در این مقاله قصد داریم یکی از مهم‌ترین موضوعاتی که انسان‌ها در هر سطحی با آن سر و کار دارند را بررسی کنیم. پاسخ دادن به این سوال که بودجه‌بندی چیست؟ شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد ولی مانند بسیاری از جنبه‌های زندگی عمق زیادی دارد.
نیازهای مادی و غیرمادی بیشتر انسان‌ها نامحدود و بدون سقف هستند. اگر قرار باشد که ما در زندگی خودمان، یا در شرکت‌ها و موسسات مالی و تجاری، بی‌مهابا خرج کنیم و هیچ اولویتی برای دخل و خرج خود ایجاد نکنیم، در عمل یک بازنده تمام عیار به شمار خواهیم رفت.
به همین خاطر، مخاطبان این مقاله می‌توانند هر شخصی و هر سازمان و بنگاه تجاری باشند. هر کسی که با پول سر و کار داشته باشد و بخواهد خود را به دخل و خرجی منظم و سازمان‌دهی شده ملزم کند، با خواندن این مقاله درک بهتری نسبت به این موضوع پیدا خواهد کرد. از شما دعوت می‌کنیم با ما همراه باشید.
بودجه‌بندی چیست و چرا باید از آن استفاده کرد؟
حتما آذرماه هر سال اخبار مربوط به تصویب لایحه بودجه‌ای را که دولت به مجلس تقدیم می‌کند شنیده‌اید و از وسواسی که نمایندگان بر سر تک تک بندهای آن به خرج می‌دهند مطلع هستید.
این کار در سطوح پایین‌تر از دولت نیز انجام می‌شود. کارخانه‌ها، شرکت‌ها و موسسات، بازرگانان، مدارس و دانشگاه‌ها و حتی هر خانواده باید این کار را به نحو احسن انجام دهند.
در یک تعریف کلی و خلاصه، می‌توان گفت که بودجه به معنای مشخص کردن تمام راه‌های کسب درآمد و هزینه‌های پولی است که در اختیار داریم یا خواهیم داشت. از طرفی دیگر، مساله اولویت‌بندی و دسته‌بندی کردن این راه‌ها هم اهمیت فراوانی دارد و در اصل، ارزش یک سند بودجه به همین اولویت‌بندی آن است.
دولت برای هر یک از وزارت‌خانه‌ها و سازمان‌های تابع خود تعیین می‌کند که از چه راه‌هایی کسب درآمد کنند و میزان بودجه‌ای را که در ابتدای سال در اختیارشان قرار می‌دهد و میزان درآمد تخمینی که در طول سال کسب خواهند کرد را در چه مسیرهایی خرج نمایند.
یک سازمان یا کارخانه هم، دقیقا به همین شکل بودجه‌بندی را برای بخش‌های مختلف خود مثل: منابع انسانی، تبلیغات، کنترل کیفیت، تولید و … انجام می‌دهد. اعضای یک خانواده نیز می‌توانند طبق تخمینی که از درآمد خود در سال آتی دارند و میزان پس‌اندازی که تا‌کنون جمع کرده‌اند، همین اولویت‌بندی‌ها را اجرا کنند.
ارزش انجام کار بودجه‌بندی به این است که وقتی از تمامی بندها و قوانین آن مطمئن شدیم و آن را به تایید و تصویب رساندیم، می‌دانیم که برای هر چه کاری چقدر پول در اختیار داریم. در نتیجه، تمام تلاش خود را انجام می‌دهیم که از سقف معین شده فراتر نرفته و حتی تلاش برای صرفه‌جویی نیز در دستور کار قرار می‌گیرد.
اما در ادامه می‌خواهیم ارزش و اهمیت بودجه‌بندی را برای شرکت‌ها، موسسات و بنگاه‌های تجاری بیشتر شرح دهیم. طبیعی است که افراد و خانواده‌ها نیز می‌توانند همین اصول را تا جای ممکن با زندگی شخصی خود تطبیق دهند.
بودجه‌بندی برای شرکت و موسسه تجاری چیست و چگونه انجام می‌شود؟
هر تیم مدیریتی که نیاز به رشد و توسعه را در موسسه خود احساس کند، به عبارتی اکثر قریب به اتفاق شرکت‌ها، یک سند بلندمدت برای فعالیت‌هایش تدوین خواهد کرد.
