاً یادش می‌رود.
نتیجه چیست؟
- هزینه‌هایی که مدرک ندارند.
- هزینه‌هایی که درست دسته‌بندی نشده‌اند.
- گزارش‌های تنخواه که برگشت می‌خورند.
- وقتی که صرف پیگیری و اصلاح می‌شود، به‌جای کار اصلی.
یکی از اصول شناخته‌شده‌ی کنترل تنخواه این است که هر پرداخت باید رسید یا مدرک داشته باشد. تعریف این قانون در دستورالعمل ساده است، اما اجرای آن به روش تنخواه‌داری سنتی سخت است. نرم‌افزار تنخواه‌گردان می‌تواند این بار را از دوش مدیر بردارد.
راه‌حل: اعتبارسنجی فرم‌های پرداخت
با این قابلیت، شما به‌عنوان مدیر شرکت تعیین می‌کنید هر پرداخت یا هزینه باید حتماً چه اطلاعاتی داشته باشد. تا آن اطلاعات کامل نشود، نرم‌افزار اجازه‌ی ثبت نمی‌دهد.
مثلاً می‌توانید بگویید: «هیچ هزینه‌ای بدون تصویر فاکتور و بدون سرفصل حساب ثبت نشود.»
نتیجه‌اش این است که اطلاعات از همان ابتدا کامل‌تر و دقیق‌تر ثبت می‌شود، خطا هنگام ثبت تراکنش‌ها کم می‌شود، و زمان کمتری صرف پیگیری و اصلاح اطلاعات می‌شود.
چه چیزهایی را می‌توان اجباری کرد؟
انتخاب با شماست. این موارد را می‌توانید الزامی کنید:
- پیوست (تصویر فاکتور یا مدرک مربوط به پرداخت)
- سرفصل حساب
- زیرسرفصل
- مرکز هزینه
- طرف حساب
- هشتگ
- شماره فاکتور
هر سازمان نیاز خودش را دارد. یک شرکت ممکن است فقط فاکتور و سرفصل حساب را مهم بداند. شرکتی که پروژه‌های متعدد دارد، ممکن است مرکز هزینه را هم اجباری کند.
اعتبارسنجی چه زمانی اعمال شود؟ سه حالت
یکی از نکات جالب این قابلیت این است که فقط «چه چیزی اجباری باشد» را تعیین نمی‌کنید؛ «چه زمانی کنترل انجام شود» را هم خودتان انتخاب می‌کنید:
زمان اعمال | چه اتفاقی می‌افتد؟ | مناسب چه سازمانی است؟ |
هنگام ثبت پرداخت | تنخواه‌دار تا اطلاعات الزامی را کامل نکند، اصلاً نمی‌تواند پرداخت را ثبت کند. | سازمانی که می‌خواهد اطلاعات از همان لحظه‌ی اول کامل باشد. |
هنگام ایجاد گزارش تنخواه | پرداخت را حتی با اطلاعات ناقص می‌شود ثبت کرد، اما برای قرار دادن آن در گزارش تنخواه باید اطلاعات را کامل کرد. | جایی که ثبت سریع در لحظه مهم است و تکمیل اطلاعات می‌تواند بعداً انجام شود. |
هنگام ارسال گزارش تنخواه | حتی ایجاد گزارش با اطلاعات ناقص امکان‌پذیر است، اما برای ارسال آن به مدیران، همه‌ی پرداخت‌ها باید طبق شرایط شما کامل شده باشند. | سازمانی که می‌خواهد کنترل نهایی درست قبل از رسیدن گزارش به مدیر انجام شود. |
انتخاب درست به فرآیند کاری هر سازمان بستگی دارد. اما پیشنهاد تیم تنخواه‌گردان گزینه‌ی اول، یعنی هنگام ثبت پرداخت است؛ چون اطلاعات از ابتدا کامل و درست ثبت می‌شود و در مراحل بعدی نیاز به اصلاح کمتر خواهد بود.
آموزش قدم‌به‌قدم در نرم‌افزار تنخواه‌گردان: چطور فعالش کنیم؟
فعال‌سازی ساده است. این مراحل در نسخه‌ی وب نرم‌افزار انجام می‌شود:
- در بالای سمت چپ صفحه، روی آیکون چرخ‌دنده کلیک کنید.
- وارد تنظیمات عمومی شرکت شوید و صفحه را به پایین اسکرول کنید تا به بخش تنظیمات اعتبارسنجی فرم‌های پرداخت برسید. این تنظیمات به‌صورت پیش‌فرض غیرفعال است.
- روی ویرایش تنظیمات اعتبارسنجی کلیک کنید.
