تنخواه گردان چیست
در شرکت ها و ادارات برای پرداخت های ضروری و فوری موجود در شرکت از وجهی که به آن تنخواه گفته می شود، استفاده می شود.
به فردی که تنخواه در اختیار وی قرار داده می شود، تنخواه دار گفته می شود. به فرآیند استفاده از تنخواه و واگذاری آن به تنخواه دار، فرآیند تنخواه گردان گفته می شود. در هر شرکت این وجه به صورت نقد است یا در حساب بانکی تنخواه گردان قرار داده می شود.
تنخواه دار کیست
به شخصی که تنخواه در اختیار وی قرار داده می شود، تنخواه دار یا مسئول تنخواه شرکت گفته می شود. شخص تنخواه دار باید یک فرد قابل اعتماد باشد و یا اینکه در زمان دریافت تنخواه تضمین لازم را ارائه نماید.
این شخص می تواند رئیس حسابداری، حسابدار، مسئول خرید، تدارکات و یا هر شخص دیگری در شرکت باشد. شما میتوانید برای اطلاعات بیشتر درباره تنخواه دار مقاله تنخواه دار کیست و تنخواه گردانی چیست؟ را مطالعه کنید.
انواع تنخواه گردانی
تنخواه گردانی به دو روش ثابت و متغیر تقیسیم میشود که در ادامه به توضیح هرکدام خواهیم پرداخت؛
تنخواهگردانی به روش ثابت:
طبق این روش، هر بار یک مبلغ ثابت را برای حساب موردنظر واریز میکنند و کارت مخصوص شارژ میشود. تنخواهگردان هم هر بار که هزینهای از حسابش انجام شود و پولی از کارتش کسر شود، باید مدارک و اسناد مربوط به آن تراکنش را تحویل بخش حسابداری دهد.
هر موقع که مقدار پول داخل حساب صفر یا نزدیک به صفر شد، مسئول آن حساب اسناد و مدارک را تحویل حسابداری و بعد هم تحویل بخش بایگانی میدهد. در مقابل، مسئولین بخش حسابداری با صدور یک چک یا تراکنش به شیوه کارت به کارت، حساب او را دوباره شارژ میکنند.
پس از به پایان رسیدن دوره مالی یا سال مالی، حساب تنخواه صفر شده و بسته میگردد. باقیمانده آن هم به حساب وجه نقد یا بانک واریز شده و عملا هنگام آغاز سال جدید هیچ اسمی از حساب تنخواه سال گذشته به چشم نمیخورد.
تاثیرات هزینههایی که از آن صورت گرفتهاند فقط بر روی حساب نقد یا بانک و البته در حساب داراییها قابل بررسی خواهد بود.
تنخواهگردانی به روش متغیر
سقف مبلغ این حساب، توسط مدیران ارشد تعیین میشود و آنها هر بار با توجه به شرایط موجود این سقف را مشخص میکنند.
همچنین در این روش، محدوده زمانی برای مبالغ در نظر میگیرند و مثلا گفته میشود که این میزان پول برای سه ماه پیشرو و برای مخارج مشخص شده در بخشنامه به حساب تنخواه واریز میشود. پس از پایان دوره و صفر شدن آن حساب، فرد مسئول تمام اسناد و مدارک مربوطه را تحویل میدهد و شارژ مجدد صورت میگیرد.
انواع تنخواه گردان در ادارات دولتی
تنخواه گردانی شامل انواع مختلفی است که در زیر به آن ها اشاره میکنیم؛
۱- تنخواه گردان خزانه (ماده ۲۴قانون محاسبات عمومی)
وجوهی که در ابتدای سال مالی برای انجام هزینه های لازم و ضروری دستگاه های اجرایی کشور مورد نیاز است به وسیله ی بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب در اختیار خزانه داری کل قرار داده می شود. در پایان سال باید از محل تنخواه گردان خزانه پرداخت شود.
۲- تنخواه گردان استان (ماده ۲۵قانون محاسبات عمومی)
وجوهی که خزانه داری کل از محل تنخواه خزانه در ابتد هر سال مالی به حساب خزانه ی معین استان پرداخت می کند. از آن برای پرداخت مبالغ جهت نیازهای ضروری استان ها مورد استفاده قرار می گیرد.
