مدیریت بهینه و کارآمد تنخواه‌داران در یک سازمان، نقشی حیاتی در کنترل و نظارت بر هزینه‌ها ایفا می‌کند. داشبورد مدیریتی ارائه‌شده، ابزاری کارآمد است که به مدیران امکان مشاهده وضعیت تنخواه‌داران و گزارش‌های تنخواه‌های ارسالی را به‌صورت لحظه‌ای فراهم می‌سازد.
این داشبورد شامل بخش‌های متنوعی است که اطلاعات جامع و دقیقی را در خصوص عملکرد و وضعیت مالی شرکت در اختیار کاربران قرار می‌دهد. در این مقاله به بخش‌های مختلف این داشبورد در نرم‌افزار تنخواه‌گردان می‌پردازیم.
مشاهده وضعیت کارتابل مدیریتی
با استفاده از داشبورد مدیریتی میتوانید در لحظه وضعیت تنخواه‌دارها و وضعیت گزارش‌های تنخواه‌های ارسالی را مشاهده کنید. در صفحه داشبورد پنل مدیریت تنخواه‌گردان اطلاعات مفیدی در خصوص تنخواه‌داران و وضعیت شرکت به شما نمایش داده می‌شود.
در ادامه به صورت مختصر بخش‌های مختلف داشبورد توضیح داده خواهد شد.
برای آگاهی بیشتر و کامل درباره گزارش تنخواه میتوانید مقاله گزارش تنخواه | آموزش ثبت را بخوانید.
در قسمت اول داشبورد امکان مشاهده تاریخ روز را دارید و همچنین اگر شما علاوه بر اینکه دسترسی مدیریت، دسترسی تنخواه‌داری را نیز داشته باشید میتوانید با استفاده از دکمه «ورود به پنل تنخواه‌داری» به پنل تنخواه‌داری وارد شوید و هزینه‌های مربوط به تنخواه‌داری خود را ثبت نمایید (عکس 1).
اطلاعات بعدی که در داشبورد مشاهده می‌کنید «تنخواه‌های در انتظار تایید من» می‌باشد که دارای ۴ زیربخش می‌باشد که هرکدام اطلاعاتی را به شما می‌دهد که در قسمت زیر توضیح داده شده است (عکس 1).
- تنخواه‌های در انتظار تایید من: در این قسمت تعداد گزارش‌های تنخواه که توسط تنخواه‌دارها برای شما ارسال شده است و هنوز شما آن‌ها را تایید و یا رد نکرده‌اید، نمایش داده می شود، که با کلیک بر روی آن میتوانید این گزارش‌ها را مشاهده بفرمایید.
- مخارج طبقه‌بندی نشده در انتظار تایید من: در این قسمت تعداد پرداخت‌هایی که برای آن‌ها سرفصل‌حساب هزینه مشخص نشده‌اند و در گزارش‌های تنخواه که توسط تنخواه‌دارها برای شما ارسال شده است و هنوز شما آن‌ها را تایید و یا رد نکرده‌اید نمایش داده می شود، که با کلیک بر روی آن میتوانید این تراکنش‌ها را مشاهده بفرمایید.
- تراکنش‌های بدون پیوست در انتظار تایید من: در این قسمت تعداد تراکنش‌هایی که برای آن‌ها تصاویر اسناد بارگذاری نشده‌اند و در گزارش‌های تنخواه که توسط تنخواه‌دارها برای شما ارسال شده است و هنوز شما آن‌ها را تایید و یا رد نکرده‌اید نمایش داده می شود، که با کلیک بر روی آن میتوانید این تراکنش‌ها را مشاهده بفرمایید.
- تنخواه‌های در انتظار قطعی‌سازی: در این قسمت تعداد گزارش‌های تنخواه که توسط توسط شما تاییده شده‌اند ولی هنوز وضعیت آن‌ها به قطعی شده جهت جلوگیری از ویرایش تغییر وضعیت داده‌نشده‌اند، نمایش داده می‌شود، که با کلیک بر روی آن میتوانید این گزارش‌ها را مشاهده بفرمایید.
مانده تنخوه‌داران
در قسمت بعدی داشبورد میتوانید مانده هر تنخواه‌دار را به صورت لحظه‌ای مشاهده بفرمایید (عکس 2) که با کلیک بر روی هر تنخواه‌دار میتوانید تمامی تراکنش‌های ثبت‌شده توسط آن تنخواه‌دار را مشاهده نمایید.
نمودار طبقه‌بندی مخارج شرکت
در داشبورد پنل مدیریت یک بخش تحت عنوان «طبقه بندی مخارج شرکت» به صورت نموداری نمایش داده می‌شود که مخارج ثبت شده توسط تمامی تنخواه‌داران را به تفکیک سرفصل‌حساب و یا مرکز هزینه نمایش می‌دهد (عکس 3).
در صورتی که تفکیک هزینه‌ها به بیش از ۴ سرفصل‌حساب و یا مرکز هزینه تقسیم شده باشد نرم‌افزار ۳ سرفصل‌حساب و یا مرکز هزینه با بیشترین هزینه را به شما نمایش می‌دهد و بقیه موارد را تحت عنوان سایر به صورت تجمیعی نشان می‌دهد.
بیشتر بخوانید: مرکز هزینه چیست + نحوه‌ی ساخت
همچنین شما میتوانید با کلیک بر روی هرکدام از میله‌های نمودار جزییات مربوط به آن سرفصل‌حساب یا مرکز هزینه را مشاهده کنید.
جمع‌بندی
همانطور که در مقاله بالا اشاره شد، داشبورد مدیریتی تنخواه‌داران ابزاری مؤثر برای نظارت و مدیریت هزینه‌ها در سازمان‌ها است. این داشبورد با ارائه بخش‌های مختلفی از جمله مشاهده مانده لحظه‌ای تنخواه‌داران، تنخواه‌های در انتظار تایید، مخارج طبقه‌بندی نشده، تراکنش‌های بدون پیوست، و نمودارهای طبقه‌بندی مخارج شرکت، به مدیران امکان می‌دهد تا به‌طور دقیق و کارآمد بر روند مالی سازمان نظارت داشته باشند.