- زمان اعمال اعتبارسنجی را انتخاب کنید (از بین سه حالتی که بالاتر گفتیم).
- موارد الزامی را انتخاب کنید. در ویدئو ما «پیوست» و «سرفصل حساب» را انتخاب کرده‌ایم.
- روی ذخیره کلیک کنید.
همین! اعتبارسنجی فعال شد.
ببینیم در عمل چه می‌شود؟ یک مثال واقعی
فرض کنید تنخواه‌دار می‌خواهد هزینه‌ی رفت‌وآمد پرسنل برای جلسه با مدیریت بانک را ثبت کند. مبلغ ۴٬۵۰۰٬۰۰۰ ریال است.
او وارد پنل خودش می‌شود، روی ثبت اطلاعات و بعد ثبت پرداخت جدید کلیک می‌کند و نوع «خرید یا پرداخت هزینه» را انتخاب می‌کند. مبلغ و شرح را وارد می‌کند و سریع روی ذخیره می‌زند، بدون این‌که پیوست یا سرفصل حساب را انتخاب کند.
چه می‌شود؟ نرم‌افزار اجازه‌ی ثبت نمی‌دهد و از او می‌خواهد اطلاعاتی را که سازمان الزامی کرده است تکمیل کند.
حالا تنخواه‌دار تصویر فاکتور را پیوست می‌کند، سرفصل حساب مناسب (در مثال ما «کرایه رفت و آمد») را انتخاب می‌کند و دوباره ذخیره می‌زند. این بار پرداخت بدون مشکل ثبت می‌شود.
یعنی همان فاکتور و همان سرفصلی که قرار بود هفته‌ی بعد، پس از برگشت خوردن گزارش، دنبالش بگردید، همین حالا و در چند ثانیه ثبت شد.
نکته‌هایی که قبل از فعال‌کردن بد نیست بدانید
این قابلیت مفید است، اما چند نکته برای استفاده‌ی بهتر وجود دارد:
- با کم شروع کنید. اگر از روز اول همه‌ی موارد را اجباری کنید، ثبت هر هزینه برای تنخواه‌دار سنگین می‌شود. می‌توانید از مهم‌ترین‌ها شروع کنید، مثلاً پیوست و سرفصل حساب، و بعد در صورت نیاز موارد دیگر را اضافه کنید.
- زمان اعمال را با روش کار تیم‌تان هماهنگ کنید. اگر تنخواه‌دارهای شما اغلب در میدان و در حال حرکت هستند و فاکتورها را بعداً دریافت می‌کنند، حالت دوم یا سوم ممکن است برایشان واقع‌بینانه‌تر باشد. وگرنه پیشنهاد ما همان حالت اول است.
- تنخواه‌دارها را در جریان بگذارید. قبل از فعال‌سازی به تیم بگویید چه چیزهایی اجباری شده و چرا. وقتی دلیل را بدانند، سریع‌تر عادت می‌کنند.
جمع‌بندی
اعتبارسنجی فرم‌های پرداخت یعنی به جای این‌که بعداً دنبال فاکتور و سرفصل حساب بگردید، از همان ابتدا مطمئن شوید همه‌چیز ثبت شده است. یک تنظیم ساده، چند کلیک، و دیگر گزارش‌های تنخواه به‌خاطر اطلاعات ناقص برنمی‌گردند.
اگر هنوز آن را فعال نکرده‌اید، همین حالا وارد تنظیمات عمومی شرکت‌تان شوید و امتحان کنید. و اگر در هر مرحله سؤالی داشتید، تیم پشتیبانی تنخواه‌گردان کنارتان است.
پیشنهاد مطالعه: برای آشنایی با سایر قابلیت‌های تنخواه‌گردان، مثل ثبت سریع تراکنش‌ها از روی پیامک بانکی، صورتجلسه تحویل تنخواه و فرمت استاندارد گزارش تنخواه سری به دیگر مقالات بلاگ بزنید.
نه، به‌صورت پیش‌فرض غیرفعال است و باید از تنظیمات عمومی شرکت آن را فعال کنید.
بله. هر کدام از موارد الزامی را می‌توانید انتخاب کنید: **پیوست**، **سرفصل حساب**، **زیرسرفصل**، **مرکز هزینه**، **طرف حساب**، **هشتگ** و **شماره فاکتور**.
بستگی به فرآیند کاری سازمان‌تان دارد. اما پیشنهاد ما «هنگام ثبت پرداخت» است، چون اطلاعات از همان ابتدا کامل ثبت می‌شود.
در حالت اول، اگر اطلاعات الزامی را کامل نکنند، پرداخت ثبت نمی‌شود و نرم‌افزار از آن‌ها می‌خواهد آن را تکمیل کنند.
