پذیرایی جلسه های اداری

یکی از دغدغه هایی که برای مدیران و کارکنان خدماتی در هنگام تشکیل جلسات، در ادارات و شرکت های مختلف وجود دارد، نحوه پذیرایی جلسه های اداری می باشد.

پذیرایی جلسه های اداری ، آدابی دارد که آشنایی با آن برای شخصی که جلسه ای ترتیب می دهد یا مسئول پذیرایی جلسه است، مزایای زیادی به همراه دارد.

مواردی که باید در پذیرایی جلسه های اداری رعایت شود:

اگر شما مسئول پذیرایی از مهمانان، در جلسه ای که در اداره شما تشکیل شده است هستید، باید در هنگام پذیرایی جلسه به نکاتی که در ادامه گفته می شود، توجه فرمایید:

۱- قبل از شروع رسمی جلسه و ورود اعضای جلسه به اتاق جلسات ، برخی وسایلی که ممکن است در حین جلسه مورد نیاز باشد را روی میز قرار دهید. مانند: قندان، دستمال کاغذی، آب و دیگر وسایل مورد نیاز را آماده کنید. در مورد اینکه قرار است چه چیزی در جلسه پذیرایی شود، با مدیر خود صحبت کنید. این کار به شما کمک میکند تا بدانید چه چیزی را باید قبل از جلسه ، در اتاق جلسات قرار دهید.

۲- همواره سعی کنید هم نوشیدنی گرم (مثل چای، قهوه، نسکافه) و هم نوشیدنی سرد (مثل آب، شربت و … ) برای جلسه آماده کنید.

همچنین بخوانید: موثر ترین ویژگی های جلسه کاری

۳- اگر قرار است میوه جزء پذیرایی شما باشد، بهتر است قبل از شرع جلسه ، میوه را روی میز قرار دهید. و بشقاب و کارد و چنگال به اندازه اعضای جلسه داشته باشید.

۴- وسایل پذیرایی بهتر است ست باشند. چیدمان وسایل و نوشیدنی ها بر روی میز می تواند تاثیر بسیار خوبی بر میزان رضایت افراد حاضر در جلسه داشته باشد.

۵- برای اینکه بدانید از چه چیزی برای شروع پذیرایی استفاده کنید، با مدیر خود مشورت کنید. و برای بقیه چیزهایی که قرار است پذیرایی کنید نیز ترتیب مشخصی معین کرده و از آن پیروی کنید.

۶- تا حد امکان رفت و آمد در جلسه کاری را محدود کنید. به طور معمول اینطور است که یک بار در اول جلسه ، بار دوم در وسط جلسه و یک بار در انتهای جلسه پذیرایی کنید. البته که همه ی این رفت و آمد ها باید با هماهنگی مدیر انجام شود. بعتر است این هماهنگی قبل از شروع جلسه صورت گیرد، تا در حین جلسه سردرگم نباشید.

۷- با خوش رویی از مهمانان حاضر در جلسه پذیرایی کنید. لبخند به لب داشته باشید.

۸- به تمیز بودن وسایل پذیرایی حساس باشید.  بشقاب، لیوان و کارد و چنگالی که قرار است از آن برای پذیرایی در جلسه استفاده کنید را با یک دستمال مرطوب تمیز کنید.

۹- نوع پذیرایی خود را متناسب با فصل و آب و هوا، مشخص کنید. به عنوان مثال نوشیدنی در زمستان بهتر است گرم و در تابستان سرد باشد.

۱۰- قبل از شروع جلسه اداری حتما از پر بودن آب سرد کن شرکت اطمینان حاصل کنید. همچنین بررسی کنید که لیوان داشته باشید.

آداب پذیرایی از مدیر

تسلط به نحوه پذیرایی و آموختن آداب پذیرایی می تواند رمز موفقیت یک منشی و یک کارمند خوب باشد. در واقع یکی از مهم ترین مواردی که یک منشی یا مسئول پذیرایی باید بداند این است که چگونه از مدیر و مهمانانش پذیرایی کند.

(شما متوانید برای آگاهی از زمان مدیریت زمان جلسه مقاله مدیریت زمان جلسه کاری را بخوانید.)

از جمله مواردی که باید در هنگام پذیرایی از مدیرتان مد نظر داشته باشید عبارتند از:

۱- از علاقمندی ها و عادت های مدیر شرکت و کسانی که از آنها پذیرایی می کنید، آگاه باشید.

۲- گاهی با یک تماس تلفنی و یا مراجعه حضوری از مدیر بپرسید که به چه چیزی نیاز دارد.

۳- حتما قبل از ورود به اتاق مدیر در بزنید.

۴- اگر مدیر در حال صحبت کردن با تلفن یا مشتری است، برای پذیرایی وارد نشوید. و پذیرایی را به وقت دیگری موکول کنید.

۵- متناسب با شخصیت و رفتار مدیرتان با وی برخورد داشته باشید.

۶- در بین غذا خوردن مدیران ، از آن ها سوال کنید که اگر به چیزی نیاز دارند، برایشان فراهم کنید.

استقبال و بدرقه مهمانان در محل کار

زمانی که شخصی برای حضور در جلسه و یا قرار ملاقات با مدیر به شرکت یا سازمان شما می آید، در زمان ورود آنها به شرکت به استقبال ایشان رفته و سلام احوال پرسی گرمی با ایشان داشته باشید. آن ها را به وارد شدن به دفتر تعارف کرده و راه را به ایشان نشان دهید.

اگر این مهمانان قرار است در جلسه ای حضور داشته باشند که برخی از اعضای جلسه ایشان را نمی شناسند، بهتر است قبل از شروع جلسه حضار به یکدیگر معرفی شوند.

زمانی که مهمانان در حال ترک شرکت هستند، بهتر است آن ها را تا در خروجی شرکت همراهی کنید. در این حالت باید شما پشت سر مهمان راه بروید. و نهایتا دم در ایستاده، خداحافظی کنید. سپس کمی مکث کنید تا مهمانان تشریف ببرند، سپس می توانید در را ببندید.