۳- تنخواهگردان حسابداری (ماده ۲۶قانون محاسبات عمومی)
وجوهی که به وسیله خزانه معین استان از محل تنخواه گردان استان برای پرداخت کردن هزینه های ضروری دستگاه های اجرایی استان به شکل غیر قطعی در وجه ذیحساب دستگاه های اجرایی پرداخت می شود، تنخواه گردان حسابداری گفته می شود.
۴- تنخواه گردان پرداخت (ماده ۲۷قانون محاسبات عمومی)
وجوهی که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه های ضروری توسط ذیحساب دستگاه اجرایی در اختیار عامل ذیحساب یا کار پرداز قرار می گیرد و در پایان سال مالی باید مانده ی آن تسویه شود.
نحوه صحیح رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
اسناد مربوط به تنخواه گردانی در مراحل مختلف باید به درستی ثبت شده و مورد استفاده قرار گیرند. رسیدگی به این اسناد در حالت کلی و مراحل مختلف به شرح زیر می باشد:
قبل از پرداخت:
در حالتی که شخص تنخواه دار خود مسئول خرید و انجام هزینه های شرکت باشد، باید اسناد مربوط به هزینه ها را به واحد حسابداری ارائه کرده و مسئول مالی را از ماهیت هزینه ها آگاه نماید.
و در حالتی که تنخواه دار فقط پرداخت کننده باشد، رسیدگی های لازم بر طبق ضوابطی که در امور مالی موجود است اعمال می گردد. سپس بعد از این که صحت آن ها تایید شد، پرداخت انجام می شود.
بعد از پرداخت:
اسنادی که تنخواه دار ارائه می کند به همراه صورت خلاصه هزینه های مربوطه، به امور مالی ارسال می شود. سپس امور مالی بر طبق قوانین و ضوابط تعریف شده شرکت، بررسی های لازم را انجام داده و سپس مراحل تامین تنخواه گران را صورت می دهد.
همچنین بخوانید: خصوصیات و وظایف مسئول اداری
اسناد مربوطه
در زیر به برخی از اسناد مربوطه به تنخواه گردانی اشاره خواهیم داشت؛
– برگ پرداخت تنخواه گردان
– فرم و مجوز ایجاد تنخواه گردان
– فهرست پرداخت ها و صورت هزینه های تنخواه گردان
در بسیاری از شرکت ها و ادارات حساب تنخواه گردان در پایان دوره مالی از طریق تسویه حساب با تنخواه دار در مقابل حساب صندوق یا بانک بسته می شود.
و در بسیاری موارد نیز به این صورت است که مانده حساب تنخواه ممکن است از یک دوره به دوره بعدی منتقل شود. این کار منطقی تر به نظر می رسد.
پرسش و پاسخهای متداول:
- هدف از ایجاد تنخواهگردان چیست؟
سهولت در فرآیند پرداخت؛ افزایش سرعت در فرآیند پرداخت؛ کاهش تعداد دفعات عملیات نقدی و بانکی؛ افزایش میزان کنترل وجوه نقد
- ثبت تنخواهگردان به چند روش انجام میشود؟
به دو روش ثابت و متغیر انجام میشود. در روش ثابت، تنخواهدار طی یک گزارش، هزینههای یک دوره مثلا یک ماهه را پیشبینی میکند و پس از تایید مدیر، هزینه به حساب تنخواهدار واریز میشود.
اما در روش متغیر، مبلغی توسط مدیر تعیین و حساب تنخواهدار شارژ میشود که شامل تمام هزینههای یک دوره مثلا یک ماهه است.
- فرق تنخواهگردان با صندوق چیست؟
در حساب تنخواهگردان نیازی به ثبت روزانه نیست اما برای حساب صندوق حتما باید روزانه ثبت صورت گیرد. از طرفی هزینههای یک دوره مثلا یک ماهه که قرار است توسط تنخواهدار پرداخت شود، از قبل تعیین شده است ولی در مورد حساب صندوق، میتوان هر هزینهای را این حساب برداشت کرد.
نرمافزار جامع مدیریت تنخواهداریمدیریت فرایند تنخواهداری و تهیه گزارشهای تنخواهگردان |
---|