پاسخگویی به تلفن کاری ، به صورت حرفه ای

تلفن یک ابزار قدرتمند است و پاسخگویی به تلفن کاری، به صورت حرفه ای می تواند تاثیر بسازی در موفقیت فردی و حرفه ای شما داشته باشد.

تصویری که دیگران از شما دارند نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر این تصویر مثبت و تاثیر گذار باشد، می تواند موجبات موفقیت روز افزون شما را فراهم سازد. بنابراین می توان گفت که طراحی یک تصویر حرفه ای از خودتان برای رسیدن به موفقیت شغلی مهم است. نحوه لباس پوشیدن، صحبت کردن، ارتباطات شما با همکاران، مشتریان و مدیران شرکت بسیار مهم است.

پاسخگویی به تلفن، از جمله کارهایی است که هر کارمندی با هر موقعیت شغلی، در هر شرکتی ممکن است آن را انجام دهد. پاسخگویی به تلفن با صدایی واضح و رسا به مخاطب کمک می کند تا راحت تر حرف زده و انگیزه برای تماس مجدد را نیز ایجاد خواهد کرد.

پاسخگویی به تلفن با صدایی واضح و بشاش به تماس گیرنده کمک می کند تا احساس راحتی کرده و در نهایت لحنی مثبت را ارائه دهد. لحن مثبت یا منفی شما در هنگام پاسخگویی به تلفن می تواند عواقب خوب و بد زیادی داشته باشد.

در ادامه چگونگی پاسخگویی به تلفن کاری ، به صورت حرفه ای شرح داده خواهد شد.

لحن واضح و سخن گفتن به صورت آهسته

پاسخگویی به تلفن و گفتگو به صورت آهسته موجب فهم بهتر توسط تماس گیرنده می شود.گفتگوی آهسته و واضح باعث می شود تا تماس گیرنده منظور شما را بهتر بفهمد.

چون شخصی که تماس گرفته است نمیتواند شما را ببیند، تنها ابزار شما صداست. بنابراین تمام سعیتان این باشد که صدای شما آرام و جذاب باشد، تا شنونده را تحت تاثیر قرار دهید. فرض کنید : شخصی که تماس گرفته است دقیقا در مقابل شما قرار دارد. همچنین در هنگام پاسخگویی به تلفن کاری از غذا خوردن، نوشیدن و آدامس جویدن پرهیز کنید.

شروع مکالمه با سلام و معرفی 

در ابتدای مکالمه حتما از یک سلام مناسب و رسمی استفاده کنید. مثل صبح بخیر ، عصر بخیر و دیگر اصطلاحاتی که می توانید برای شروع یک مکالمه مودبانه از آن استفاده کنید. سپس ضمن تشکر از تماس مشتری، خود و شرکت خود را معرفی کنید و بعد از آن ها بخواهید که مشکل خود را مطرح کنند.

نام و مشخصات شخص تماس گیرنده را یادداشت کنید

برای اطلاعاتی که تماس گیرنده ممکن است به اشتراک بگذارد، یک مداد و کاغذ یا دفترچه یادداشت نزدیک تلفن قرار دهید. اگر شما منشی هستید و پاسخگوی افراد زیادی هستید، که ممکن است مکررا تماس بگیرند، بهتر است لیستی از اسامی و مشخصات افراد تماس گیرنده در کنار خود داشته باشید تا وقتی تماس گیرنده خودش را معرفی کرد، شما بتوانیداطلاعات دیگر وی را به راحتی به خاطر بیاورید.زمانی که شخص جدیدی تماس می گیرد بهتر است برای فراموش نشدن نام و مشخصاتی که آن فرد از خود ارائه می دهد را یادداشت کنید.

در انتظار نگه داشتن تماس گیرنده به صورت مودبانه و حرفه ای

زمانی که شما در شرکت یک تلفن کاری را پاسخ می دهید، مشخص نیست که که چه کسی طرف گفتگوی شما قرار می گیرد. می تواند رئیس ، مشتری ، یکی از همکارانتان و یا هر شخص دیگری باشد. بنابراین در هنگام پاسخگویی به تلفن ، قبل از نگه داشتن تماس گیرنده در حالت انتظار ، ابتدا از او اجازه گرفته و دلیل این کار را برای وی توضیح دهید. قبل از هرچیز تلفن را روی حالت Hold قرار دهید.

راهکار هایی دیگر برای پاسخگویی به تلفن کاری ، به صورت حرفه ای

اولین و بهترین کاری که به شما کمک می کند تا به صورت حرف های به تلفن کاری پاسخ دهید این است که پاسخگویی به تلفن را مدام با دوستان و اطرافیان خود تمرین کنید.

شما باید برای یادگیری، تمرین کنید؛ نه تنها در پاسخگویی به تلفن کاری ، بلکه هر زمان که بخواهید مهارتی را یاد بگیرید باید تمرین داشته باشید. همچنین این را بدانید در اوایل یادگیری شما یک فرد تازه کار هستید و همیشه یک فرد تازه کار ممکن است اشتباهات زیادی داشته باشد.بنابراین به هیچ وجه نباید به خاطر تازه کار بودن و اشتباهات خود احساس شرمندگی داشته باشید.

همچنین یاد بگیرید چگونه سکوت کنید تا به صحبت های مخاطب به خوبی گوش دهید. در حالت کلی در هنگام پاسخگویی به تلفن باید کمتر  حرف بزنید و بیشتر گوش دهید.

اگر در هنگام صحبت کردن با شخص مهمی دست پاچه شدید، بهترین کاری که می توانید در آن لحظه انجام دهید این است که سکوت های بیشتری در طول مکالمه داشته باشید. با سکوت کردن در انجام مکاله تلفنی که در آن دستپاچه شده اید، طرف مقابل که پشت تلفن است ، لحن و تن صدایتان را کمتر می شوند و کمتر این دستپاچگی و آشفتگی شما را احساس خواهد کرد.

نکته آخر در پاسخگویی به تلفن

نکته آخر در پاسخگویی به تلفن کاری این است که سعی کنید دوستانه صحبت کنید. دوستانه و در عین حال مودب باشید. این نکته به این خاطر است که حتی اگر در طی مکالمه با تماس گیرنده به نتیجه مطلوب نرسیدین، از هم تماس گیرنده تلفن را قطع نکند.

دوستانه به معنی صمیمیت بیش از حد و شوخی کردن با طرف مقابل نیست. چرا که شما فرد تماس گیرنده را به خوبی نمی شناسید. و شوخی کردن با شخصی که نمی شناسید، کار عاقلانه ای نیست. دوستانه در این حد که راحت صحبت کنید و نه اینکه حتما ادبی و رسمی صحبت کنید.

همچنین سعی کنید فن بیان خود را تقویت کنید تا بهتر و حرفه ای تر صحبت کنید. هر چقد شما اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید و از مهارت فن بیان بالاتری برخوردار باشید، می توانید به صورت حرفه ای تر تلفن کاری خود را پاسخ بدهید، و موفق تر شوید.
 

	نرم‌افزار جامع مدیریت تنخواه‌داری مدیریت فرایند تنخواه‌داری و تهیه گزارش‌های تنخواه‌گردان ثبت نام رایگان