موثر ترین ویژگی های جلسه کاری

یکی از کارهای اصلی همه مدیران و کارمندان در سازمانهای دولتی و خصوصی تشکیل جلسه کاری است. تشکیل جلسه کاری برای تصمیم گیری های مفید در محیط کار لازم است. بعضی اوقات به دلیل مشغله های کاری تشکیل جلسه فراموش می شود. همه ما در ایجاد جلسات دچار نقاط ضعف و اشکالات زیادی هستیم و همین ضعفها منجر به کاهش زمان جلسات و گاه فراموش کردن آنها می شود. به همین دلیل باید برای مفید بودن جلسات تدبیری اندیشید.

بعضی اوقات ضعف های جلسه آنقدر زیاد است که عده ای برای فرار از کارهای روزمره خود به آن پناه می آورند و جلسات را بی فایده و وقت گیر تلقی می کنند. در حالی که تشکیل جلسات در سازمانها ضروری و راهگشا است و ما را برای پیشبرد مقاصدمان یاری میکند.

1-زمان جلسات:

شروع جلسات کاری نباید اول و آخر تایم اداری انجام شود .در جلسات صبح زود افراد بعلت خواب آلودگی تمرکز و امادگی کافی برای شرکت فعال در مباحث را ندارند. در ساعات پایانی هم شرکت کنندگان خسته از کار روزمره توان ذهنی لازم را نداشته و دغدغه پایان جلسه و بازگشت به منزل صبر لازم را از آنها می ستاند.

وقتی مدیریت جلسه با شماست، اگر به موقع جلسه شروع و تمام کنید به عنوان یک فرد منظم شناخته  می شوید، و می‌بینید که چطور همکاران‌تان به جلسه توجه می‌کنند. وقتی شما برای وقت آنها ارزش قائل شوید، آنها هم به شما احترام می‌گذارند. اگر زمان جلسه زیاد شود افراد شرکت کننده احساس خستگی کرده و احتمال اینکه عده ای چرت بزنن زیاد است.جلساتتان نباید زیاد طول بکشند یک ساعت بهترین زمانی است که کارمندان حواسشان جمع است.

2-اعضای جلسه

تعداد اعضای جلسه نباید زیاد باشد زیرا از کیفیت جلسه می کاهد در نتیجه به تعداد محدودی بسنده کنید . هیچگاه نباید عضوی فقط شنونده باشد اگر چنین باشد آن جلسه موثر نخواهد بود. در دعوت از اعضا باید دقت کنیم افرادی به جلسه دعوت شوند که حضورشان مفید و از بیان نظرات و تجربیاتش در تصمیم گیری ها به خوبی استفاده کنیم.اعضا باید در تصمیم گیری ها قاطع باشند.

جلسات کاری نباید بیشتر از یک ساعت باشد زیرا مطالعات نشان می دهد بعد از یک ساعت گوش دادن به سخنرانی های طولانی تمرکز ذهن برای دریافت اطلاعات کاهش می یابد. بعضی اوقات طولانی شدن جلسات  منجر به خسته شدن و گاهی خوابیدن بسیاری از حضار می شود و تعدادی که درعقب نشسته اند سرگرم موبایل و وسایل دیگرشان می شوند در نتیجه راندمان جلسه پایین می اید . از این رو در تعداد اعضای جلسه باید به حداقل ضروری اکتفا کرد.اعضای جلسه باید فعال باشند و تلاش کنند جلسه مفیدی انجام شود.

3-مدیریت جلسه

مدیریت جلسه از ارکان مهم جلسات است. وقتی دارید برای یک جلسه برنامه‌ریزی می‌کنید، حتما باید افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضورشان مفید باشد، حضور افراد غیر متخصص در مورد موضوع آن جلسه اتلاف وقت است.  اگر میخواهید یک تغییر را اطلاع‌رسانی کنید باید کسانی را دعوت کنید که از این اطلاع‌رسانی تأثیر می‌گیرند. اگر هم میخواهید مشکلی را حل کنید از افرادی دعوت کنید که اطلاعات خوبی دارند و می‌توانند در حل این مشکل به شما کمک کنند.

اگر افراد حاضر در جلسات کاری فکر کنند در جلسه مفید نیستند و یا از موضوع سر در نمی آورند جلسه برایشان کسل کننده می شود. هر جلسه باید هدف مشخصی داشته باشد. قبل از اینکه دیگران را به جلسه دعوت کنید، از خودتان بپرسید:(قرار است در مورد چه چیزهایی صحبت کنیم) و یا (هدف ما از برگزاری جلسه چیست) (حضور چه کسانی در جلسه لازم است). اینها بخشی از سوالات مهمی است که باید قبل از شروع جلسه  از خود پرسید.

