تلفن یک ابزار قدرتمند ارتباطی است و پاسخگویی حرفهای به آن می‌تواند تأثیر بسزایی در موفقیت فردی و شغلی شما داشته باشد. تصویری که دیگران از شما دارند نیز از اهمیت بالایی برخوردار است؛ اگر این تصویر مثبت و تأثیرگذار باشد، می‌تواند زمینه‌ساز رشد و موفقیت روزافزون‌تان شود.
در واقع، ساختن یک تصویر حرفهای از خودتان، برای رسیدن به موفقیت شغلی ضروری است. نحوه لباس پوشیدن، نوع صحبت کردن و شیوه ارتباط با همکاران، مشتریان و مدیران شرکت، نقش مهمی در این مسیر ایفا می‌کنند.
پاسخگویی به تلفن، کاری است که تقریباً هر کارمندی در هر موقعیت شغلی ممکن است با آن مواجه شود. پاسخ با صدایی واضح، رسا و خوش‌لحن، نه تنها باعث ایجاد حس راحتی در مخاطب می‌شود، بلکه انگیزه‌ی تماس مجدد را نیز افزایش می‌دهد.
در ادامه، به نکاتی برای پاسخگویی حرفهای به تماس‌های کاری می‌پردازیم:
۱. لحن واضح و گفتار آهسته
از آن‌جا که مخاطب نمی‌تواند شما را ببیند، صدا تنها ابزار ارتباطی شماست. بنابراین سعی کنید با لحنی آرام، واضح و جذاب صحبت کنید تا تأثیر مثبتی بر مخاطب بگذارید. تصور کنید فرد تماس‌گیرنده روبه‌روی شما نشسته است. همچنین هنگام پاسخگویی از خوردن غذا، نوشیدنی یا آدامس خودداری کنید.
۲. شروع مکالمه با سلام و معرفی
مکالمه را با یک سلام محترمانه و رسمی مانند «صبح بخیر» یا «عصر بخیر» آغاز کنید. سپس ضمن تشکر از تماس‌گیرنده، خودتان و شرکت را معرفی کرده و از او بخواهید موضوع تماس را بیان کند.
۳. یادداشت‌برداری از اطلاعات تماس‌گیرنده
همیشه یک دفترچه یادداشت یا کاغذ و قلم در کنار تلفن داشته باشید. در صورتی که منشی هستید و با تماس‌های متعددی سر و کار دارید، بهتر است اسامی و مشخصات تماس‌گیرندگان را ثبت کرده و در دسترس داشته باشید تا در صورت تماس مجدد، ارتباط مؤثرتری برقرار کنید.
۴. نگه‌داشتن تماس‌گیرنده به‌صورت مودبانه و حرفهای
در صورت نیاز به انتظار گذاشتن تماس‌گیرنده، حتماً ابتدا از او اجازه بگیرید و دلیل این کار را توضیح دهید. سپس با احترام، تماس را روی حالت «Hold» قرار دهید.
۵. تمرین مداوم
پاسخگویی حرفهای به تلفن نیز مانند هر مهارت دیگری نیاز به تمرین دارد. با دوستان یا اطرافیان‌تان تمرین کنید تا به مرور اعتمادبه‌نفس بیشتری پیدا کنید. اشتباه کردن در ابتدای مسیر طبیعی است و نباید باعث شرمندگی شود.
۶. گوش‌دادن فعال و سکوت مؤثر
در مکالمه تلفنی باید بیشتر گوش دهید تا صحبت کنید. یاد بگیرید در زمان مناسب سکوت کرده و به‌دقت به حرفهای طرف مقابل گوش دهید. اگر در مکالمه با شخص مهمی دچار استرس شدید، سکوت‌کردن به شما کمک می‌کند تا لحن و تن صدایتان کنترل‌شده‌تر باشد و اضطراب‌تان کمتر به مخاطب منتقل شود.
۷. صحبت دوستانه و در عین حال مودبانه
صحبت کردن به‌صورت دوستانه به معنی ایجاد فضای راحت برای گفت‌وگو است، نه شوخی یا صمیمیت بیش از حد. از زیاده‌روی در رسمی‌بودن یا خودمانی‌بودن بپرهیزید و سعی کنید تعادلی حرفهای بین مودب بودن و راحت صحبت‌کردن برقرار کنید.
۸. تقویت فن بیان و اعتمادبه‌نفس
هرچه فن بیان قوی‌تری داشته باشید، تأثیرگذاری کلام‌تان بیشتر خواهد بود. با تقویت مهارت‌های ارتباطی و افزایش اعتماد به نفس، می‌توانید تماس‌های کاری را به شکلی حرفه‌ای‌تر پاسخ دهید و تصویر بهتری از خودتان در ذهن دیگران بسازید.
 |
نرم‌افزار جامع مدیریت تنخواهداریمدیریت فرایند تنخواه‌داری و تهیه گزارش‌های تنخواه‌گردان |
|---|
