خصوصیات و وظایف مسئول اداری

مسئول اداری به شخصی گفته می شود که به طور مستقیم زیر نظر مدیر عامل کار میکند . خصوصیات و وظایف مسئول اداری در سازمان ها مهم است و تمام کارهای اداری و مالی به عهده ایشان می باشد .

کارهایی که بر عهده  مسئول اداری گذاشته می شود باید به دقت و به موقع انجام شود . هیچ کدام از کارمندان نمی توانند به مسئول اداری وظیفه ای بدهند زیرا این کار در حیطه کاری آنها نبوده و مسئولیت این کار فقط با مدیر عامل است.

مسئول اداری باید فردی منضبط و فعال باشد. خصوصیات و وظایف مسئول اداری برای تمامی مدیران مهم است.

وظایف مسئول اداری :

هر مسئول ادارای دارای وظایفی می باشد که باید به آن ها متعهد باشد، در زیر به مهم ترین این وظایف اشاره می کنیم؛

1-ساعت ورود و خروج کارکنان را چک کند.

2- غیبت کارکنان و دلیل حضور نیافتن آنها در محیط کار را باید بداند و به مدیریت گزارش دهد.

3-حقوق و بیمه کارکنان از وظایف مسئول اداری دفتر است و باید به موقع پرداخت کند.

4- نامه های اداری و مدارک شرکت باید نزد مسئول اداری باشد.

5- نیازهای کارکنان از قبیل لوازم التحریر و…. را به مسئول خرید گفته و در اختیار کارکنان قرار دهد.

6-باید در کارش جدی و مصمم باشد.

7- هیچگاه نباید با کارکنان انقدر صمیمی شود که در تصمیم گیری هایش در مسائل اداری خللی ایجاد شود.

8- ساعت های ملاقات را باید تنظیم کند و به مدیریت گزارش دهد.

9- در کارش اقتدار داشته باشد.

10- او باید موضوعات مربوط به کارکنان را به آنها اعلام کند.

11- مسئول دفترباید با مدیر خود دائما در تعامل باشد و در مورد مسائل شرکت جلسه بگذارند.

12 –برنامه تفریحی برای کارکنان در نظر بگیرد و به آنها اعلام کند.

13- وظایف و خصوصیات مسئول دفتر باید امین و قابل اعتماد باشد.

14-مسئول دفتر باید بتواند کارها را به خوبی مدیریت کند.

15- کارهایی را که مدیریت به عهده او می گذارد باید به موقع انجام دهد.

16- رفع مشکلات کارمندان و در میان گذاشتن این قبیل مسائل.

17- پاسخگویی مناسب و محترمانه به ارباب رجوع چه به صورت حضوری و چه تلفنی.

همچنین بخوانید: پذیرایی جلسه های اداری

خصوصیات مسئول اداری:

هر مسئول ادارای باید دارای خصوصیاتی منظم و دقیقی باشد که در زیر به مهم ترین آن اشاره می کنیم؛

1- مسئول اداری باید منظم و دقیق باشد.

2- ظاهر یک مسئول اداری باید خوب و موجه باشد.

3-مسئول اداری باید اعتماد به نفس بالایی  داشته باشد.

4-  مسئول اداری باید صبور باشد.

5-  مسئول اداری باید رفتار اجتماعی مناسب داشته باشد.

6- مسئول اداری باید اشتباهات خود را بپذیرد و برای حل آن کوشا باشد.

7- مسئول اداری باید قدرت تصمیم گیری بالایی داشته باشد.

8- مسئول اداری باید احساس ناتوانی و خستگی در کار نداشته باشد.

9 مسئول اداری باید بتواند به صراحت نظرات خود را اعلام کند.

10-مسئول اداری باید  فردی مقتدر باشد.

11-مسئول دفتر باید فردی مودب و متین باشد.

12- مسئول اداری باید راز دار باشد.

نقش های اصلی مسئول اداری:

در ادارات و شرکت ها مسئول دفتر بعد از مدیر عامل نقش اصلی و کلیدی دارد به همین خاطر باید از توانایی لازم جهت انجام هر چه بهتر امور اداری برخوردار باشد.

همچنین او باید نظارت دقیقی بر مسئولیت های کارکنان داشته باشد. در تمام سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی وظایف مسئول دفتر یکسان و مشخص است. ( شما میتوانید برای آگاهی از چگونگی برقراری ارتباط در محیط کاری مقاله نکات طلایی برقراری ارتباط در محیط کاری را مطالعه کنید. )

هیچگاه نباید مسئولیت انها را به افراد دیگر داد زیرا این کار باعث می شود مسئول دفتر نداند کدام کارها انجام شده و کدام کارها انجام نشده. او خود باید پیگیر کارهایش باشد تا به دقت و به موقع انجام شوند.

مسئول دفتر باید تمام قرارهای و وقایع مهم را در تقویم خود یادداشت کند و یک روز قبل به مدیریت اطلاع دهد او هیچگاه نباید قرارهای کاری را فراموش کند.

مسئولیت یک مسئول دفتر حساس و مهم است به همین دلیل باید دقیق و مسئولیت پذیر باشد. در بیشتر ادارات و شرکتها مسئول اداری نقش پررنگی دارد حتی می توان بعد از انجام امور اداری به مدیریت داخلی شرکت هم منصوب می شود.

مسئول اداری موفق است که از نظر اطلاعات عمومی و تخصصی توانایی بالایی داشته باشد. گاهی اوقات مدیریت یک سازمان به دلیل حجم بالایی از کارها و مشغله کاری نمی تواند به امور دفتری خود نظارت کافی داشته باشد.

به همین علت کارهای خود را به مسئول دفتر ارجا می دهد در اینجاست که نقش پر رنگ و کلیدی مسئول دفتر مشخص می شود و همه کارکنان و مدیریت مجموعه از او انتظار دارند که بتواند به نحو احسنت کارها را سر و سامان داده.

مراجعان وكاركنان يك سازمان سيماي مدير را در آئينه مسئول دفتر آن واحد می بینند و بر آن اساس قضاوت می کنند. وظایف و خصوصیات مسئول دفتر کلیدی و مهم است.

	نرم‌افزار جامع مدیریت تنخواه‌داری مدیریت فرایند تنخواه‌داری و تهیه گزارش‌های تنخواه‌گردان ثبت نام رایگان