این سند، مهم‌ترین منبعی است که برای بودجه‌بندی به آن رجوع می‌کنند. این موسسات هنگام بودجه‌بندی، تلاش می‌کنند تمام طرح‌ها، اهداف و ایده‌هایشان را به صورت رسمی و شفاف در سند بودجه بیان کنند. به عبارتی، برای یک دوره زمانی مشخص (یک سال) همه جنبه‌های عملیاتی خود را در قالب آن شرح داده و برای هر کدام از آن‌ها سقف مشخصی از بودجه را در نظر می‌گیرند.
این کار موجب می‌شود تا نه تنها تمام کارها و فعالیت‌های سازمانی آن‌ها حالت رسمی به خود بگیرد، بلکه با تکیه بر آن بر بسیاری از مشکلات قریب‌الوقوع موسسه غلبه خواهند کرد. در حقیقت سند بودجه بخشی از سند راهبردی سازمان است که کم و کیف و چند و چون تمام عملیات‌ها را مشخص می‌کند. بنابراین، اگر کامل و جامع نوشته شود ضامن بقا و توسعه آنجا خواهد بود و در صورت تدوین سرسری و ناقص آن، ضامن شکست و عدم آمادگی برای مواجهه با مسائل مختلف می‌باشد.
تا اینجا تلاش کردیم که از زوایای مختلف به این سوال که بودجه‌بندی چیست؟ و اهمیت بودجه‌بندی چیست؟ پاسخ دهیم و حال می‌خواهیم این موضوع را به صورت عملی‌تر و کاربردی‌تر بررسی نماییم. قبل از اقدام برای این کار نیاز است که تیم مدیریتی و مسئولین که موظف به تدوین نسخه اولیه بودجه شده‌اند، تمامی عملیات‌ها و فعالیت‌های مالی موسسه را تعیین کنند و آن‌ها را براساس اهمیت و ارجحیتی که دارند طبقه‌بندی نمایند.
پس مهم‌ترین ویژگی هر سند بودجه همین رتبه‌بندی مطابق با ارزش و اهمیت هر فعالیتی است. ویژگی دوم که در عمل باید به آن دقت نمود، این است که بودجه قرار است پیش‌بینی تصمیماتی باشد که در آینده اتخاذ خواهند شد. به همین خاطر نیز احتمال بروز خطا در آن وجود دارد و نباید انتظار داشت که صد در صد منطبق با واقعیت باشد.
مورد سومی که باید هنگام انجام این کار به آن دقت نمود، وجود جنبه‌هایی است که هم برای تمام پرسنل انگیزه‌بخش هستند و هم نظم‌دهنده روابط سازمانی و ساختار مدیریتی هستند. بند به بند این سند باید بر همین اساس تدوین شود و به همین خاطر هم، مدیر منابع انسانی، تیم مالی و حسابرسی و تیم مدیریت کیفی سازمان در آن نقشی حیاتی بر عهده دارند.
وقتی که تیم تنظیم و تدوین بودجه دور هم جمع می‌شوند تا موارد مختلفی را بررسی و کارشناسی نمایند، باید به دنبال راهکارهایی باشند که موجب تشویق و انگیزش کارمندها و تقویت نظم در ساختار موسسه و البته باعث بهبود و تسریع رابطه بین بخش‌های مختلف این مساله شوند.
چگونه بودجه‌بندی را درست انجام دهیم؟
هر بودجه سازمانی باید واجد چند ویژگی مهم باشد تا به اثربخشی و سوددهی منجر شود. از جمله این ویژگی‌ها می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- داشتن توانایی پیش‌بینی کردن سال پیش‌رو
- روشن کردن تمام کانال‌های ارتباطی بین بخش‌ها و افراد مختلف سازمان
- حاوی اطلاعات دقیق و مشخص شده مالی
- تعیین درست و دقیق زمان و تاریخ برای هر یک از عملیات‌ها و فعالیت‌ها
- توجه به تمام سطوح سازمانی: تیم مدیریت، کارمندان ارشد، کارشناسان و کارمندان ساده و کارگران
- توسط چند کارشناس مربوطه بازبینی و اصلاح شود تا به نسخه نهایی برسد.
