طریقه نوشتن نامه اداری با انواع دیگر نامه متفاوت است. نامه اداری قوانین و فرمت خاص خودش را دارد. اگر بخواهید به یک ارگان یا اداره خاصی نامه بنویسید، باید از فرمت آن آگاه باشید که در ادامه مطلب درباره این موضوع بیشتر می خوانیم.
نحوه نوشتن نامه اداری
نوشتن نامه اداری ، قوانین و نکاتی دارد که رعایت کردن آن موجب می شود شما نامه بهتری نوشته و منظور خود را به درستی بیان کنید. در متن و محتوای نامه اداری باید نهایت ادب و احترام را رعایت کنید.
مخصوصا اگر شما خود کارمند و نیروی کاری اداره ای باشید، نحوه صحیح نوشتن نامه اداری ، اهمیت بیشتری برایتان دارد. چرا که مسلما در زمان های مختلف، برای افراد مهم سازمان و اداره های مختلف نامه می نویسید. نحوه صحیح نوشتن این نامه ها می تواند نقش بسزای در موفقیت و بهبود موقعیت شما در محیط کاریتان داشته باشد.
اولین نکته ای که در نوشتن نامه اداری باید مد نظر داشته باشید، گیرنده نامه است. یعنی اول باید بدانید به چه کسی در چه پست و مقامی ، می خواهید نامه بنویسید.
آیا او یک فرد عادی در سازمان است یا از مدیران و افراد مهم سازمان محسوب می شود؟ پس از آن که طرف حساب نامه مشخص شد، آنگاه نوشتن نامه را شروع کنید. در ادامه نکات مهمی که در نوشتن نامه اداری باید رعایت شود، شرح داده می شود.
همچنین بخوانید: خصوصیات و وظایف مسئول اداری
نکات مهمی که در نوشتن نامه اداری باید رعایت کنید:
- در نوشتن نامه اداری ، باید نکات نگارشی رعایت شود و دقت داشته باشید که غلط املایی وجود نداشته باشد.
- در بیان منظور و قصد خود نهایت صراحت را داشته باشید و از طفره رفتن و توضیحات اضافه پرهیز کنید. سعی کنید تا حد امکان متن نامه شما کوتاه باشد. و از گفتن موارد غیر ضروری خودداری کنید.
- در متن نامه اداری از عبارات عامیانه و اصطلاحات کوچه بازاری استفاده نکنید. نوشتن نامه اداری با فرمت معمولی و دوستانه، کار اشتباهی است.
- اگر مجبور به نوشتن نامه طولانی هستید، بهتر است خلاصه ای از متن کلی را نوشته و سپس نامه طولانی یا ابلاغیه را به پیوست، ضمیمه کنید.
- متن نامه اداری باید با فونت رایج سازمان نوشته شود و اندازه قلم آن نیز باید متناسب باشد. در حدی که قابل خواندن باشد. ( شما میتوانید برای آگاهی از چگونگی تایپ با حداکثر سرعت مقاله آموزش تایپ ده انگشتی فارسی را بخوانید. )
- نوشتن نامه اداری را از سمت راست باید شروع کرد. و قسمتی را در سمت چپ صفحه برای حاشیه نویسی خالی بگذارید.
- نامه اداری را با نام خدا شروع کنید و در بالای صفحه تاریخ، شماره نامه را قرار دهید. همچنین اینکه نامه دارای پیوست می باشد یا خیر را در همان قسمت مشخص کنید.
- پس از نوشتن متن نامه در انتها یک خط خالی جا گذاشته و سپس در سمت چپ، پایین صفحه تاریخ را نوشته و مهر و امضا بزنید.
- گاهی نیاز دارید که نامه را علاوه بر گیرنده اصلی، برای بخش های دیگر سازمان نیز ارسال کنید. برای این کار در بخش پاورقی نامه، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام بخش هایی که باید یک کپی از نامه به آن ها ارسال شود را تک به تک ذکر کنید.
اصطلاحات مهم در نوشتن نامه اداری
اصطلاحات و کلمات خاصی وجود دارد که معمولا در متن نامه اداری مورد استفاده قرار می گیرد. در ادامه برخی از این اصطلاحات و نحوه استفاده از آن با توجه به مخاطبی که با او مکاتبه می کنید، شرح داده می شود.
- اگر به یک فرد بالا دست در اداره خود یا یک سازمان دیگری که رده بالایی دارد نامه می نویسید، از کلماتی مثل به استحضار می رساند استفاده کنید.
- اگر به یک فرد یا یک سازمان هم رده خود نامه می نویسید، از عباراتی مثل به آگاهی می رساند استفاده کنید.
- اگر به یک فرد یا یک اداره زیر دست نامه می نویسید، از عباراتی مثل به اطلاع می رساند استفاده کنید.
- اگر مکاتبه بین دو سازمان است و نه دو فرد مشخص، بهتر است ابتدا مبدا نامه را بیان کنید و سپس گیرنده را عنوان نمایید. به عنوان مثال در بالای نامه بنویسید از شرکت…. به سازمان …. . و سپس موضوع نامه را مشخص کرده و شروع به نوشتن کنید.
- اگر نامه ای که می نویسید در جواب نامه دیگری است، حتما در ابتدای نامه مشخص کنید که نامه در پاسخ به نامه دیگری می باشد. برای این کار در بالای نامه بنویسید: این نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …/ …/ … می باشد.
 |
نرم‌افزار جامع مدیریت تنخواهداریمدیریت فرایند تنخواه‌داری و تهیه گزارش‌های تنخواه‌گردان |
|---|
