بیشتر اوقات وقتی زمان جلسه طولانی می شود، میزان بازدهی آن به حد قابل توجهی کاهش پیدا می کند. شاید شما نیز تجربه کرده باشید. در یک جلسه طولانی، به طور ناخودآگاه ذهن شما از موضوع جلسه دور شده و به موضوعات متفرقه می پردازد. بنابراین مدیریت زمان جلسه امری بسیار مهم است. با یک برنامه ریزی مناسب برای موضوع و زمان جلسه ، مدیران می توانند استفاده بهینه تری از سرمایه های شرکت داشته باشند. در ادامه به شرح مواردی پرداخته می شود که با استفاده از آن می توانید از زمان خود و کارمندان شرکت به طور بهینه استفاده کنید.
چگونگی کوتاه کردن زمان جلسه
راه حل های زیادی برای کوتاه تر کردن زمان جلسه ها وجود دارد. یکی از این تکنیک ها داشتن ارتباطات و مکالمه چهره به چهره با کارکنان و اعضای حاضر در جلسه می باشد. به جای اینکه یک سخنرانی خسته کننده داشته باشید، که فقط شما حرف بزنید و دیگر اعضای جلسه گوش دهند، سعی کنید ارتباط بیشتری با اعضای جلسه داشته باشید. گاهی نظر آنها را بپرسید و ایشان را تشویق کنید تا در گفتگو مشارکت نمایند.
در جلسات کوتاه تر، مطالب و موضوعات مربوط به جلسه در زمان کمتری ارائه می شود. بنابراین به خاطر سپردن و درک آن برای افراد حاضر در جلسه راحت تر خواهد بود. و می توانند به راحتی در مورد آن اظهار نظر کنند. درنتیجه جلسه به نتایج مطلوب تری ختم خواهد شد.
برای موضوعات بی اهمیت جلسه تشکلیل ندهید
گاهی موضوعات پیش پا افتاده و کم اهمیتی رخ می دهند که شاید بخواهید برای آن جلسه تشکیل دهید. اما بهتر است که تشکیل جلسه برای موضوعات کم اهمیت را به وقت دیگری موکول کنید. بهتر است صبر کنید موضوع دیگری نیز پیش بیاید و سپس جلسه تشکیل داده و هر دو موضوع را با هم بررسی کنید. نا گفته نماند این کار فقط برای موضوعاتی که از اولویت های شرکت نیستند، قابل اجراست.
برای جلسات خود هدف تعیین کنید. جلساتی که هدف داشته باشند، زودتر به نتیجه می رسند. در نتیجه زمان جلسه کوتاه تر خواهد بود. اولین سوالی که باید از خود بپرسید این است که چه نتایجی می خواهید از این جلسه داشته باشید. هدف شما از ایجاد جلسه چیست؟
بعد از اینکه تشخیص دادید برگزاری جلسه لازم و ضروری است، به این فک کنید که هدف شما از برگزاری این جلسه چیست؟ و آیا نمی شود با یک ایمیل، تماس تلفنی و یا هر ابزار دیگر به هدف خود برسید. تمام راه ها را بررسی کنید و اگر به این نتیجه رسیدید که بهترین راه رسیدن به آن هدف برگزاری جلسه است، آنگاه جلسه را برگزار کنید.
مشخص کردن زمان شروع و پایان جلسه
جلسات را راس ساعت مشخص شده شروع کنید. همچنین اینکه در جلسه ، بین اعضای جلسه صمیمیت وجود داشته باشد خیلی خوب است. اما در جلسات کاری ، فضای جلسه باید کمی رسمی باشد تا بتوان از وقت جلسه به طور بهینه و در جهت اهداف آن جلسه استفاده کرد.
قبل از شروع جلسه اعلام کنید که طول جلسه چه مدت خواهد بود و جلسه را در همان زمانی که اعلام کرده اید به پایان برسانید. اگر نظرات و پیشنهادات برخی از کارکنان و اعضای جلسه در زمان جلسه نگنجید، جلسه را در همان زمان مشخص شده به پایان برسانید. و از اعضا بخواهید تا نظرات خود را بعد از جلسه به صورت مکتوب برای شما ارسال کنند. اتمام جلسه در زمان مشخص شده ، نشان دهنده احترام به اعضای جلسه است. زیرا ممکن است آنها برنامه هایی داشته باشند. بنابراین با این کار می توانند به امورات خود به موقع رسیدگی کنند.
مساله مهمی که در مورد جلسات خود باید مد نظر داشته باشید، این است که نحوه شروع جلسات از اهمیت بالایی برخوردار است. همیشه سعی کنید یک شروع طوفانی داشته باشید. بنابراین در ابتدای جلسات، مقدمه ای از هدف و محوریت جلسه ارائه کنید. سپس موضوعاتی که قرار است در این جلسه بیان شود را مطرح کرده و زمان بندی جلسه را مشخص کنید. اینکه موضوعات جلسه را صریحا مشخص کنید، باعث می شود تا اعضای جلسه بدانند در چه موردی باید صحبت کنند. با این کار از به حاشیه کشیده شدن و طولانی تر شدن جلسات پیشگیری کرده اید. شروع جلسه بسیار مهم است. جلسه ای که شروع خوبی داشته باشد، به خوبی نیز ادامه خواهد داشت، و در نهایت نتایج بهتری حاصل می شود.
مشخص کردن اعضای حاضر در جلسه
یکی از مسائلی که می تواند در زمان جلسه تاثیرگذار باشد، تعداد و تخصص افراد حاضر در جلسه است. قبل از شروع جلسه از خود بپرسید که می خواهید این جلسه چگونه باشد؟ عمومی باشد یا خصوصی؟ می خواهید جلسه رسمی برگزار شود یا به صورت دوستانه باشد؟ بیشتر مثل یک کنفرانس باشد یا ارئه سخنرانی؟ بعد از پاسخ دادن به این سوالات می توانید خیلی بهتر درمورد اعضای جلسه تصمیم گیری کنید. اگر حضور شخصی در جلسه ضرورت ندارد، بهتر است ایشان را برای جلسه دعوت نکنید. چرا که با حضور اشخاص غیر ضروری در جلسه، هم وقت آن ها تلف می شود و هم اینکه موجب طولانی تر شدن زمان جلسه خواهند شد.