4-دعوت نامه جلسه کاری

یکی دیگر از مهمترین ارکان هر جلسه وجود  دعوت نامه با موضوع هدف از برگزاری جلسه است. دعوت نامه انواع مختلف دارد : مکتوب یا ایمیلی یا پیامکی.  نوع و  ارسال دعوت نامه بستگی به سطح جلسه و نوع میهمانان آن دارد. زمان ارسال دعوت نامه باید بین 2 تا 3 روز قبل از برگزاری جلسه باشد تا مهمانان بتوانند برنامه ریزی کنند . دعوت نامه را نباید بیش از یک هفته قبل از جلسه ارسال کنیم زیرا موجب فراموشی احتمالی خواهد شد . تماس تلفنی برای تایید دریافت دعوت نامه و اعلام حضور و عدم حضور در جلسه از سوی منشی ها بسیار ضروری است . اگر تعداد زیادی از اعضا امکان حضور نداشتند مدیریت جلسه می تواند جلسه را به زمان دیگری موکول کند. و

5-دستورکار جلسه کاری

دستور کار جلسه باید در مورد یک موضوع مشخص باشد.بیان انواع  موضوعات در جلسه کار اشتباهی است که منجر به نتیجه نمی شود. دستور کار جلسات باید از نظر کمی محدود باشد و باید محتوایش مشخص باشد. در بسیاری از جلسات افراد غیر متخصص به دلیل عدم امادگی خواسته و یا ناخواسته وارد مباحث حاشیه ای شده و به سمت شایعات و یا خواندن مطلبی غیر مرتبت می روند که  دبیر جلسه نباید اجازه دهد جلسات از مسیر اصلی خود خارج شود. البته مزاح در جای خود و به قدر کافی نه تنها اشکالی ندارد بلکه بلا مانع است .

6-محل برگزاری جلسه

محل برگزاری جلسات کاری باید فضایی آرام و با دمای مناسب و پاکیزه و حضور چند گلدان زیبا باشد . جلسه دور یک میز مناسب تر است . در جلسات همه اعضا با هم یکسان و برابرند . فضای اتاق نباید به گونه ای باشد که حتی یک عضو  احساس حاشیه ای بودن داشته باشد . همه اعضای باید احساس کنند حضورشان مفید است. روشن بودن تلویزیون در جلسات درست نیست . اعضای جلسه از آوردن موبایل باید خوداری کنند.چت کردن با موبایل و تبلت نشان دهنده بی اهمیت بودن مباحث جلسه است .البته گاهی این مشکل ناشی از سوء مدیریت جلسه است که به یک عضو این پیام را منتقل می کند که بهتر است به کارها و سرگرمی های خود مشغول باشد.

7-محتوای جلسه کاری

محتوای جلسات کاری به شدت در پیشبرد اهدافمان مهم است. در جلسات باید تمام مباحث یادداشت برداری و ضبط شوند. و باید مباحث بیان شده و دستورالعمل ها پیگیری شوند.و افراد حاضر در جلسه مشکلات را بیان کنند. و اگر مسئولیتی بر عهده بخشی و یا فردی گذاشته می شود آن را به نحو احسن انجام دهند و اگر در توانشان نیست در جلسه بیان کنند تا مسئولیت به عهده بخش دیگری گذاشته شود.باید هر کسی در مورد وظایفی که بر عهده اش قرار داده شده کوشا باشد و زمان ارائه کارهای خود را بیان کند.

8-مدیریت زمان در جلسات

در جلسات باید حواسمان به زمان باشد. مدیریت جلسه باید زمان سخنرانی هر کدام از اعضا را به آنها گفته که حق هیچ کدام ضایع نشود. زمان ارایه دیدگاه در جلسات 5 دقیقه است .استفاده از نوشته های تایپ شده و توزیع آن در بین اعضا می تواند در صرفه جویی زمان موثر باشد. نباید اتلاف وقت صورت بگیرد. همه اعضا باید مباحث جدیدی را بیان کنند و مکمل یکدیگر باشند.

9-پذیرایی

پذیرایی در جلسات واجب و مودبانه است . ترجیحا باید خدمتگزاران  از اعضا پذیرایی کند. برای جلسه یک ساعته دو بار پذیرایی چای و قهوه ضروری است . در فصل گرم پذیرایی با شربت  مناسب است .از میوه های آبدار مانند هندوانه و …. شیرینی های خامه دار که خوردن آن مشکل است و تنقلات مانند اجیل در جلسات اکیدا باید پرهیز شود زیرا مناسب پذیرایی در جلسات رسمی نمی باشد . باید وسایل پذیرایی مناسب باشد. سعی کنید جلسات خود را صبح زود و یا ظهر تشکیل ندهید زیرا صرف صبحانه و ناهار باعث می شود با  کمبود وقت مواجه شویم .سعی کنید پذیرایی ساده ای در جلسات کاری خود داشته باشید و تجمل گرایی نکنید.

10-وسواس در زمان آغاز و پایان جلسات

یکی از نکات مهم در برگزاری جلسات وسواس در زمان شروع و پایان آن است . تاخیر در برگزاری جلسات درست نیست و نباید بیشتر از 5 دقیقه باشد. اعضای جلسه باید نیم ساعت زودتر در محل برگزاری جلسات حضور یابند.مدیریت جلسه باید به گونه ای در رعایت نظم شروع و پایان جلسه وسواس داشته باشد که اعضا خود را مقید به نظم بدانند و به موقع حضور پیدا کنند.باید بدانیم زمان در جلسات به شدت مهم است.