این 6 ویژگی اگر چه بسیار مهم و الزامی هستند، اما باید مجددا اشاره کنیم که هر سند بودجه برای 2 هدف اصلی تدوین می‌گردد:
- تعیین درآمد حاصل از تولید یا فروش سال آینده به صورت دقیق برای هر بخش از سازمان به شکل تفکیک شده
- تعیین تمام کانال‌های هزینه برای هر بخش به صورت تفکیک شده و البته دقیق و شفاف
انواع بودجه‌های سازمانی
اگر چه ما بیشتر از بودجه‌های سالانه نام برده‌ایم ولی لازم است اشاره کنیم که زیرمجموعه‌های مختلفی هم دارد. در ادامه شما را با انواع بودجه آشنا می‌سازیم.
- بودجه اصلی
- بودجه عملیاتی
- بودجه مالی
- بودجه نقدینگی
- بودجه برنامه
بودجه اصلی
این بودجه در واقع همان بودجه اصلی است که سالانه تدوین می‌شود. البته بعضی سازمان‌ها نیز مایل هستند برای کمتر از یک سال آن را تهیه کنند. مثلا بعضی بودجه‌های چهار ماهه و برخی هم بودجه‌های شش ماهه تدوین می‌کنند.
بودجه اصلی شامل تمام زیر مجموعه‌هایی می‌شود که در موارد 2 تا 5 نام بردیم و اگر چه زیرمجموعه‌های بیشتری هم می‌تواند داشته باشد اما در این مقاله موارد اصلی را بررسی خواهیم کرد.
بودجه عملیاتی
برای بررسی تمام عملیات‌هایی که در آینده باید انجام شود، نیاز است تا هزینه لازم برای هر کدام را تخمین بزنیم. برآورد هزینه برای عملیات‌های موسسه، بخش مهمی از بودجه اصلی را تشکیل می‌دهد. به دلیل تاثیر بالای این زیرمجموعه زمان و تمرکز بالایی صرف تدوین این سند می‌شود.
بودجه مالی
بودجه مالی را براساس ترازنامه سال‌های گذشته و برای تشکیل ترازنامه سال آینده تهیه می‌نمایند. بودجه مالی شامل سرمایه‌های موجود، دارایی‌های مورد انتظار، بدهی‌های موجود و بدهی‌های احتمالی است.
بودجه نقدینگی
می‌دانید که دارایی هر سازمان جمع تمام دارایی‌های منقول و غیر‌منقول است و موجودی نقد هم یکی از زیرمجموعه‌ها به شمار می‌آید.
هر موسسه و بنگاه اقتصادی تلاش می‌کند همواره میزان مشخصی موجودی نقد نگاه دارد و همه سرمایه خود را در قالب سرمایه‌گذاری یا … صرف نکند. بنابراین، بودجه نقدینگی سندی است که وظیفه پیش‌بینی و تخمین میزان موجودی نقد سازمان را بر عهده دارد. این سند، کمک می‌کند تا این میزان موجودی نقد به صورت مدیریت شده هزینه شود و از زیاده‌روی در آن حساب جلوگیری خواهد کرد.
بودجه برنامه
بودجه برنامه بر فعالیت‌های تحقیق و توسعه موسسه متمرکز است. تمام برنامه‌ها، پروژه‌ها و فعالیت‌هایی که قرار است در سال آینده انجام شوند را از طریق این بودجه تامین مالی می‌کنند.
در کل هر کاری که براساس سند بلندمدت شرکت به توسعه آن یاری برساند در این سند بررسی و برآورد هزینه و سود می‌شود. از جمله این کارها:
- تغییر یا اصلاح خط تولید
- آموزش پرسنل در تمامی سطوح
- ایجاد راه‌های ارتباطی جدید در سازمان و مدرن کردن آن‌ها
- افزایش بهره‌وری نیروی انسانی، تجهیزات تولید و سرمایه
- مجهز کردن بخش‌های آی تی و فنی مهندسی
- اثر بخش کردن فعالیت‌های تبلیغاتی و بازاریابی
 |
نرم‌افزار جامع مدیریت تنخواهداریمدیریت فرایند تنخواه‌داری و تهیه گزارش‌های تنخواه‌گردان |
|---|
